Darum geht’s:
- Zeiterfassung für kleine Unternehmen
- wie kleine ihre Arbeitszeiten mit einer Cloud-Lösung ohne eigenen Server digital erfassen können
- welche Auswahlkriterien zählen
- wann sich Terminal, Browser oder eine Kombination für den Arbeitsalltag eignen
- was bei der Einführung wichtig ist
- wie Schnittstellen zur Lohnabrechnung Verwaltungsaufwand reduzieren können
Für kleine Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung eignet sich häufig eine cloudbasierte Zeiterfassung. Sie benötigt keinen eigenen Server, lässt sich ohne umfangreiche Schulungen bedienen und ermöglicht die Arbeitszeiterfassung beispielsweise über eine Weblösung oder ein Stempel-Terminal. Wichtige Auswahlkriterien sind eine Datenhaltung in Deutschland oder der EU, transparente Kosten pro Mitarbeitenden und eine unkomplizierte Einrichtung. So können kleine Teams ihre Arbeitszeiten digital dokumentieren, ohne eine umfangreiche IT-Infrastruktur aufzubauen.
🔍 Warum kleine Unternehmen andere Anforderungen an die Zeiterfassung haben
In kleinen Unternehmen übernimmt die Geschäftsführung häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig. Neben dem Tagesgeschäft fallen Personalverwaltung, Urlaubsplanung und die Vorbereitung der Lohnabrechnung an. Eine eigene HR-Abteilung oder interne IT-Betreuung gibt es häufig nicht.
Eine geeignete Zeiterfassung muss deshalb vor allem drei Anforderungen erfüllen: Sie sollte sich schnell einrichten lassen, im Alltag einfach funktionieren und wenig Verwaltungsaufwand verursachen. Komplexe Softwareeinführungen mit zusätzlichen Servern oder umfangreichen Schulungen passen häufig nicht zu diesen Rahmenbedingungen.
Hinzu kommt die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die grundsätzlich unabhängig von der Unternehmensgröße gilt. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen. Eine generelle Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung besteht bislang nicht. Unternehmen können ihre Arbeitszeiten daher bislang noch auch in Papierform dokumentieren.
🤔 Ab wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Welche Anforderungen Unternehmen konkret erfüllen müssen, erläutert der weiterführende Beitrag „Ab wann wird die Arbeitszeiterfassung durch das EuGH-Urteil Pflicht?“.
⚠️ Zeiterfassung für kleine Unternehmen: Welche Auswahlkriterien sind entscheidend?
Nicht jede Zeiterfassungssoftware eignet sich gleichermaßen für kleine Betriebe. Während größere Organisationen häufig umfangreiche Integrationen und komplexe Zeitwirtschaft benötigen, stehen bei kleineren Teams Bedienbarkeit, Einführungsaufwand und Kosten im Vordergrund.
Der folgende Reiter zeigt die wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer einfachen Zeiterfassung:
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Kein eigener Server erforderlich. Betrieb und technische Wartung der zentralen Infrastruktur liegen beim Anbieter.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten ohne umfangreiche Schulungen erfassen.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Terminal und Browser ermöglichen die Erfassung an unterschiedlichen Arbeitsorten.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Kosten pro Mitarbeitenden und mögliche Zusatzgebühren erleichtern die Budgetplanung.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Neue Mitarbeitende lassen sich bei Wachstum ergänzen, ohne die gesamte Lösung auszutauschen.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Der Anbieter muss geeignete Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen nachweisen können.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Die Einführung sollte ohne langwieriges IT-Projekt möglich sein.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Auch ohne eigene IT-Ansprechperson müssen technische Fragen geklärt werden können.
Warum es für kleine Unternehmen wichtig ist:
Arbeitszeitdaten können für die Abrechnung bereitgestellt werden und reduzieren manuelle Übertragungen.
Für kleine Unternehmen spielt eine transparente und planbare Kostenstruktur eine wichtige Rolle. Cloudbasierte Zeiterfassungslösungen bieten häufig einen kostengünstigen Einstieg mit niedrigen monatlichen Gebühren pro Mitarbeitendem. Da kein eigener Server angeschafft und betrieben werden muss, entfallen entsprechende Investitions- und Wartungskosten.
Wer die beiden Betriebsmodelle genauer vergleichen möchte, findet weitere Informationen im Beitrag „Cloud vs. On-Premises Zeiterfassung“.
👉 Bei der Auswahl sollten Unternehmen außerdem darauf achten, welche Funktionen bereits im monatlichen Preis enthalten sind und ob zusätzliche Kosten für Hardware, Einrichtung oder Schnittstellen anfallen. Ein skalierbares Preismodell ermöglicht es zudem, die Kosten an die jeweilige Mitarbeiterzahl anzupassen.
⏰ Stempel-Terminal oder Weblösung: Wie sollten Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten erfassen?
Der passende Erfassungsweg hängt davon ab, wo Mitarbeitende arbeiten und welche technischen Geräte ihnen zur Verfügung stehen. Für kleine Unternehmen kommen insbesondere Stempel-Terminals und browserbasierte Lösungen infrage.
Zeiterfassung per Zeiterfassungs-Terminal
Ein PZE-Terminal eignet sich vor allem für Betriebe mit einem festen Standort. Mitarbeitende erfassen Arbeitsbeginn und Arbeitsende direkt beim Betreten oder Verlassen des Betriebs, beispielsweise über ein Identifikationsmedium.
Das ist besonders praktisch, wenn nicht alle Mitarbeitenden einen eigenen Computerarbeitsplatz haben. Die Erfassung erfolgt an einer zentralen Stelle und lässt sich in den täglichen Arbeitsablauf integrieren.
👉 Bei der Auswahl sollten Unternehmen berücksichtigen, dass ein Terminal zusätzliche Anschaffungskosten und gegebenenfalls Installationsaufwand verursacht. Außerdem muss die Hardware mit der gewählten Zeiterfassungssoftware kompatibel sein.
Zeiterfassung über den Browser
Eine Weblösung ermöglicht die Arbeitszeiterfassung über einen Internetbrowser. Sie eignet sich für Büroarbeitsplätze, Homeoffice und Tätigkeiten mit wechselnden Arbeitsorten, sofern ein geeignetes Endgerät und eine Internetverbindung verfügbar sind.
Mitarbeitende können ihre Zeiten selbst erfassen, ohne dass auf jedem Computer eine eigene Zeiterfassungssoftware installiert werden muss. Je nach Funktionsumfang lassen sich auch persönliche Zeitinformationen einsehen und Buchungen korrigieren.
👉 Für kleine Unternehmen kann die browserbasierte Zeiterfassung deshalb einen besonders einfachen Einstieg bieten. Die vorhandenen Computer reichen häufig aus, sodass zusätzliche Hardware nicht erforderlich ist.
Terminal und Weblösung kombinieren
Viele kleine Unternehmen benötigen nicht nur einen Erfassungsweg. Beispielsweise arbeiten einige Mitarbeitende in der Werkstatt, während andere im Büro oder zeitweise im Homeoffice tätig sind.
Eine geeignete Zeiterfassungslösung kann unterschiedliche Erfassungswege in einem gemeinsamen System zusammenführen. Dadurch muss die Personalverwaltung nicht mehrere voneinander getrennte Zeitnachweise auswerten.
🚨 Wichtig ist allerdings, vor der Auswahl zu prüfen, ob die gewünschte Cloud-Lösung tatsächlich die Kombination aus Hardware-Terminal und Browser unterstützt. Nicht jede cloudbasierte Software bietet beide Erfassungswege im selben Tarif oder überhaupt an.
👨🔧 Cloud-Zeiterfassung ohne eigene IT-Abteilung einführen
Bei einer cloudbasierten Zeiterfassung betreibt der Anbieter die zentrale technische Infrastruktur. Das Unternehmen benötigt deshalb keinen eigenen Anwendungsserver und muss die Software nicht selbst auf einem lokalen Server installieren.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die Einführung vollständig ohne Vorbereitung funktioniert. Auch eine einfache Lösung benötigt einige grundlegende Einstellungen, beispielsweise für Mitarbeitende, Berechtigungen und die vorgesehenen Arbeitszeitregeln.
So gelingt der Einstieg in vier Schritten
1️⃣ Anforderungen festlegen: Erfassen Sie, wie viele Mitarbeitende die Software nutzen und wo sie arbeiten. Legen Sie fest, ob Browser, Terminal oder mobile Erfassung benötigt werden.
2️⃣ Grundlegende Einstellungen vornehmen: Legen Sie Mitarbeitende, Zugriffsrechte und notwendige Arbeitszeitregeln an. Klären Sie, wer Buchungen prüfen und gegebenenfalls korrigieren darf.
3️⃣ Erfassung im Arbeitsalltag testen: Testen Sie typische Abläufe mit einer kleinen Gruppe. Prüfen Sie, ob Beginn, Ende, Pausen und Korrekturen richtig dokumentiert werden.
4️⃣ Alle Mitarbeitenden einbinden: Informieren Sie über die Bedienung und legen Sie interne Zuständigkeiten fest. Prüfen Sie außerdem den Export der benötigten Daten für die Lohnbuchhaltung.
Bei der Auswahl sollte außerdem geprüft werden, ob Support verfügbar ist und welche Leistungen bereits im monatlichen Preis enthalten sind. Gerade ohne interne IT-Abteilung ist ein klarer Ansprechpartner bei technischen Fragen hilfreich.
✅ Checkliste: In 10 Schritten zur passenden Zeiterfassung für kleine Unternehmen
Mit dieser Checkliste können kleine Unternehmen ihre Anforderungen vor einer Softwareentscheidung systematisch prüfen:
Aktuelle Mitarbeiterzahl und erwartetes Wachstum einschätzen
🔵 Geeignete Erfassungswege für Büro, Betrieb und mobile Arbeit festlegen
🔵 Prüfen, ob die Cloud-Lösung ohne eigenen Server funktioniert
Monatliche Gebühren und mögliche Zusatzkosten vergleichen
Serverstandort und Datenschutzunterlagen des Anbieters prüfen
Einrichtungsdauer und notwendigen internen Aufwand erfragen
Supportleistungen und Erreichbarkeit klären
Schnittstellen und Datenexport für die Lohnbuchhaltung prüfen
Eine Testphase mit typischen Arbeitsabläufen einplanen
Eine intern verantwortliche Person für die Zeiterfassung benennen
🤓 Fazit: Einfache Zeiterfassung muss zum Arbeitsalltag passen
Für kleine Unternehmen ist eine Zeiterfassung dann sinnvoll, wenn sie die tägliche Arbeit vereinfacht und keine zusätzliche technische Komplexität schafft. Cloudbasierte Lösungen bieten dafür gute Voraussetzungen, weil sie ohne eigenen Server auskommen und sich mit überschaubarem Aufwand einführen lassen.
Ob Stempel-Terminal, Browser oder eine Kombination aus beiden die passende Wahl ist, hängt von den Arbeitsorten und den Abläufen im Unternehmen ab. Ebenso wichtig sind transparente Kosten, zuverlässiger Support und eine geeignete Anbindung an die Lohnbuchhaltung.
Mit ZMI – People bietet ZMI eine Cloud-Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Lösung ermöglicht den Einstieg in die digitale Arbeitszeiterfassung ohne eigene Serverinfrastruktur. Jetzt Beratungstermin vereinbaren!
💡 FAQ: Einfache Zeiterfassung für kleine Unternehmen
Brauche ich für die Zeiterfassung im kleinen Unternehmen einen eigenen Server?
Nein, bei einer cloudbasierten Zeiterfassung betreibt der Anbieter die zentrale Serverinfrastruktur. Ihr Unternehmen benötigt lediglich geeignete Endgeräte und einen Internetzugang. Ein eigener Server ist deshalb nicht erforderlich.
Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung kann bereits ab dem ersten Mitarbeitenden sinnvoll sein. Entscheidend ist nicht allein die Betriebsgröße, sondern der Aufwand für die bisherige Dokumentation und Weiterverarbeitung (mehr zum Investitionsrechner). Besonders bei mehreren Arbeitszeitmodellen oder regelmäßigem Abstimmungsbedarf kann eine digitale Lösung die Verwaltung vereinfachen.
Was kostet eine einfache Zeiterfassung für kleine Unternehmen?
Die Kosten hängen vom Anbieter, der Mitarbeiterzahl, dem Funktionsumfang und dem gewählten Abrechnungsmodell ab. Häufig werden monatliche oder jährliche Gebühren pro Mitarbeitenden berechnet. Zusätzliche Kosten können für ein Zeiterfassungs-Terminal, Identifikationsmedien oder die Einrichtung entstehen.
Ist eine Cloud-Lösung für die Arbeitszeiterfassung DSGVO-konform?
Eine Cloud-Zeiterfassung kann DSGVO-konform betrieben werden, wenn die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen umgesetzt werden. Wichtig sind insbesondere ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, angemessene Zugriffsbeschränkungen und Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Eine Datenhaltung in Deutschland oder der EU vereinfacht bestimmte datenschutzrechtliche Fragestellungen.
Wie lange dauert die Einrichtung ohne eigene IT-Abteilung?
Einfache Cloud-Lösungen lassen sich häufig innerhalb weniger Tage einrichten. Der tatsächliche Aufwand hängt von der Mitarbeiterzahl, den Arbeitszeitregeln, der Datenübernahme und den gewünschten Erfassungswegen ab.
Jonathan Martin ist geschäftsführender Gesellschafter der ZMI GmbH. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit den Themen Zeiterfassung, HR-Software, Zutrittskontrolle und der Digitalisierung von Personalprozessen. In seinen Fachbeiträgen vermittelt er praxisnahe Einblicke zu aktuellen Entwicklungen, gesetzlichen Anforderungen und digitalen Lösungen für Unternehmen.
