Neue Tools zur Zeiterfassung einzuführen kann den Workflow in Unternehmen aus dem Gleichgewicht bringen. In diesem Artikel zeigen wir, wie du ein Zeiterfassungstool Schritt für Schritt einführst und was du dabei beachten musst.
- Warum Zeiterfassung?
- Tool auswählen
- Implementierung
- Aktive Nutzung
- Funktionalität überwachen
Schritt 1 ist natürlich immer die Frage – Warum genau wollen wir Zeiterfassung einführen?
Die Frage, ob dein Unternehmen Zeiterfassung einführen muss, kann man an dieser Stelle vorwegnehmen. Die Antwort ist wahrscheinlich ja. Nach einigen rechtskräftigen Gerichtsurteilen und weil gerade ein Gesetzesentwurf zum Thema Zeiterfassung vorliegt. Deshalb solltest du dich auf jeden Fall darum kümmern, frühzeitig alle Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden zu erfassen.
Viele Unternehmen führen auch Zeiterfassung ein, weil sie stärker darauf achten wollen, dass die Mitarbeiter:innen ausgeglichen mit ihrer Arbeitszeit umgehen. Außerdem steigen viele von manuellen Tools auf elektronische Systeme um.
Im 2. Schritt musst du dich für ein Zeiterfassungstool entscheiden.
Was sind deine wichtigsten Anforderungen an ein Zeiterfassungstool?
Bei der Auswahl eines geeigneten Tools, um Zeiterfassung einzuführen, solltest du mit deinen Mitarbeitenden sprechen und dich mit Kolleg:innen austauschen. Die Menschen, die das Tool in Zukunft jeden Tag nutzen, sollten es auch gut finden. Und sie sind es auch am Ende, die die Wünsche und Anforderungen haben, die das Tool bieten muss.
Hier mal ein paar Faktoren, die für viele Unternehmen wichtig sind.
Stationär, am Computer oder als App – Funktioniert eine Stechuhr oder braucht ihr ein Tool, dass auch auf Laptops genutzt werden kann? Nur so ist nämlich die Zeiterfassung im Homeoffice möglich. Baufirmen brauchen oft außerdem eine Lösung, die auf dem Handy funktioniert. Es gibt auch Zeiterfassungstools, die sowohl stationär als auch mobil funktionieren und so für Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichem Arbeitsalltag geeignet sind.
Der Umfang – Müssen einzelne Projekte gebucht werden (zum Beispiel in Agenturen) oder reicht es, wenn nur Beginn und Ende der Arbeitszeit aufgezeichnet werden?
Komplexität – Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist eine reibungslose Nutzung von Software. Und deshalb sollten Sie unbedingt eine Lösung aussuchen, die selbsterklärend ist und bei der deine Mitarbeitenden keine 2 Stunden Einführungskurse benötigen.
Schnittstellen – Die Zeiterfassung sollte nahtlos mit der Software zusammenarbeiten, die dein Unternehmen bereits nutzt. Zum Beispiel Schnittstellen zu DATEV, Lohn- und Gehaltssoftware und ERP-Systemen. Ohne diese Schnittstellen wird es schnell kompliziert und die Personaler haben jede Menge Zusatzarbeit.
Beratung und Support – Die Zeiterfassung wird nicht mehr weggehen. Deshalb solltest du ein Zeiterfassungstool aussuchen, mit dem du dich langfristig wohlfühlst und das zuverlässige Beratungen und Support bietet.
Kosten – Kosten sind selbstverständlich in jedem Unternehmen Thema. Geringere Kosten bedeuten oft auch einen geringeren Leistungsumfang und weniger Support bei Problemen.
Übrigens – viele Unternehmen entscheiden sich aktuell für Excel. Das nutzen die meisten Unternehmen sowieso auch für andere Arbeiten. Aber es hat auch entscheidende Nachteile. Ob Excel mit dem neuen Gesetz überhaupt noch zur Zeiterfassung genutzt werden darf, diskutieren wir in unserem YouTube Video.
In Schritt 3 geht es dann um die technische Umsetzung.
Jetzt wird die Zeiterfassung wirklich eingeführt. In der Regel ist das ziemlich einfach und die meisten Softwares zur Zeiterfassung sind schnell installiert.
Manchmal ist es natürlich nötig, Stempeluhren strategisch im Gebäude zu verteilen. Wenn die Software aber auf den Computern der Mitarbeiter:innen läuft, ist die technische Umsetzung der Zeiterfassung viel einfacher. Manche Tools laufen sogar komplett über den Browser. Da genügt es zum Beispiel, ein Lesezeichen zu setzen und die Mitarbeitenden müssen kein Programm installieren.
Bei den Zeiterfassungstools von ZMI bekommen die Kunden zum Beispiel ein 30-minütiges Onboarding. Das reicht völlig aus, um mit dem Tool umgehen zu können.
In Schritt 4 geht es dann los mit der aktiven Nutzung.
Jetzt müssen sich die Mitarbeitenden mit der Lösung vertraut machen. Bei manchen Tools braucht es jetzt noch eine Einführung, bei ZMI ist das in der Regel nicht nötig, aber unser Support ist natürlich bei Fragen immer erreichbar.
Schritt 5: Überwachung
Je nach Komplexität des Tools brauchen manche Mitarbeitenden ein bisschen länger, um das neue Tool in den Arbeitsalltag zu integrieren. Deshalb solltest du darauf achten, dass am Anfang alle noch Fragen stellen können und dass es im Unternehmen jemanden gibt, der hilft, wenn es Schwierigkeiten gibt. Gib deinen Mitarbeiter:innen eine Übergangszeit und habe am Anfang ein Auge darauf, ob auch alles korrekt funktioniert.
Weitere Tipps zum Arbeitszeiterfassung Einführen
Zeiterfassung einführen: Schritt für Schritt
In manchen Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Zeiterfassung Schritt für Schritt einzuführen. Vielleicht gibt es eine Abteilung, in der das Tool als erstes ausgerollt werden kann. So bekommst du von Mitarbeiter:innen direkt Feedback und kannst wichtige Fragen direkt am Anfang klären. Anschließend wird die Zeiterfassung immer weiter ausgerollt.
Zeiterfassung richtig kommunizieren
Es kann sein, dass Mitarbeitende keine Lust auf genaue Zeiterfassung haben. Das ganze Thema kann nämlich am Anfang nervig und kompliziert wirken. Sei deshalb von Beginn an transparent. Du hast natürlich das Argument, dass der Gesetzgeber Zeiterfassung nun mal vorschreibt. Aber abgesehen davon profitieren auch deine Arbeitnehmenden. Rede darüber und kommuniziere auch, dass die Zeiterfassung keine Kontrollinstanz sein soll. Vielmehr geht es darum, Überstunden genauer aufzuzeichnen und zu zeigen, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird.
Leistungsumfang vor Kosten
Das ist ein Fehler, den ich oft beobachte… Schaue bei der Auswahl eines Zeiterfassungstools nicht als allererstes auf die Kosten einer Lösung. Mache dir zuerst die Anforderungen klar und entscheide dich dann für eine Lösung, die alles bietet, was ihr braucht und bei der du auch mal anrufen kannst, wenn Fragen aufkommen. Damit sparst du am Ende nicht nur Kosten, sondern auch die Nerven der Mitarbeitenden. Nichts ist nerviger als ein Tool, das nur halb fertig wirkt oder bei dem nie jemand erreichbar ist.
