Zeiterfassung im Kleinunternehmen: Warum sie sich früher lohnt, als Sie denken

Auch in Kleinunternehmen ist es entscheidend, stets den Überblick über die Arbeitszeiten sowie die Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu behalten und bestehende gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Daher bietet sich auch für Kleinbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeiter :innen eine effiziente Zeiterfassungslösung in Form von digitalen Tools an, die kostengünstig und einfach zu implementieren sind. Diese Systeme ermöglichen eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten und erleichtern die Abrechnung von Überstunden. Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen verbessert eine strukturierte Zeiterfassung für Kleinbetriebe auch die Produktivität, da Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten sowie ihre Abwesenheiten wie Urlaub, Gleitzeit oder Krankheitstage transparenter nachvollziehen können.

Gesetzliche Anforderungen an die Zeiterfassung in Deutschland

Die Pflicht zur Zeiterfassung wurde bereits im Jahr 2019 durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und das darauffolgende Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im Jahr 2022 konkretisiert. Unternehmen sind danach verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter :innen systematisch, verlässlich und zugänglich zu dokumentieren.

Auch im Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD erhält das Thema Zeiterfassung besondere Aufmerksamkeit. Die Parteien heben hervor, wie wichtig transparente und nachvollziehbare Arbeitszeiten sind. Es wird davon ausgegangen, dass Unternehmen künftig flächendeckend dazu gesetzlich verpflichtet werden, genaue Systeme zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten einzuführen.

Effiziente Methoden zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Besonders für Kleinunternehmen und KMU ist es wichtig, eine kosteneffiziente und gesetzeskonforme Lösung zu finden. Für Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden bieten sich einfache digitale Systeme an, die sich bei Bedarf auch um eine digitale Stempeluhr bzw. Zeiterfassungsterminal ergänzen lassen, und eine günstige und benutzerfreundliche Zeiterfassung ermöglichen.

Stempeluhren für Kleinbetriebe sind eine klassische, aber nach wie vor beliebte Methode. Für eine modernere Herangehensweise können Apps oder webbasierte Lösungen eingesetzt werden, die auch mobile Zeiterfassung unterstützen.

Cloud-basierte Systeme ermöglichen es Ihnen, Arbeitszeiten in Echtzeit zu erfassen und von überall darauf zuzugreifen. Diese Lösungen sind oft günstige Zeiterfassungen, die sich leicht in bestehende Abläufe integrieren lassen. Mobile Apps bieten zudem die Möglichkeit, Zeiten direkt von Smartphones oder Tablets zu erfassen, was besonders für Außendienstmitarbeiter von Vorteil ist.

Durch den Einsatz einer digitalen Zeiterfassung mit DATEV-Integration lassen sich außerdem alle lohn- und gehaltsrelevanten Daten aus der Zeitwirtschaft nahtlos in die DATEV-Lohnsoftware im Haus oder beim Steuerberater übertragen. Dazu zählen neben den Arbeitszeiten beispielsweise auch Überstunden oder Fehlzeiten.

Wichtig ist, dass das gewählte System sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch den administrativen Aufwand minimiert. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Zeiterfassung für Kleinbetriebe effizient und rechtssicher ist.

Tipps zur Implementierung einer Zeiterfassungslösung für KMU

1. Warum Zeiterfassung einführen? Rechtliche Vorgaben und der Wunsch nach fairer, transparenter Arbeitszeiterfassung sprechen für die Einführung – auch zur Entlastung von Mitarbeitenden, die bislang Anwesenheiten und Abwesenheiten manuell verwalten.
2. Das passende Tool auswählen: Bedürfnisse klären: mobil oder stationär, einfache Bedienung, Schnittstellen (z. B. DATEV), Support & Kosten beachten. Zukünftige User in die Entscheidung einbeziehen.
3. Technische Umsetzung: Software installieren oder einfach eine Cloud-Lösung nutzen, ggf. Stempeluhren einrichten. Oft reicht ein einfacher Zugriff über Browser oder App. Meist unkompliziert mit kurzer Einführung.
4. Nutzung starten: Mitarbeitende nutzen das Tool im Alltag. Je nach Lösung ist wenig Schulung nötig, Support sollte aber verfügbar sein.
5. Begleitung und Kontrolle: Übergangszeit einplanen, Fragen klären, Ansprechpartner benennen und prüfen, ob die Zeiterfassung korrekt genutzt wird.

Diese Schritte helfen Ihnen, die Zeiterfassung gesetzeskonform und effizient zu gestalten. Ausführliche Tipps zum Arbeitszeiterfassung einführen finden Sie außerdem in unserem Blog-Artikel Zeiterfassung einführen in 5 Schritten.

Fazit: Nutzen einer Zeiterfassung für Kleinbetriebe

Eine effiziente und gesetzeskonforme Zeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile für Kleinunternehmen. Sie gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern optimiert auch betriebliche Abläufe. Durch den Einsatz moderner Zeiterfassungslösungen, wie Stempeluhren für Kleinbetriebe oder günstige Zeiterfassungssysteme in der Cloud, können Sie Arbeitszeiten präzise erfassen und verwalten. Dies führt zu einer besseren Übersicht und Planung, was gerade für Kleinbetriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden entscheidend sein kann.

Darüber hinaus fördert eine transparente Zeiterfassung das Vertrauen der Mitarbeiter :innen, da diese ihre Arbeitszeiten nachvollziehen können. Insgesamt trägt eine gut implementierte Zeiterfassung für Kleinbetriebe zur Steigerung der Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen bei.