Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge, Personaldokumente – das wird in vielen Unternehmen entweder analog oder maximal mit Hilfe von Excel bewerkstelligt. “Haben wir schon immer so gemacht”, lautet häufig die Devise.
Doch gerade in Krisenzeiten kann es lohnenswert sein, sich mit der HR-Digitalisierung zu befassen. Denn nicht selten lassen sich beispielsweise durch die digitale Arbeitszeiterfassung mehrere 10.000 € einsparen – pro Monat wohlgemerkt.
Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wie das im Detail geht und erfahren Sie anschließend, welches Einsparpotenzial es für Ihr Unternehmen gibt.
Arbeitszeiten digital erfassen? Viele Unternehmen schrecken vor der Einführung entsprechender Software zurück
Noch immer werden Personaldokumente in Aktenschränken verstaut, Urlaubsanträge auf Papier ausgefüllt und verarbeitet, Arbeitszeiten auf Papier oder in Excel dokumentiert.
Eine ungeheuer zähe und vor allem zeitintensive Angelegenheit, die mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Die Arbeitskraft wird unnötig für wiederkehrende und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten verschenkt. Und das, obwohl diese Prozesse durch flexible Softwarelösungen längst automatisierbar sind.
Viele Unternehmen scheuen den vermeintlichen Aufwand, der mit der Einführung einer digitalen Lösung zusammenhängen könnte. Schließlich geht die manuelle Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden doch schnell von der Hand, oder?
Manuelle Zeiterfassung ist kleinteilig und aufwändig – dadurch entstehen in einem mittelständischen Unternehmen Kosten von mehr als 3.500 € pro Tag
Bei genauerer Betrachtung zeigt sich, dass die vermeintlich kostengünstige Lösung häufig zum Kostentreiber werden kann. Vor allem die folgenden Aspekte werden immer wieder vernachlässigt:
- Aufwand der manuellen Erfassung
- Rundung durch die Mitarbeiter :innen
- Nachkalkulation durch das Back-Office
In der Summe kommen so etliche Arbeitsminuten zusammen. Wertvolle Arbeitszeit, die sinnvoller aufgewendet werden könnte.
In einem Unternehmen mit 500 Mitarbeiter :innen und einem kalkulatorischen Stundensatz von 40,00 € ergibt sich dadurch ein Kostenblock von mehr als 3.500,00 € – pro Tag!
Diese versteckten Kosten werden durch die digitale Zeiterfassung vermieden, sodass sich die Einführung einer entsprechenden Software zügig amortisiert und zu langfristigen Einsparungen führt.
Durch die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems ist es möglich, Arbeits- und Pausenzeiten innerhalb von Sekunden mit einem Klick über unterschiedliche Kanäle bequem und minutengenau zu erfassen. Hier entfällt nicht nur die Rundung bei der Erfassung, sondern auch die Nachkalkulation, da die Software diese Aufgabe übernimmt. Schlanke und automatisierte Prozesse entlasten die Personalverantwortlichen, sodass diese sich wichtigeren Aufgaben widmen können.
Zettelwirtschaft & manuelle Stempeluhr adé – die richtige Softwarelösung verschlankt HR-Prozesse und bindet einzelne Mitarbeiter :innen direkt ein
Eine leistungsfähige Lösung bietet dabei weit mehr als die klassische digitale Stempeluhr: Arbeitszeitmodelle, Pausenzeiten, Abwesenheiten, Kernarbeitszeiten, Gleitzeitmodelle sollten sich individuell umsetzen lassen. Auch Zuschläge berechnet eine moderne Softwarelösung ohne aufwendige manuelle Nachkalkulation vollkommen automatisch.
Durch flexibel definierbare Workflow-Funktionen werden HR-Prozesse automatisiert und Mitarbeiter :innen eingebunden. Digitale Anträge für Urlaub, Gleitzeit, Dienstreise, Fortbildung oder Buchungskorrekturen werden von den Mitarbeiter :innen digital in einer intuitiven Oberfläche gestellt und durchlaufen anschließend einen individualisierbaren Freigabeprozess.