Warum die manuelle Zeiterfassung in Excel Kosten verursacht

Durch die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems können Arbeits- und Pausenzeiten innerhalb von Sekunden mit einem Klick über unterschiedliche Kanäle bequem und minutengenau erfassten werden. Hier entfällt nicht nur der die Rundung bei der Erfassung, sondern auch die Nachkalkulation, da die Software diese Aufgabe übernimmt. Schlankere und automatisierte Prozesse entlasten die Personalverantwortlichen. Feste oder individuelle tages- und wochenspezifische Zeitpläne, die in der Software hinterlegt werden, erlauben Verantwortlichen mehr zu planen und zu steuern, und weniger Routineaufgaben erledigen zu müssen.

Eine leistungsfähige Lösung bietet dabei weit mehr als die klassische digitale Stempeluhr: Arbeitszeitmodelle, Pausenzeiten, Abwesenheiten, Kernarbeitszeiten, Gleitzeitmodelle sollten sich individuell umsetzen lassen. Auch Zuschläge können von einer modernen Softwarelösung ohne aufwendige manuelle Nachkalkulation automatisch berechnet werden.

Mitarbeiter:innen sollten die wichtigsten Informationen in einem Employee Self Service (ESS) eigenständig und auf einen Blick erfassen können. So kommen Nachfragen zu Urlaubsansprüchen und Gleitzeitstand erst gar nicht auf, da alle Informationen für die Beschäftigten jederzeit transparent einsehbar sind.

Urlaubsanträge auf Papier? Haben wir schon immer so gemacht!

Die Digitalisierung ändert die gesamte Arbeitswelt. Arbeitsplätze und Organisationen werden zunehmend digitaler, mobiler und flexibler. Durch die Corona-Krise ist diese Thematik in den Mittelpunkt gerückt und führt vielen Unternehmen die Notwendigkeit der Digitalisierung vor Augen: Vom Büro ins Home Office innerhalb weniger Tage. Für viele Unternehmen und Personalverantwortliche eine große Herausforderung. Die Ablösung ineffizienter manueller Prozesse durch die Implementierung smarter technologischer Lösungen ist nicht nur für dezentrale Arbeitsstrukturen der Schlüssel zum Erfolg.

Besonders drastisch hat sich dies im Bereich Antragswesen gezeigt: Viele Unternehmen waren in der Corona-Pandemie nicht mehr in der Lage, papierbasierte Prozesse, wie beispielsweise einen Gleitzeitantrag, unter Remote-Work-Bedingungen abzubilden. Wer bereits ein modernes HR-Tool für deine HR-Prozesse implementiert hatte, konnte dieses ortsunabhängig und ohne aufwendige Änderungen weiter nutzen.

Durch flexibel definierbare Workflow-Funktionen können HR-Prozesse automatisiert und Mitarbeiter:innen eingebunden werden. Digitale Anträge für Urlaub, Gleitzeit, Dienstreise, Fortbildung oder Buchungskorrekturen können von den Mitarbeiter:innen digital in einer intuitiven Oberfläche gestellt werden und anschließend einen ein- oder mehrstufigen Freigabeprozess durchlaufen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Statt den Urlaubsantrag händisch zu stellen, wählen die Mitarbeitenden ihren Urlaub über eine Weboberfläche oder in der App aus und sieht gleichzeitig seinen Resturlaub, der Antrag landet mit einem Klick bei seine:r Vorgesetzten, welche den Urlaub dann freigeben kann und dieser automatisch eingetragen wird. Anschließend bekommen die Mitarbeiter:innen eine Rückmeldung per E-Mail sowie im Mitarbeiterportal oder seiner App. Zusätzlich können Urlaubsvertreter bestimmt und mit in den Workflow-Prozess eingebunden werden.