Verfall von Resturlaub
Darum geht’s:
- Wann Resturlaub tatsächlich verfällt
- Welche Hinweispflichten Arbeitgeber erfüllen müssen
- Warum ältere Urlaubsansprüche fortbestehen können
- Was bei Übertragung, Verjährung und Auszahlung gilt
- Wie digitale Prozesse die Urlaubsplanung unterstützen können
Resturlaub verfällt grundsätzlich zum Jahresende. Eine Übertragung auf das Folgejahr ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich; dann muss der übertragene Urlaub in der Regel bis zum 31. März genommen werden. Er verfällt jedoch nicht automatisch: Arbeitgeber müssen Mitarbeitende zuvor konkret, transparent und rechtzeitig über ihren Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall informieren. Ohne einen solchen Hinweis kann der Anspruch fortbestehen.
🚨 Warum Resturlaub für Arbeitgeber wichtig ist
Nicht genommener Urlaub ist längst nicht mehr nur eine Frage der Urlaubsplanung. Für Unternehmen entsteht daraus auch ein rechtliches und organisatorisches Thema.
Nach dem Bundesurlaubsgesetz soll Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmenden liegende Gründe dies rechtfertigen. Wird Urlaub wirksam übertragen, muss er grundsätzlich innerhalb der ersten drei Monate des Folgejahres genommen werden.
👉 Entscheidend ist jedoch: Arbeitgeber können sich auf den Verfall nicht ohne Weiteres berufen. Nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht müssen sie aktiv daran mitwirken, dass Beschäftigte ihren Urlaub tatsächlich wahrnehmen können.
🤔 Wann verfällt Resturlaub?
Für die Praxis sollten Unternehmen zwischen drei Konstellationen unterscheiden.
Urlaub aus dem laufenden Kalenderjahr
Der gesetzliche Jahresurlaub ist grundsätzlich bis zum 31. Dezember zu nehmen. Ein Verfall setzt jedoch regelmäßig voraus, dass der Arbeitgeber seine Hinweis- und Aufforderungsobliegenheiten erfüllt hat.
Wirksam übertragener Resturlaub
Liegen dringende betriebliche oder persönliche Gründe vor, kann Urlaub in das Folgejahr übertragen werden. Dann gilt grundsätzlich der 31. März als Ende des gesetzlichen Übertragungszeitraums. Das BAG stellt zugleich klar, dass der Arbeitgeber auch für diesen Zeitraum darauf hinweisen muss, dass übertragener Urlaub verfällt, wenn er nicht rechtzeitig genommen wird.
Urlaub ohne wirksamen Arbeitgeberhinweis
Hat der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt, kann Urlaub aus vergangenen Jahren bestehen bleiben. Die Beschäftigten verlieren ihren Anspruch dann nicht allein deshalb, weil das Kalenderjahr oder der normale Übertragungszeitraum abgelaufen ist.
📜 Welche Entscheidung hat der EuGH zum Urlaubsverfall getroffen?
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat seine Rechtsprechung zum Verfall von Urlaub in den vergangenen Jahren deutlich präzisiert.
Für Arbeitgeber besonders wichtig ist das Urteil in der Rechtssache C-120/21. Danach darf ein Urlaubsanspruch nicht allein aufgrund einer nationalen Verjährungsregelung verloren gehen, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor nicht tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub wahrzunehmen.
👉 Diese Linie knüpft an die frühere EuGH-Rechtsprechung an: Beschäftigte dürfen ihren bezahlten Jahresurlaub grundsätzlich nicht automatisch verlieren, nur weil sie keinen Urlaubsantrag gestellt haben. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber zuvor transparent informiert und zur Inanspruchnahme aufgefordert hat. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Grundsätze in seine Rechtsprechung übernommen.
🤝 Was hat das Bundesarbeitsgericht zur Verjährung entschieden?
Mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass gesetzliche Urlaubsansprüche grundsätzlich der regelmäßigen dreijährigen Verjährungsfrist unterliegen.
Diese Frist beginnt aber nicht automatisch mit dem Ende des Jahres, in dem der Urlaub entstanden ist.
Voraussetzung für den Beginn der Verjährung ist grundsätzlich, dass der Arbeitgeber:
✅ über den konkreten Urlaubsanspruch informiert
✅ zur rechtzeitigen Inanspruchnahme auffordert
✅ und deutlich auf den drohenden Verfall hinweist.
Erst wenn diese Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt sind, kann die regelmäßige Verjährungsfrist in Gang gesetzt werden.
👉 Wichtig für die Praxis: Es ist deshalb nicht korrekt, pauschal davon auszugehen, dass ältere Urlaubsansprüche nach drei Jahren automatisch erledigt sind. Ohne ordnungsgemäße Information können Ansprüche aus mehreren Jahren fortbestehen.
🔔 Wie muss der Arbeitgeber auf den Urlaubsverfall hinweisen?
Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder ein dauerhaftes Merkblatt reicht regelmäßig nicht aus. Nach der Rechtsprechung des BAG muss die Information konkret und transparent erfolgen. Ein Arbeitgeber kann seine Verpflichtung beispielsweise erfüllen, indem er Beschäftigten zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitteilt:
🔵 wie viele Urlaubstage ihnen konkret zustehen,
🔵 dass sie den Urlaub so rechtzeitig beantragen sollen, dass er noch genommen werden kann,
🔵 und dass der Urlaub andernfalls mit Ablauf des Kalenderjahres beziehungsweise des zulässigen Übertragungszeitraums verfallen kann.
👉 Das BAG verlangt dagegen keine permanente Aktualisierung bei jeder einzelnen Veränderung des Urlaubskontos. Entscheidend bleibt der Einzelfall.
📄 Hinweis nachweisbar dokumentieren
Für Arbeitgeber ist nicht nur wichtig, dass ein Hinweis erfolgt, sondern auch, dass sich dies später nachweisen lässt.
Sinnvoll ist deshalb eine schriftliche oder besser eine elektronische Information, die der konkreten Person zugeordnet werden kann. Unternehmen sollten nachvollziehen können:
✅ wann die Information versendet oder bereitgestellt wurde,
✅ welchen Urlaubsanspruch sie ausgewiesen hat,
✅ welchen Verfalltermin sie genannt hat,
✅ und welche Aufforderung zur Urlaubsnahme enthalten war.
Eine Digitale Zeiterfassung und mit integriertem Employee-Self-Service (ESS) kann diesen Prozess unterstützen (mehr erfahren). Die Information kann beispielsweise digital direkt aus der Digitalen Zeiterfassung mit integriertem Urlaubsplaner per E-Mail oder über ein Mitarbeiterportal oder eine App (hier mehr) erfolgen. So haben Arbeitgeber und Mitarbeitende immer die Möglichkeit, die aktuellen Urlaubsansprüche abzurufen, bereits verbrauchten und verplanten Urlaub einzusehen und somit immer einen tagesaktuellen Überblick zu behalten.
🔍 Aktuelle Entwicklungen 2026
Die Grundsätze zur Hinweis- und Mitwirkungspflicht wurden bis dato nicht durch eine neuere Entscheidung aufgehoben. Neuere BAG-Urteile betreffen jedoch angrenzende Fragen des Urlaubsrechts.
So hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2025 erneut die besondere Stellung des gesetzlichen Mindesturlaubs betont. In 9 AZR 104/24 entschied das Gericht, dass Beschäftigte während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses selbst durch einen gerichtlichen Vergleich nicht wirksam auf den gesetzlichen Mindesturlaub verzichten können.
Auch bei Langzeiterkrankungen bleibt die Rechtsprechung differenziert. Das BAG bestätigte 2025 erneut die besondere 15-Monatsfrist für gesetzlichen Mindesturlaub bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit. Ob Arbeitgeberhinweise erforderlich sind, hängt dabei unter anderem davon ab, ob der Beschäftigte vor Eintritt beziehungsweise während des Urlaubsjahres überhaupt in der Lage war, Urlaub zu nehmen.
👉 Für die tägliche HR-Praxis ändert sich damit nichts am zentralen Grundsatz: Arbeitgeber sollten vorhandene Urlaubsansprüche rechtzeitig, konkret und nachweisbar kommunizieren.
💰 Kann Resturlaub ausgezahlt werden?
Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses soll der gesetzliche Urlaub grundsätzlich tatsächlich als Freizeit genommen werden. Eine Auszahlung anstelle der Urlaubsgewährung ist deshalb grundsätzlich nicht vorgesehen.
Eine Urlaubsabgeltung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn das Arbeitsverhältnis endet und noch bestehender Urlaub deshalb nicht mehr genommen werden kann. § 7 Abs. 4 BUrlG sieht hierfür ausdrücklich einen Abgeltungsanspruch vor.
👉 Arbeitgeber sollten daher nicht versuchen, offene gesetzliche Urlaubstage während des laufenden Arbeitsverhältnisses einfach finanziell „abzukaufen“.
🌐 Digitale Urlaubsplanung kann Arbeitgeber unterstützen
Je größer ein Unternehmen wird, desto schwieriger ist es, Urlaubsansprüche, Übertragungen und Hinweispflichten über einzelne Excel-Dateien oder manuelle Listen zu steuern.
Digitale Antrags- und Freigabeprozesse schaffen eine zentrale Datenbasis. Mitarbeitende können ihren aktuellen Resturlaub einsehen, Urlaubsanträge digital stellen und den Status ihrer Anträge verfolgen. HR und Führungskräfte behalten gleichzeitig den Überblick über offene Ansprüche.
Intelligente Systeme verfügen zusätzlich über die Möglichkeit, die Mitarbeitenden aktiv per Nachricht oder/und E-Mail über den drohenden Verfall von Urlaubsansprüchen zu informieren und so die Anforderungen der Rechtsprechung des BAG an die Information der Mitarbeitenden zu erfüllen.
👉 Digitale Urlaubsplanung mit ZMI – Time oder ZMI – People
🤓 Fazit: Urlaubsverfall braucht einen aktiven Arbeitgeberprozess
Urlaubsansprüche verfallen heute nicht mehr allein deshalb, weil ein bestimmter Stichtag erreicht wurde.
Arbeitgeber müssen Beschäftigte konkret und rechtzeitig darüber informieren, welcher Urlaub noch besteht, zur Urlaubsnahme auffordern und transparent auf den möglichen Verfall hinweisen. Wer diesen Prozess nicht nachweisen kann, muss damit rechnen, dass Urlaubsansprüche aus vergangenen Jahren fortbestehen.
👉 Digitale Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Employee-Self-Service (ESS) können helfen, offene Ansprüche frühzeitig sichtbar zu machen und Erinnerungs- sowie Informationsprozesse nachvollziehbar zu organisieren.
💡 FAQ zum Verfall von Resturlaub
Bis wann muss Resturlaub genommen werden?
Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Wird er aufgrund dringender betrieblicher oder persönlicher Gründe wirksam übertragen, muss er grundsätzlich innerhalb der ersten drei Monate des Folgejahres genommen werden. Ein Verfall setzt regelmäßig voraus, dass der Arbeitgeber zuvor ordnungsgemäß auf den drohenden Verlust hingewiesen hat.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber nicht auf den Verfall hinweist?
Dann verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch grundsätzlich nicht allein durch Zeitablauf. Auch die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist beginnt grundsätzlich erst, nachdem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat.
Kann Resturlaub ausgezahlt werden?
Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht anstelle der tatsächlichen Urlaubsgewährung. Endet das Arbeitsverhältnis und kann bestehender Urlaub deshalb nicht mehr genommen werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten.
Gilt die Übertragungsfrist automatisch oder muss sie beantragt werden?
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Übertragung vor, wird Urlaub nach der BAG-Rechtsprechung grundsätzlich automatisch auf den Übertragungszeitraum übertragen. Ein gesonderter Antrag ist nicht zwingend Voraussetzung.
Wie oft muss der Hinweis auf Resturlaub erfolgen?
Das BAG schreibt keine starre Zahl von Erinnerungen pro Jahr vor. Als Beispiel für eine ordnungsgemäße Mitwirkung nennt es eine konkrete Information zu Beginn des Kalenderjahres. Eine ständige Aktualisierung bei jeder Veränderung des Urlaubsanspruchs ist grundsätzlich nicht erforderlich. Entscheidend ist jedoch, dass die Information konkret, klar und rechtzeitig erfolgt.
Was gilt bei Langzeiterkrankung für den Resturlaub?
Bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit gilt für gesetzlichen Mindesturlaub grundsätzlich eine 15-monatige Übertragungsfrist. Bei Urlaub aus dem Jahr, in dem die Erkrankung begann, kann zusätzlich entscheidend sein, ob der Arbeitgeber seine Hinweis- und Aufforderungspflichten rechtzeitig erfüllen konnte.
Jonathan Martin
Jonathan Martin ist geschäftsführender Gesellschafter der ZMI GmbH. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit den Themen Zeiterfassung, HR-Software, Zutrittskontrolle und der Digitalisierung von Personalprozessen. In seinen Fachbeiträgen vermittelt er praxisnahe Einblicke zu aktuellen Entwicklungen, gesetzlichen Anforderungen und digitalen Lösungen für Unternehmen.
