Zeiterfassung: Pausen, Überstunden und Arbeitszeitmodelle
Darum geht’s:
- was moderne Zeiterfassungssoftware automatisiert
- wofür Pausenregeln und Zeitkonten wichtig sind
- wie Überstunden und Zuschläge berechnet werden
- welche Arbeitszeitmodelle sich abbilden lassen
- worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten
Moderne Zeiterfassungssoftware prüft Pausenvorgaben, berechnet Überstunden anhand hinterlegter Sollzeiten und führt Zeitkonten automatisch. Wichtig: Eine gesetzliche Pause darf nicht allein durch einen pauschalen Systemabzug als genommen gelten. Das BAG hat 2025 klargestellt, dass ein automatischer Pausenabzug nicht belegt, dass die Pause tatsächlich genommen wurde. Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Teilzeit oder Schichtarbeit lassen sich mit jeweils eigenen Regeln parallel verwalten. Mehr über Zeiterfassungssoftware von ZMI erfahren.
✅ Zeiterfassung als Grundlage für automatisierte Prozesse
Digitale Zeiterfassung übernimmt heute deutlich mehr als die Dokumentation von Beginn und Ende der Arbeitszeit. Moderne Systeme bewerten erfasste Zeiten anhand definierter Arbeitszeitmodelle, führen Zeitkonten, erkennen Abweichungen und bereiten Daten für HR und Lohnbuchhaltung auf.
Gerade bei Pausen, Überstunden und Zuschlägen entscheidet die Konfiguration darüber, wie viel manueller Aufwand tatsächlich entfällt. Die Software muss betriebliche Vereinbarungen, individuelle Sollzeiten und gesetzliche Grenzen unterscheiden und regelbasiert anwenden können.
✒️ Pausenregelung in der Zeiterfassung: Was schreibt das Arbeitszeitgesetz vor?
§ 4 Arbeitszeitgesetz legt die gesetzlichen Mindestanforderungen an Ruhepausen fest. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden muss die Arbeit durch insgesamt mindestens 30 Minuten Pause unterbrochen werden. Bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 45 Minuten erforderlich.
Die Pausen können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dürfen außerdem nicht länger als sechs Stunden hintereinander ohne Ruhepause beschäftigt werden.
Eine Zeiterfassungssoftware kann diese Regeln im System hinterlegen. Sie kann beispielsweise erkennen, wenn eine gesetzliche Pausenschwelle erreicht wird, fehlende Pausen kennzeichnen bzw. einen Korrekturprozess auslösen.
❌ Warum ein automatischer Pausenabzug allein nicht ausreicht
In vielen Zeiterfassungssystemen besteht technisch die Möglichkeit, Pausenzeiten nach bestimmten Schwellen automatisch von der Arbeitszeit abzuziehen. Beispielsweise kann das System bei einer bestimmten Arbeitsdauer rechnerisch 30 Minuten von der erfassten Anwesenheitszeit abziehen.
Ein solcher automatischer Abzug bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die Pause tatsächlich genommen wurde. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 12. Februar 2025, Az. 5 AZR 51/24, klargestellt, dass aus einem automatischen Pausenabzug nicht abgeleitet werden kann, dass die beschäftigte Person ihre Arbeit tatsächlich unterbrochen hat. Der Systemabzug ersetzt damit nicht den Nachweis, dass eine Ruhepause gewährt und tatsächlich in Anspruch genommen wurde.
👉 Für Unternehmen folgt daraus: Zeiterfassungssoftware kann Pausenregeln automatisiert überwachen und anwenden. Sie sollte aber eine tatsächlich nicht genommene Pause nicht allein aufgrund einer hinterlegten Rechenregel als tatsächlich genommen behandeln.
🧐 Automatischer Abzug oder tatsächliche Pausenbuchung?
Vorteil: geringer Buchungsaufwand und einfache technische Umsetzung
Zu beachten: allein kein Nachweis für eine tatsächlich genommene Pause
Vorteil: Beginn und Ende der Pause sind nachvollziehbar
Zu beachten: zusätzliche Buchung durch Mitarbeitende erforderlich
Vorteil: verbindet Automatisierung mit tatsächlicher Dokumentation
Zu beachten: Prozess für Ausnahmen und fehlende Buchungen erforderlich
👉 Für die Praxis bietet sich deshalb eine Kombination aus klar hinterlegten Pausenregeln, tatsächlicher Zeiterfassung und nachvollziehbaren Korrekturmöglichkeiten an.
Das ist auch im Zusammenhang mit der allgemeinen Arbeitszeiterfassungspflicht relevant. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, Az. 1 ABR 22/21, müssen Arbeitgeber ein System einführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das BAG leitet diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Mehr erfahren.
🧮 Wie berechnet Zeiterfassungssoftware Überstunden automatisch?
Grundlage der automatischen Überstundenberechnung ist der fortlaufende Vergleich zwischen hinterlegter Sollzeit und tatsächlich erfasster Ist-Zeit. Ist beispielsweise für einen Arbeitstag eine Sollzeit von acht Stunden hinterlegt und ergibt die bewertete Arbeitszeit 8 Stunden und 45 Minuten, kann das System die Differenz einem Arbeitszeitkonto zuordnen.
Dabei ist zwischen einem positiven Zeitsaldo und vergütungspflichtigen Überstunden zu unterscheiden. Ob zusätzliche Arbeitszeit als Überstunde gilt und ob daraus ein Anspruch auf Vergütung oder Freizeitausgleich entsteht, richtet sich unter anderem nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und den betrieblichen Regelungen zur Anordnung oder Genehmigung von Überstunden.
Eine Zeiterfassungssoftware bildet deshalb zunächst die tatsächliche und bewertete Arbeitszeit ab. Die rechtlichen und betrieblichen Regeln bestimmen anschließend, wie diese Zeiten weiterverarbeitet werden.
🤝 Zeitkonten ersetzen die manuelle Nachrechnung
Moderne Zeiterfassungssysteme können positive und negative Zeitsalden automatisch fortschreiben. HR, Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten dadurch einen aktuellen Überblick über den Stand des jeweiligen Arbeitszeitkontos.
Bei Teilzeitbeschäftigten erfolgt die Bewertung anhand der individuell hinterlegten Sollarbeitszeit. Ein Arbeitstag mit sechs vereinbarten Stunden muss deshalb anders bewertet werden als derselbe Anwesenheitszeitraum bei einer Vollzeitkraft.
👉 Für die Lohnbuchhaltung entfällt damit ein wesentlicher Teil der manuellen Berechnung. Die relevanten Sollzeiten, Arbeitszeitmodelle und Regeln sind im System hinterlegt und werden bei jeder Buchung automatisch berücksichtigt.
🤔 Wie lassen sich Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge berechnen?
Auch Zuschläge können über definierte Zeitfenster und Regelwerke automatisch ermittelt werden. Das betrifft beispielsweise:
✅ Schichtarbeit
✅ Überstundenzuschläge
✅ Nachtarbeit
✅ Sonntagsarbeit
✅ Feiertagsarbeit
✅ Erschwerniszuschläge
✅ weitere tariflich vereinbarte Zuschläge
✅ weitere betriebliche Zuschläge
Dabei muss das System die jeweils im Unternehmen geltenden Regelungen berücksichtigen. Es gibt keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Sonn- oder Feiertagszuschläge.
Für Nachtarbeit sieht § 6 Abs. 5 ArbZG dagegen eine besondere Regelung vor. Soweit keine tarifvertraglichen Ausgleichsregelungen bestehen, ist Nachtarbeit durch eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das Bruttoarbeitsentgelt auszugleichen.
👉 Eine Zeiterfassungssoftware sollte deshalb keine pauschalen Zuschläge unterstellen. Sie muss vielmehr die tatsächlich geltenden tariflichen, arbeitsvertraglichen oder betrieblichen Regelungen abbilden können.
⚖️ Freizeitausgleich oder Auszahlung von Überstunden
Überstunden müssen nicht zwangsläufig ausgezahlt werden. Je nach arbeitsvertraglicher oder betrieblicher Regelung kann auch ein Freizeitausgleich vorgesehen sein.
Zeiterfassungssoftware kann beide Varianten unterstützen. Zeitguthaben können zunächst auf einem Arbeitszeitkonto gesammelt und später durch Freizeit reduziert werden. Alternativ können definierte Stunden oder Zuschläge als abrechnungsrelevante Daten an die Lohnabrechnung übergeben werden.
👉 Für HR und Lohnbuchhaltung ist insbesondere eine klare Trennung verschiedener Zeitarten relevant. Das System sollte erkennen können, welche Zeiten lediglich als Gleitzeitguthaben geführt werden, welche als genehmigte Überstunden gelten und welche davon abrechnungsrelevant sind.
🔍 Transparenz für Mitarbeitende durch Employee Self Service
Automatisierung reduziert nicht nur Aufwand in HR und Lohnbuchhaltung. Sie schafft auch Transparenz für Mitarbeitende. Über einen Employee Self Service können Beschäftigte beispielsweise ihren aktuellen Zeitsaldo, gebuchte Arbeitszeiten und gegebenenfalls offene Korrekturen einsehen.
Dadurch lassen sich Unstimmigkeiten früher erkennen. Mitarbeitende müssen nicht bis zum Monatsende oder zur Entgeltabrechnung warten, um festzustellen, dass eine Buchung fehlt oder ein Saldo nicht nachvollziehbar ist.
👉 Gerade bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ist dieser kontinuierliche Einblick wichtig. Je mehr Verantwortung Mitarbeitende für die Gestaltung ihrer Arbeitszeit übernehmen, desto relevanter wird ein transparenter Zugriff auf die eigenen Zeitdaten. Mehr erfahren.
🤝 Welche Arbeitszeitmodelle unterstützt moderne Zeiterfassungssoftware?
In vielen Unternehmen existiert nicht nur ein einziges Arbeitszeitmodell. Verwaltung, Produktion, Vertrieb oder Service können unterschiedliche Regeln benötigen.
Eine moderne Zeiterfassungssoftware sollte deshalb verschiedene Arbeitszeitmodelle parallel abbilden können.
Kurzbeschreibung: flexible Lage der Arbeitszeit innerhalb definierter Rahmenbedingungen und gegebenenfalls Kernzeiten
Typischer Einsatzbereich: Büro, Verwaltung
Kurzbeschreibung: Mitarbeitende organisieren die Lage ihrer Arbeitszeit weitgehend eigenverantwortlich; die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt grundsätzlich bestehen
Typischer Einsatzbereich: Wissensarbeit, Führungskräfte
Kurzbeschreibung: Arbeit in definierten Früh-, Spät-, Nacht- oder Wechselschichten
Typischer Einsatzbereich: Produktion, Logistik, Gesundheitswesen
Kurzbeschreibung: individuell reduzierte Sollzeit innerhalb eines definierten Gleitzeitrahmens
Typischer Einsatzbereich: Individuelle Arbeitszeitvereinbarungen
Kurzbeschreibung: verpflichtende Anwesenheitsphase kombiniert mit flexibler Arbeitszeit davor und danach
Typischer Einsatzbereich: Büro und hybride Arbeitsmodelle
👉 Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich dabei nicht grundsätzlich aus. Vertrauensarbeitszeit betrifft vor allem die eigenverantwortliche Gestaltung der Lage der Arbeitszeit.
Die Zeiterfassungspflicht betrifft dagegen die Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Auch bei Vertrauensarbeitszeit kann deshalb eine digitale Zeiterfassung erforderlich sein.
🖥️ Wie bildet Zeiterfassungssoftware unterschiedliche Arbeitszeitmodelle automatisch ab?
Der wesentliche Automatisierungseffekt entsteht durch konfigurierbare Regelwerke. Unternehmen definieren einmalig, welche Regeln für bestimmte Mitarbeitende, Abteilungen oder Arbeitszeitmodelle gelten. Das System wendet diese Vorgaben anschließend auf die erfassten Zeiten an.
So kann beispielsweise die Verwaltung mit Gleitzeit arbeiten, während für die Produktion ein Schichtsystem gilt. Teilzeitkräfte können parallel individuelle Tages- oder Wochensollzeiten erhalten.
Typische Regeln innerhalb eines Arbeitszeitmodells sind:
🔵 tägliche Sollarbeitszeit
🔵 wöchentliche Sollarbeitszeit
🔵 Gleitzeitrahmen
🔵 Kernarbeitszeiten
🔵 Pausenregeln
🔵 Schichtzeiten
🔵 Zeitkonten
🔵 Saldenbegrenzungen
🔵 Nachtzeiten
🔵 Zuschlagsregelungen
🔵 Freizeitausgleich
🔵 Genehmigungsprozesse
🔵 Korrekturprozesse
Dadurch muss nicht jede einzelne Buchung manuell bewertet werden.
🔍 Prüfung von Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten
Neben betrieblichen Arbeitszeitregeln lassen sich auch gesetzliche Grenzwerte überwachen.
§ 3 ArbZG sieht grundsätzlich eine werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden vor. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
§ 5 ArbZG verlangt grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit. Für bestimmte Branchen gelten gesetzlich geregelte Abweichungsmöglichkeiten.
👉 Zeiterfassungssoftware kann solche Grenzwerte prüfen und Abweichungen sichtbar machen. Beispielsweise kann das System darauf hinweisen, wenn zwischen zwei Arbeitseinsätzen eine zu kurze Ruhezeit liegt oder eine definierte Arbeitszeitgrenze überschritten wurde.
⚠️ Die Software ersetzt dabei nicht die rechtliche Bewertung eines Einzelfalls. Sie hilft jedoch dabei, auffällige Zeitkonstellationen frühzeitig zu erkennen.
✅ Warum regelbasierte Zeiterfassung weniger Fehler verursacht als Excel
Excel kann Arbeitszeiten grundsätzlich berechnen. Mit zunehmender Zahl von Mitarbeitenden, unterschiedlichen Sollzeiten und mehreren Arbeitszeitmodellen steigt jedoch der Pflegeaufwand erheblich.
Formeln müssen angepasst, Zuschlagszeiträume überprüft und individuelle Vereinbarungen berücksichtigt werden. Änderungen an einer Betriebsvereinbarung oder einem Arbeitszeitmodell können zusätzliche manuelle Anpassungen erforderlich machen.
Eine zentrale Zeiterfassung arbeitet dagegen mit hinterlegten Regelwerken. Änderungen können systematisch ab einem bestimmten Zeitpunkt berücksichtigt werden. Dadurch sinkt insbesondere das Risiko von:
🔵 falsch hinterlegten Sollzeiten
🔵 übersehenen Zeitabweichungen
🔵 falsch berechneten Zuschlägen
🔵 uneinheitlichen Berechnungsmethoden
🔵 vergessenen Korrekturen
🔵 manuellen Übertragungsfehlern
🔵 widersprüchlichen Zeitkonten
Für HR, Führungskräfte und Lohnbuchhaltung entsteht damit eine konsistentere Datenbasis.
🚨 Worauf sollten Unternehmen bei Zeiterfassungssoftware achten?
✅ Pausenregelungen nach § 4 ArbZG konfigurierbar: Das System sollte fehlende oder zu kurze Pausen erkennen können, ohne eine tatsächlich nicht genommene Pause allein durch einen automatischen Abzug als genommen zu behandeln.
✅ Mehrere Arbeitszeitmodelle parallel abbildbar: Gleitzeit, Schichtarbeit, Teilzeit und weitere Modelle sollten gleichzeitig verwaltet werden können.
✅ Automatische Überstundenberechnung: Soll- und Ist-Zeiten sollten anhand definierter Regeln automatisch bewertet werden.
✅ Zuschlagsregeln konfigurierbar: Nacht-, Sonn-, Feiertags-, Schicht- und Überstundenzuschläge sollten entsprechend der geltenden Regelungen abbildbar sein.
✅ Arbeitszeitgrenzen prüfbar: Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten sollten über entsprechende Regelwerke kontrolliert werden können.
✅ Transparente Zeitkonten: Mitarbeitende sollten ihren aktuellen Zeitsaldo nachvollziehen können.
✅ Freizeitausgleich und Auszahlung abbildbar: Unterschiedliche betriebliche Regelungen sollten unterstützt werden.
✅ Historische Regeländerungen nachvollziehbar: Ein Wechsel des Arbeitszeitmodells darf nicht dazu führen, dass vergangene Zeiträume unbeabsichtigt nach neuen Regeln bewertet werden.
✅ Anbindung an die Lohnabrechnung: Bewertete Arbeitszeiten und Zuschläge sollten ohne erneute manuelle Erfassung weitergegeben werden können.
✅ Korrektur- und Genehmigungsprozesse vorhanden: Fehlende Buchungen, Regelverletzungen und Ausnahmen sollten nachvollziehbar bearbeitet werden können.
🤓 Fazit: Moderne Zeiterfassung automatisiert Regeln, nicht die tatsächlich genommene Pause
Moderne Zeiterfassungssoftware reduziert vor allem dort manuellen Aufwand, wo Arbeitszeiten regelmäßig nach definierten Regeln bewertet werden müssen. Sollzeiten, Zeitkonten, Überstunden, Arbeitszeitmodelle und Zuschläge lassen sich weitgehend automatisiert verarbeiten. Unterschiedliche Beschäftigtengruppen können dabei parallel nach verschiedenen Arbeitszeitmodellen geführt werden.
Bei Pausen zeigt die aktuelle BAG-Rechtsprechung jedoch eine wichtige Grenze der Automatisierung. Eine rechnerisch automatisch abgezogene Pause ist nicht automatisch eine tatsächlich genommene Pause. Eine geeignete Zeiterfassung kombiniert deshalb konfigurierbare Pausenregeln mit transparenter Erfassung, Hinweisen und Korrekturprozessen.
👉 Für HR und Lohnbuchhaltung entsteht dadurch eine belastbare Datenbasis. Mitarbeitende erhalten transparente Zeitkonten und Unternehmen können unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in einem gemeinsamen System verwalten.
💡 FAQ: Pausen, Überstunden und Arbeitszeitmodelle in der Zeiterfassung
Zieht Zeiterfassungssoftware Pausen automatisch ab, auch wenn Mitarbeitende keine Pause nehmen?
Technisch können Zeiterfassungssysteme Pausenzeiten regelbasiert bewerten oder automatisch abziehen. Ein solcher Abzug beweist jedoch nicht, dass eine Pause tatsächlich genommen wurde. Das BAG hat mit Urteil vom 12. Februar 2025, Az. 5 AZR 51/24, klargestellt, dass ein automatischer Pausenabzug nicht nachweist, dass die Pause tatsächlich genommen wurde. Unternehmen sollten deshalb einen nachvollziehbaren Prozess für Pausenerfassung und Ausnahmen vorsehen.
Wie werden Überstunden bei Teilzeitbeschäftigten berechnet?
Die tatsächlich erfasste Arbeitszeit wird gegen die individuell vereinbarte Sollarbeitszeit bewertet. Ob daraus vergütungspflichtige Überstunden entstehen, hängt von den arbeitsvertraglichen, tariflichen oder betrieblichen Regelungen ab. Ein positiver Zeitsaldo ist deshalb nicht automatisch mit einem Anspruch auf Überstundenvergütung gleichzusetzen.
Können mehrere Arbeitszeitmodelle gleichzeitig im selben Unternehmen genutzt werden?
Ja, moderne Zeiterfassungssoftware kann unterschiedlichen Mitarbeitenden oder Beschäftigtengruppen verschiedene Arbeitszeitmodelle zuordnen. So kann beispielsweise die Verwaltung mit Gleitzeit arbeiten, während für die Produktion ein Schichtmodell gilt.
Was passiert bei einer Änderung des Arbeitszeitmodells für einzelne Mitarbeitende?
Das neue Arbeitszeitmodell sollte ab einem definierten Stichtag gelten. Historische Zeiträume sollten weiterhin nach den damals gültigen Regeln nachvollziehbar bleiben. Dadurch wird verhindert, dass eine spätere Änderung frühere Arbeitszeiten unbeabsichtigt neu bewertet.
Werden Nacht- und Feiertagszuschläge automatisch berechnet?
Zeiterfassungssoftware kann Zuschläge anhand definierter Regeln automatisch berechnen. Die konkrete Höhe und der Anspruch ergeben sich jedoch aus der jeweils geltenden gesetzlichen, tariflichen, arbeitsvertraglichen oder betrieblichen Grundlage. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Sonn- oder Feiertagszuschläge gibt es nicht.
Ist Vertrauensarbeitszeit mit der Zeiterfassungspflicht vereinbar?
Ja. Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung schließen sich nicht grundsätzlich aus. Mitarbeitende können weiterhin eigenverantwortlich über die Lage ihrer Arbeitszeit entscheiden. Die tatsächlich geleistete tägliche Arbeitszeit muss trotzdem mit einem geeigneten System erfasst werden.
Jonathan Martin
Jonathan Martin ist geschäftsführender Gesellschafter der ZMI GmbH. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit den Themen Zeiterfassung, HR-Software, Zutrittskontrolle und der Digitalisierung von Personalprozessen. In seinen Fachbeiträgen vermittelt er praxisnahe Einblicke zu aktuellen Entwicklungen, gesetzlichen Anforderungen und digitalen Lösungen für Unternehmen.
