Zeiterfassung Pflicht – Das ändert sich 2024

Zeiterfassung wird Pflicht. Auch wenn wir im März 2024 noch am Referentenentwurf festhängen, wird das Gesetz wahrscheinlich bald kommen. Und deshalb sprechen wir heute darüber, was sich mit dem neuen Gesetz ändern wird.

1. Was wissen wir?
2. Was steht im Gesetzentwurf?
3. Was ist noch nicht ganz klar?

Fangen wir damit an, was wir sicher wissen. Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung kommt definitiv, da der Europäische Gerichtshof (EuGH) das schon 2019 beschlossen hat. Die EU Staaten müssen die Entscheidung in geltendes Recht überführen. Nach der Entscheidung des EuGH und einem weiteren Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Entwurf zur Änderung des aktuellen Arbeitszeitgesetzes vorgeschlagen.

Bisher müssen Arbeitnehmer :innen laut Gesetz nur die anfallenden Überstunden dokumentieren. Das ist wichtig, damit man prüfen kann, ob das Arbeitszeitgesetz – also maximale Arbeitszeit, Pausen- und Ruhezeiten eingehalten werden.

Zu dieser Regelung gab es in den letzten Jahren Kritik, weil es nicht so einfach ist, die Überstunden zu dokumentieren, wenn man gar nicht weiß, wann jemand angefangen hat zu arbeiten. Da geht die Erfassung eigentlich nur händisch.

Deshalb gilt eben in Zukunft: Alle Arbeitszeiten werden erfasst und damit errechnen sich die Überstunden automatisch.

Was genau besagt der Entwurf?

“der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.“

In dem einen Satz stecken vier interessante Sachen drin.

1. “Der Arbeitgeber ist verpflichtet”

Die Verantwortung liegt also beim Arbeitgeber. Er muss sich darum kümmern, dass ein geeignetes Tool zur Verfügung steht, das die Arbeitnehmer :innen nutzen können.

2. “Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer”

Es reicht also nicht, einfach nur aufzuschreiben, dass man 8h gearbeitet hat. Es muss auch dokumentiert werden, wann die Arbeitszeit begonnen wurde und wann man Feierabend gemacht hat.

3. “jeweils am Tag der Arbeitsleistung”

Die Arbeitszeit muss sofort am jeweiligen Tag erfasst werden. Man kann also zum Beispiel nicht einfach am Ende der Woche die Zeiten in eine Tabelle eintragen. In bestimmten Fällen gibt es da Ausnahmen, zum Beispiel durch Tarifverträge oder Betriebs- und Dienstvereinbarungen. Dann müssen Arbeitszeiten spätestens am Ende der Woche erfasst sein.

4. “elektronisch aufzuzeichnen”

Das Wort “elektronisch” ändert einiges. Es gibt viele Unternehmen – besonders im Baugewerbe oder bei Betrieben wie Elektrikern oder Klempnern, die schreiben ihre Zeiten aktuell einfach auf einen Zettel.

Klare Aussage: Das wird mit dem neuen Gesetz nicht mehr möglich sein. Da müssen andere Lösungen her. Wie genau diese aussehen müssen, sagt der Gesetzgeber nicht. Da sind Arbeitgeber ziemlich frei. Es sind also ganz normale Stechuhren möglich, die dann digital die Daten erfassen und zentral speichern. Aber auch Tools auf den Computern der Mitarbeitenden sind denkbar. Diese zeichnen automatisch den Beginn und das Ende der Arbeitszeit auf. Und natürlich gibt es auch Tools, wo die Arbeitnehmenden händisch ihre Zeiten eintragen. Das ist besonders bei flexiblen Arbeitsorten wichtig. Wenn in einem Unternehmen viele Leute im Homeoffice sind, macht eine Stechuhr nicht so viel Sinn. Da muss das Zeiterfassungssystem natürlich auch zu Hause funktionieren.

Ausnahmen vom Arbeitszeiterfassungs Gesetz

Die wichtigste Frage bei neuen Gesetzen ist ja: Gilt das auch für mich? Und natürlich gibt es auch beim neuen Gesetz für Arbeitszeiterfassung Ausnahmen.

Aktuell sagt der Entwurf, dass Betriebe mit weniger als 10 Arbeitnehmer :innen von der Pflicht ausgenommen werden. Außerdem Unternehmen im Ausland, die keine Betriebsstätte in Deutschland haben und weniger als 10 Arbeitnehmer :innen nach Deutschland entsenden. In Tarifverträgen, Betriebs- und Dienstvereinbarungen können außerdem Ausnahmen von der elektronischen Erfassung beschlossen werden.

Außerdem gibt es noch einen Satz der besagt, dass die Aufzeichnungspflicht nicht für Mitarbeitende gilt, “bei denen die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder von den Arbeitnehmern selbst festgelegt werden kann.”

Das betrifft nur eine sehr kleine Gruppe und wenn man das nutzen will, muss man das wahrscheinlich sehr gut verargumentieren können.

Weitere Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

Laut dem Urteil des EuGH muss die Art der Zeiterfassung verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Es gibt jedoch keine konkreten Anforderungen. Innerhalb der EU wird auch die Papierform möglich sein, aber es sieht gerade so aus, als würde Deutschland da noch einen Schritt weiter gehen und die Zeiterfassung komplett elektronisch umsetzen.

Wann genau kommt jetzt dieses Gesetz und ab wann gilt es? Wann genau es beschlossen wird weiß keiner, aktuell ist sich die Regierung noch nicht ganz einig, welche Änderungen noch kommen sollen.

Wenn das Gesetz da ist, haben Unternehmen bis zum Beginn des nächsten Quartals Zeit für die Umsetzung. Außerdem gibt es eine Übergangsfrist von einem Jahr, in dem Unternehmen auf elektronische Tools umstellen können. In diesem Zeitraum reicht die Papierform noch aus. Die Übergangszeit kann je nach Größe des Betriebs variieren.