Verfall von Resturlaub – das müssen Arbeitgeber :innen jetzt wissen

Warum Resturlaub wichtig ist

Welche Entscheidung hat der EuGH am 20.09.2022 zum Urlaubsverfall gefällt?

Am 22.09.2022 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil (C-120/21 LB) festgestellt, dass ein grundsätzlicher automatischer Verfall nicht genommener Urlaubsansprüche zum Jahresende, wie ihn das deutsche Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) in § 7 Abs. 2 vorsieht, europarechtswidrig ist. Ein nationales Gesetz ist nach der Entscheidung des EuGH nur dann europarechtskonform anwendbar, wenn es den ersatzlosen Verfall von Urlaubsansprüchen nur in den Fällen zulässt, in welchen Arbeitgeber :innen rechtzeitig ihre Arbeitnehmer :innen dazu aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen. Diese Entscheidung stärkt die Rechte der Arbeitnehmer :innen und macht deutlich, dass Arbeitgeber :innen aktiv darauf hinweisen müssen, wann und wie der Resturlaub genommen werden sollte, um einen Verfall zu vermeiden. Das Urteil hat erhebliche Auswirkungen auf die Praxis in Unternehmen, da es sicherstellt, dass Arbeitnehmende ihre Urlaubsansprüche tatsächlich wahrnehmen können.

Was hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 20.12.2022 entschieden?

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Urteil (9 AZR 266/20) festgelegt, dass Urlaub nur dann verjährt, wenn Arbeitgeber :innen vorher Arbeitnehmer :innen transparent und unmissverständlich auf den bestehenden Urlaubsanspruch sowie auf die Möglichkeit des Verfalls hingewiesen haben. Andernfalls kann der Urlaubsanspruch nicht einfach verfallen. Diese Entscheidung betont die Verantwortung der Arbeitgeber :innen, damit die Mitarbeitenden ihren Urlaub rechtzeitig nehmen können. Das BAG berücksichtigt damit die vorangegangen Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) in dieser Frage.

Ausnahmen und Sonderfälle beim Resturlaubverfall

Auch beim Thema Resturlaub gibt es Ausnahmen und Sonderfälle, die Sie kennen sollten. Beispielsweise kann der Urlaubsanspruch nicht einfach so verfallen, wenn die Mitarbeitenden krank sind und den Urlaub deshalb nicht nehmen konnten. In solchen Situationen kann der Resturlaub in das nächste Jahr übertragen werden. Auch bei einer Elternzeit verfällt der Resturlaub in der Regel nicht.

Ein weiterer Sonderfall ist, wenn der Arbeitgebende den Mitarbeitenden nicht ausreichend über seine Rechte informiert hat. Dann können die Urlaubstage ebenfalls nicht einfach verfallen. Es ist wichtig, dass Sie als Arbeitgeber :in klar kommunizieren, bis wann der Resturlaub genommen werden muss, um Missverständnisse und rechtliche Probleme zu vermeiden. Denken Sie daran, dass das Bundesurlaubsgesetz hier klare Regelungen vorgibt, und informieren Sie sich, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Wie Sie Ihren Mitarbeitenden dabei helfen können, ihren Urlaub zu nehmen

Es ist wichtig, Ihre Mitarbeitenden zu ermutigen, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen, damit Urlaubsanspruch nicht verfällt.

• Planen: Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig daran, ihre Urlaubsplanung frühzeitig zu starten. Eine klare Übersicht hilft zudem, personelleEngpässe zu vermeiden.
• Informieren: Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit der Inanspruchnahme des Resturlaubs transparent und rechtzeitig. Rechtzeitig bedeutet, dass die Arbeitnehmer :innen auch noch die Möglichkeit haben müssen, ihren Urlaub anzutreten. Die Information von Arbeitgeber :innen an die Mitarbeitenden sollte dabei folgendes beinhalten:
  • Die Anzahl der Urlaubstage, die dem/der Arbeitnehmer :in zustehen.
  • Eine Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig genug zu beantragen, dass dieser noch vor Fristablauf genommen werden kann.
  • Die Information, dass der Urlaub ersatzlos verfallen wird, wenn er nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums (drei Jahre gemäß EuGH) konsumiert wird.
  • Die Information kann beispielsweise digital direkt aus der Digitalen Zeiterfassung mit integriertem Urlaubsplaner per E-Mail oder über einen Employee Self Service (ESS) in Form eines Mitarbeiterportals oder einer App erfolgen. So haben Arbeitgeber :innen und Arbeitnehmer :innen immer die Möglichkeit, die aktuellen Urlaubsansprüche abzurufen, bereits verbrauchten und verplanten Urlaub einzusehen und somit immer einen tagesaktuellen Überblick zu behalten.

• Steuern: Nutzen Sie digitale Tools, wie beispielsweise die  ZMI Lösungen, um selbst den Überblick über die verbleibenden Urlaubstage zu behalten und die Planung und Genehmigung möglichst niedrigschwellig und einfach zu gestalten.