Die Anforderungen an moderne Kommunalverwaltungen wachsen stetig – sowohl organisatorisch als auch technologisch. Auch die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte stand vor der Herausforderung, ein nicht mehr zeitgemäßes Altsystem abzulösen und gleichzeitig neue Mitarbeitergruppen in eine zukunftsfähige digitale Personalzeiterfassung zu integrieren.
Gemeinsam mit der Firma Datafox wurde ein ganzheitliches Konzept entwickelt, das sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen zuverlässig erfüllt – wirtschaftlich, flexibel und langfristig skalierbar.
Ausgangssituation: Ein Systemwechsel mit Weitblick
Das bisherige Zeiterfassungssystem entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen einer modernen Kommunalverwaltung. Parallel zur Ablösung sollte die digitale Erfassung deutlich ausgeweitet werden.
Ziel war es, alle relevanten Mitarbeitergruppen in einer einheitlichen Lösung abzubilden – insgesamt rund 130 Beschäftigte in:
- der Verwaltung
- zwei Schwimmbädern
- drei Bauhöfen
- zehn Kindertagesstätten
- dem Reinigungspersonal
- sowie dem Schulsekretariat
Besonders komplex: Die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle.
Neben klassischen Verwaltungszeiten mussten auch Bereitschaftsdienste und Schichtpläne zuverlässig und transparent dargestellt werden.
Klare Anforderungen – strukturierte Umsetzung
Im Fokus des Projektes standen folgende Kernanforderungen:
- Einführung einer digitalen Personalzeiterfassung für sämtliche Standorte
- Abbildung von Bereitschaftsdiensten und Schichtmodellen
- Anbindung an das Abrechnungsprogramm VOCUS Lohn
- Automatisierter Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsmeldungen (eAU) bei der ITSG
Gerade die Integration in bestehende Abrechnungsprozesse sowie die digitale Einbindung der eAU waren entscheidende Faktoren für die Effizienzsteigerung in der Personalverwaltung.
Eingesetzte Hardware: DATAFOX EVO 3.5 Pure Mifare
Herzstück der stationären Erfassung sind 10 Terminals vom Typ DATAFOX EVO 3.5 Pure Mifare mit PoE.
Das EVO 3.5 Pure als Zeiterfassungsterminal bietet im Bereich der Personalzeiterfassung keinerlei Funktionseinschränkungen gegenüber größeren Modellen, ist jedoch preislich optimal auf die Budgetanforderungen von Kommunen zugeschnitten.
Die PoE-Versorgung ermöglicht eine besonders einfache und wirtschaftliche Installation über bestehende Netzwerkinfrastruktur – ein entscheidender Vorteil bei der Ausstattung mehrerer, teils räumlich getrennter Standorte.
Die Datafox Terminals gewährleisten:
- zuverlässige Buchungen in Echtzeit
- intuitive Bedienbarkeit
- robuste Technik für unterschiedlichste Einsatzorte
- zentrale Administration aller Geräte
- manipulationsfreier Betrieb
"Ihre Bereitschaft, auf unsere spezifischen Anforderungen einzugehen und uns bei der Erarbeitung von Lösungen zu unterstützen, war sehr hilfreich. "
Das Ergebnis: Transparenz, Effizienz und Zukunftssicherheit
Mit der Einführung der neuen Lösung verfügt die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte nun über eine moderne, zukunftssichere Personalzeiterfassung, die alle Mitarbeitergruppen und Standorte integriert.
Die Vorteile im Überblick:
- Einheitliche digitale Erfassung für ca. 130 Beschäftigte
- Transparente Abbildung komplexer Arbeitszeitmodelle
- Optimiete Lohnabrechnungsprozesse durch Systemabbildung
- Automatisierte eAU-Verarbeitung
- Wirtschaftliche Umsetzung durch budgetgerechte Hardware
„Obwohl der Weg dorthin von vielen unerwarteten Hürden begleitet war und einige Punkte zur abschließenden Klärung anstehen, sind wir mit dem Engagement und der lösungsorientierten Herangehensweise des Teams von ZMI zufrieden.“, spiegelt die Einheitsgemeinde das Projekt. „Wir betrachten die ZMI als einen Partner, der sich bemüht, auch in komplexen Situationen passende Wege zu finden und gemeinsam mit uns an der Optimierung zu arbeiten.“
Und: Es habe sich gezeigt, dass jede Gemeinde seine eigenen spezifischen Anforderungen hat und ein System nur dann optimal genutzt werden kann, wenn die Anpassungen individuell vorgenommen werden.
Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie Kommunen durch den gezielten Einsatz moderner Technologie ihre Verwaltungsprozesse nachhaltig optimieren können – strukturiert, wirtschaftlich und praxisnah.
Die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte setzt damit ein klares Zeichen für digitale Weiterentwicklung und effiziente Personalprozesse im öffentlichen Dienst.
ZMI für den öffentlichen Sektor
Sicher, einfach, gesetzeskonform
Anm.: Redaktion in Zusammenarbeit mit unserem Partner Datafox (datafox.de)
