Zeiterfassung einführen in 5 Schritten

 In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie ein Zeiterfassungstool Schritt für Schritt einführen und was Sie dabei beachten müssen.

Schritt 1: Warum genau wollen wir Zeiterfassung einführen?

Die Frage, ob Ihr Unternehmen Zeiterfassung einführen muss, kann man an dieser Stelle vorwegnehmen. Die Antwort ist wahrscheinlich ja. Nach einigen rechtskräftigen Gerichtsurteilen und weil gerade ein Gesetzesentwurf zum Thema Zeiterfassung vorliegt. Deshalb sollten Sie sich auf jeden Fall darum kümmern, frühzeitig alle Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden zu erfassen.

Viele Unternehmen führen auch Zeiterfassung ein, weil sie stärken darauf achten wollen, dass die Mitarbeiter:innen ausgeglichen mit ihrer Arbeitszeit umgehen. Außerdem steigen viele von manuellen Tools auf elektronische Systeme um.

Schritt 2: Entscheidung für ein Zeiterfassungstool

Was sind deine wichtigsten Anforderungen an ein Zeiterfassungstool?

Bei der Auswahl eines geeigneten Tools, um Zeiterfassung einzuführen, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitenden sprechen und sich mit Kolleg:innen austauschen. Die Menschen, die das Tool in Zukunft jeden Tag nutzen, sollten es auch gut finden. Und sie sind es auch am Ende, die die Wünsche und Anforderungen haben, die das Tool bieten muss.

Hier mal ein paar Faktoren, die für viele Unternehmen wichtig sind.

• Stationär, am Computer oder als App – Funktioniert eine Stechuhr oder braucht ihr ein Tool, dass auch auf Laptops genutzt werden kann? Nur so ist nämlich die Zeiterfassung im Homeoffice möglich. Baufirmen brauchen oft außerdem eine Lösung, die auf dem Handy funktioniert. Es gibt auch Zeiterfassungstools, die sowohl statinär als auch mobil funktionieren und so für Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichem Arbeitsalltag geeignet sind.
• Der Umfang – Müssen einzelne Projekte gebucht werden (zum Beispiel in Agenturen) oder reicht es, wenn nur Beginn und Ende der Arbeitszeit aufgezeichnet werden?
• Komplexität – Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist eine reibungslose Nutzung von Software. Und deshalb sollten Sie unbedingt eine Lösung aussuchen, die selbsterklärend ist und bei der Ihre Mitarbeitenden keine 2 Stunden Einführungskurse benötigen.
• Schnittstellen – Die Zeiterfassung sollte nahtlos mit der Software zusammenarbeiten, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Zum Beispiel Schnittstellen zu DATEV, Lohn- und Gehaltssoftware und ERP-Systemen. Ohne diese Schnittstellen wird es schnell kompliziert und die Personaler :innen haben jede Menge Zusatzarbeit.
• Beratung und Support – Die Zeiterfassung wird nicht mehr weggehen. Deshalb sollten Sie ein Zeiterfassungstool aussuchen, mit dem Sie sich langfristig wohlfühlen und das zuverlässige Beratungen und Support bietet.
• Kosten – Kosten sind selbstverständlich in jedem Unternehmen Thema. Geringere Kosten bedeuten oft auch einen geringeren Leistungsumfang und weniger Support bei Problemen.

Schritt 3: Technische Umsetzung

Jetzt wird die Zeiterfassung wirklich eingeführt. In der Regel ist das ziemlich einfach und die meisten Softwares zur Zeiterfassung sind schnell installiert.

Manchmal ist es natürlich notwendig, Stempeluhren strategisch im Gebäude zu verteilen. Wenn die Software aber auf den Computern der Mitarbeiter :innen läuft, ist die technische Umsetzung der Zeiterfassung viel einfacher. Manche Tools laufen sogar komplett über den Browser. Da genügt es zum Beispiel, ein Lesezeichen zu setzen und die Mitarbeitenden müssen kein Programm installieren.

Bei den Zeiterfassungstools von ZMI – People bekommen die Kund :innen zum Beispiel ein 30-minütiges Onboarding. Das reicht völlig aus, um mit dem Tool umgehen zu können.

Schritt 4: Aktive Nutzung

Jetzt müssen sich die Mitarbeitenden mit der Lösung vertraut machen. Bei manchen Tools braucht es jetzt noch eine Einführung. Je nach Umfang bietet ZMI Ihnen beim gesamten Onboarding-Prozess Support. Dieser ist bei unserer Starter-Lösung aber nur selten notwendig. 

Schritt 5: Überwachung

Je nach Komplexität des Tools brauchen manche Mitarbeitenden ein bisschen länger, um das neue Tool in den Arbeitsalltag zu integrieren. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass am Anfang alle noch Fragen stellen können und dass es im Unternehmen jemanden gibt, der hilft, wenn es Schwierigkeiten gibt. Die Mitarbeitenden benötigen eine gewisse Übergangszeit. Anfangs sollte auch noch genauer darauf geachtet werden, ob alles korrekt funktioniert.

Weitere Tipps zum Arbeitszeiterfassung Einführen

Schritt für Schritt

In manchen Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Zeiterfassung Schritt für Schritt einzuführen. Vielleicht gibt es eine Abteilung, in der das Tool als erstes ausgerollt werden kann. So bekommen Sie von Mitarbeiter:innen direkt Feedback und können wichtige Fragen direkt am Anfang klären. Anschließend wird die Zeiterfassung immer weiter ausgerollt.

Zeiterfassung richtig kommunizieren

Es kann sein, dass Mitarbeitende keine Lust auf genaue Zeiterfassung haben. Das ganze Thema kann am Anfang nervig und kompliziert wirken. Transparenz ist deshalb von Beginn an wichtig. Sie haben das Argument, dass der Gesetzgeber Zeiterfassung nun mal vorschreibt. Aber abgesehen davon profitieren auch Ihre Arbeitnehmenden. Kommunizieren Sie,  dass die Zeiterfassung keine Kontrollinstanz sein soll. Vielmehr geht es darum, Überstunden genauer aufzuzeichnen und zu zeigen, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird.

Leistungsumfang vor Kosten

Das ist ein Fehler, den wir oft beobachten. Schauen Sie bei der Auswahl eines Zeiterfassungstools nicht als allererstes auf die Kosten einer Lösung. Machen Sie sich zuerst die Anforderungen klar und entscheiden Se sich dann für eine Lösung, die alles bietet, was Ihr Unternehmen braucht und bei der Sie auch mal anrufen können, wenn Fragen aufkommen. Damit sparen Sie am Ende nicht nur Kosten, sondern auch die Nerven der Mitarbeitenden. Nichts ist nerviger als ein Tool, das nur halb fertig wirkt oder bei dem nie jemand erreichbar ist.