Darum geht’s:
- mobile Zeiterfassung per App
- wie mobile Zeiterfassung funktioniert
- was eine verlässliche Zeiterfassung ausmacht
- worauf Unternehmen beim Datenschutz achten müssen
- wie Zeitbuchungen ohne Internet gelingen
- wie sich Verwaltungsaufwand reduzieren lässt
Mobile Zeiterfassung per App ermöglicht Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten direkt über das Smartphone oder Tablet zu dokumentieren. Das ist grundsätzlich rechtlich zulässig, wenn das Erfassungssystem objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Unternehmen müssen außerdem Datenschutz, Nachvollziehbarkeit von Korrekturen und gegebenenfalls Mitbestimmungsrechte beachten. GPS ist für die Arbeitszeiterfassung nicht grundsätzlich erforderlich.
👉 Mobile Zeiterfassung von ZMI: Die ZMI – App
🧐 Wann ist mobile Zeiterfassung per App sinnvoll?
Mobile Zeiterfassung ist besonders dort sinnvoll, wo Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz oder keinen regelmäßigen Zugang zu einem stationären Zeiterfassungsterminal haben. Statt Arbeitszeiten nachträglich auf Stundenzetteln zu dokumentieren, können Beschäftigte ihre Buchungen unmittelbar am Einsatzort über das Smartphone vornehmen.
Für Unternehmen mit dezentralen Teams bietet die mobile Arbeitszeiterfassung eine Möglichkeit, unterschiedliche Einsatzorte in ein gemeinsames Zeiterfassungssystem einzubinden. Dabei geht es nicht nur um die Dokumentation gesetzlich relevanter Arbeitszeiten, sondern auch um aktuelle Informationen für die Personalplanung und die vorbereitende Lohnabrechnung.
Typische Einsatzbereiche sind:
Vertriebsmitarbeitende und technische Außendienstteams erfassen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen unabhängig vom Unternehmensstandort.
Beschäftigte dokumentieren ihre Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle. Bei entsprechender Systemunterstützung lassen sich Zeiten einzelnen Bauprojekten zuordnen.
Servicetechniker erfassen Arbeitszeiten bei wechselnden Kunden und können auftragsbezogene Tätigkeiten dokumentieren.
Mitarbeitende buchen ihre Arbeitszeiten ohne zusätzliche Hardware über ein mobiles Endgerät.
Beschäftigte bleiben unabhängig von ihrem jeweiligen Arbeitsort in eine zentrale Zeiterfassung eingebunden.
👉 Entscheidend ist, dass die mobile Erfassung in die übrigen HR-Prozesse integriert wird. Werden App-Buchungen getrennt von stationären Zeitbuchungen verarbeitet, entstehen zusätzliche Abstimmungen und mögliche Fehlerquellen.
👩⚖️ Ist die Zeiterfassung per Smartphone rechtssicher?
Ja, die Arbeitszeiterfassung per Smartphone ist in Deutschland grundsätzlich zulässig. Entscheidend ist nicht das verwendete Gerät, sondern ob das eingesetzte System die rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Was schreibt das Arbeitszeitrecht zur mobilen Zeiterfassung vor?
Die Verpflichtung zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit ergibt sich insbesondere aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das BAG hat entschieden, dass Arbeitgeber gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen und zu verwenden (Siehe: Ab wann wird die Arbeitszeiterfassung durch das EuGH-Urteil Pflicht?). Grundlage ist auch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Danach muss das System objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Für die praktische Umsetzung bedeutet das:
✅ Beginn der täglichen Arbeitszeit dokumentieren
✅ Ende der täglichen Arbeitszeit dokumentieren
✅ Gesamtdauer einschließlich geleisteter Überstunden erfassen
✅ Pausen so berücksichtigen, dass die tatsächliche Arbeitszeit nachvollziehbar bleibt
✅ Aufzeichnungen zuverlässig speichern und zugänglich halten
Diese Anforderungen gelten grundsätzlich unabhängig davon, ob Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst tätig sind.
Ist eine elektronische Zeiterfassung 2026 verpflichtend?
Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. Eine allgemeine Verpflichtung, sämtliche Arbeitszeiten ausschließlich elektronisch aufzuzeichnen, ergibt sich aus der BAG-Entscheidung jedoch nicht.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) stellt ausdrücklich klar, dass für die allgemeine Arbeitszeiterfassung weiterhin keine generelle elektronische Formvorschrift besteht. Die Bundesregierung hat eine gesetzliche Konkretisierung der elektronischen Arbeitszeiterfassung angekündigt.
Für Unternehmen bedeutet das: Sie sollten mit der Einführung einer verlässlichen Arbeitszeiterfassung nicht auf weitere gesetzliche Regelungen warten. Eine App ist ein möglicher digitaler Erfassungsweg, aber nicht der einzige rechtlich zulässige.
👉 Mehr Informationen: Ab wann wird die Arbeitszeiterfassung durch das EuGH-Urteil Pflicht?
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehen. Für diese Nachweise schreibt das Gesetz eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren vor.
Diese konkrete Zweijahresfrist gilt nicht automatisch als pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Arbeitszeitdaten. Je nach Branche, Beschäftigungsverhältnis und Verwendungszweck können weitere Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten relevant sein.
Bei einer mobilen Zeiterfassung sollten Unternehmen deshalb ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept festlegen, das gesetzliche Nachweispflichten und datenschutzrechtliche Anforderungen berücksichtigt.
⚠️ Mobile Zeiterfassung und Datenschutz: Was müssen Unternehmen beachten?
Bei der Zeiterfassung per App werden personenbezogene Beschäftigtendaten verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere Arbeitszeitbuchungen, Zeitstempel, Benutzerkennungen und gegebenenfalls Standortinformationen.
Die Verarbeitung muss den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Relevant sind insbesondere Art. 5 DSGVO zur Zweckbindung und Datenminimierung, Art. 6 DSGVO zur Rechtmäßigkeit und Art. 32 DSGVO zur Sicherheit der Verarbeitung. Bei Beschäftigtendaten ist zudem § 26 BDSG unter Berücksichtigung der unionsrechtlichen Anforderungen zu prüfen.
Dürfen Arbeitgeber den GPS-Standort bei einer Zeiterfassungs-App erfassen?
Eine punktuelle Standorterfassung kann unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein, beispielsweise wenn Unternehmen für einen konkret definierten betrieblichen Zweck nachweisen müssen, an welchem Einsatzort eine Buchung vorgenommen wurde.
Die reine Arbeitszeiterfassung erfordert jedoch grundsätzlich keine GPS-Daten. Arbeitsbeginn und Arbeitsende können auch ohne Standortinformationen dokumentiert werden.
Unternehmen sollten deshalb vor der Aktivierung einer GPS-Funktion prüfen, ob die Standortverarbeitung erforderlich, verhältnismäßig und auf eine geeignete Rechtsgrundlage gestützt ist. Eine bloße technische Verfügbarkeit der Funktion rechtfertigt ihre Nutzung nicht.
👉 Besonders kritisch ist eine dauerhafte Standortüberwachung. Eine punktuelle Standortinformation bei einer Zeitbuchung unterscheidet sich erheblich von einer fortlaufenden Bewegungsaufzeichnung.
Reicht die Einwilligung der Mitarbeitenden für die GPS-Nutzung?
Eine Einwilligung kann eine Rechtsgrundlage darstellen, muss jedoch freiwillig, informiert, spezifisch und widerrufbar sein. Im Beschäftigungsverhältnis ist die Freiwilligkeit wegen des bestehenden Abhängigkeitsverhältnisses besonders sorgfältig zu prüfen.
Eine Betriebsvereinbarung kann unter den Voraussetzungen von Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 4 BDSG ebenfalls eine datenschutzrechtliche Grundlage für bestimmte Verarbeitungen schaffen. Sie rechtfertigt allerdings keine unverhältnismäßige Überwachung.
👉 Für die Praxis empfiehlt sich eine klare Festlegung, welche Daten erfasst werden, wer sie einsehen darf, wofür sie verwendet werden und wann sie gelöscht werden.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung einer Zeiterfassungs-App beteiligt werden?
Bei der Einführung und Anwendung einer Zeiterfassungs-App können Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bestehen. Besonders relevant ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn die technische Einrichtung zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Mitarbeitenden geeignet ist.
Darüber hinaus können § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 7 BetrVG betroffen sein. Das BAG unterscheidet zwischen der bereits gesetzlich vorgegebenen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und den mitbestimmungspflichtigen Gestaltungsspielräumen bei ihrer Umsetzung.
Eine Betriebsvereinbarung kann beispielsweise die erlaubten Buchungswege, mobile Endgeräte, Standortfunktionen, Zugriffsrechte und Korrekturverfahren regeln.
👉 Mehr dazu im folgenden Blogbeitrag: Betriebsrat und Zeiterfassung: Mitbestimmung, Betriebsvereinbarung und praktische Umsetzung
⚙️ Welche Funktionen sollte eine App zur mobilen Zeiterfassung bieten?
Eine Zeiterfassungs-App sollte möglichst wenige Arbeitsschritte erfordern und gleichzeitig die erforderlichen Daten für die zentrale Zeitwirtschaft bereitstellen.
Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen erfassen
Die grundlegende Funktion besteht darin, Arbeitszeiten direkt am Smartphone zu buchen. Dazu gehören das Kommen, das Gehen und die Dokumentation von Pausen.
👉 Wichtig ist, dass tatsächlich geleistete Arbeitszeit dokumentiert wird. Automatische Pausenregeln dürfen nicht dazu führen, dass geleistete Arbeitszeiten unzutreffend verkürzt werden.
Offline-Zeiterfassung mit späterer Synchronisation
Nicht an jedem Einsatzort besteht eine stabile Internetverbindung. Auf Baustellen, in technischen Anlagen oder bei wechselnden Kunden kann die mobile Netzabdeckung eingeschränkt sein.
Eine Offline-Funktion ermöglicht es, Buchungen zunächst lokal zu erfassen und bei wiederhergestellter Verbindung an das zentrale Zeiterfassungssystem zu übertragen.
👉 Damit die Aufzeichnungen nachvollziehbar bleiben, sollten ursprünglicher Buchungszeitpunkt, spätere Übertragung und mögliche Korrekturen unterscheidbar sein.
Abwesenheiten beantragen und Zeitkonten einsehen
Mobile Zeiterfassung kann über die reine Anwesenheitsbuchung hinausgehen. Werden Urlaubsanträge, Gleitzeit, Dienstreisen und andere Abwesenheiten direkt über die App eingereicht, benötigen Mitarbeitende dafür keinen gesonderten Büroarbeitsplatz.
👉 Die Anzeige von Zeitkonten und aktuellen Salden schafft zusätzlich Transparenz über erfasste Arbeitszeiten. Voraussetzung ist eine konsistente Datenbasis zwischen App und zentraler Zeitwirtschaft.
Projektzeiten und Auftragszeiten zuordnen
Für Unternehmen im Service, Handwerk oder technischen Außendienst kann neben der Personalzeiterfassung auch die Zuordnung zu Projekten oder Aufträgen relevant sein.
👉 Dabei müssen Personalzeiten und Projektzeiten fachlich unterschieden werden. Eine auftragsbezogene Buchung dient beispielsweise der Kostenrechnung oder Leistungsdokumentation und ersetzt nicht automatisch die gesetzlich erforderliche Arbeitszeitaufzeichnung.
Korrekturen und Genehmigungsprozesse
Vergessene oder fehlerhafte Buchungen sollten sich über einen geregelten Korrekturprozess bearbeiten lassen. Verantwortliche benötigen dafür geeignete Prüf- und Freigabemöglichkeiten.
👉 Wichtig ist, dass Mitarbeitende fehlerhafte Arbeitszeitaufzeichnungen berichtigen können und Unternehmen nachvollziehen können, welche Änderungen vorgenommen wurden.
Terminal, Browser oder App: Welche Zeiterfassung eignet sich für welchen Einsatz?
Die geeignete Erfassungsmethode hängt von Arbeitsort, technischer Infrastruktur und Organisation ab. In vielen mittelständischen Unternehmen ist eine Kombination verschiedener Erfassungswege sinnvoll.
Terminal, WebClient oder App: Welche Zeiterfassung eignet sich für welchen Einsatz?
Zeiterfassungsterminal: Produktion, Verwaltung, feste Standorte
Mitarbeiterportal (PC-Arbeitsplatz): Büro, Homeoffice
Zeiterfassungs-App: Außendienst, Baustelle, Service
Zeiterfassungsterminal: stationäres Terminal
Mitarbeiterportal (PC-Arbeitsplatz): PC, Notebook oder Tablet
Zeiterfassungs-App: Smartphone oder Tablet
Zeiterfassungsterminal: standortgebunden
Mitarbeiterportal (PC-Arbeitsplatz): browserabhängig mobil nutzbar
Zeiterfassungs-App: für mobile Nutzung ausgelegt
Zeiterfassungsterminal: Hardware, Strom, Systemanbindung
Mitarbeiterportal (PC-Arbeitsplatz): Browser und Netzwerkzugang
Zeiterfassungs-App: mobile App, kompatibles Endgerät
Zeiterfassungsterminal: abhängig vom Terminal
Mitarbeiterportal (PC-Arbeitsplatz): abhängig von der Lösung
Zeiterfassungs-App: bei entsprechender App-Funktion
Zeiterfassungsterminal: systemabhängig
Mitarbeiterportal (PC-Arbeitsplatz): systemabhängig
Zeiterfassungs-App: bei entsprechender App-Funktion
Zeiterfassungsterminal: wiederkehrende Buchungen am Standort
Mitarbeiterportal (PC-Arbeitsplatz): Mitarbeitende mit Browserzugang
Zeiterfassungs-App: wechselnde Arbeits- und Einsatzorte
Ein Terminal eignet sich vor allem dort, wo viele Mitarbeitende am selben Standort buchen. Ein Mitarbeitendenportal im Browser bietet sich an, wenn Beschäftigte regelmäßig mit einem PC arbeiten. Die App erweitert die Erfassungsmöglichkeiten auf wechselnde Einsatzorte.
👉 Entscheidend ist, dass alle Erfassungswege mit derselben Zeitwirtschaft verbunden sind. So lassen sich Arbeitszeiten einheitlich verarbeiten, auch wenn Beschäftigte zwischen Büro, Homeoffice und Außendienst wechseln.
✋ Wie lässt sich mobile Zeiterfassung in 5 Schritten einführen?
Eine erfolgreiche Einführung setzt voraus, dass technische Möglichkeiten und betriebliche Abläufe aufeinander abgestimmt sind. Vor allem bei Mitarbeitenden an wechselnden Einsatzorten sollten Unternehmen die tatsächlichen Arbeitsbedingungen berücksichtigen.
1. Anforderungen und Einsatzbereiche klären
Prüfen Sie zunächst, welche Beschäftigtengruppen die App benötigen. Relevante Fragen sind die Verfügbarkeit mobiler Endgeräte, die Internetabdeckung und der Bedarf an Projekt- oder Auftragsbuchungen. Definieren Sie außerdem, ob die App auf dienstlichen oder privaten Smartphones verwendet werden darf. Für private Endgeräte sollten gesonderte Nutzungs- und Sicherheitsregeln festgelegt werden („Bring-your-own-Device“).
2. Datenschutz und Betriebsrat einbeziehen
Legen Sie fest, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche Zugriffsrechte erforderlich sind. Klären Sie insbesondere, ob Standortdaten benötigt werden und ob eine GPS-Funktion deaktiviert bleiben kann. Ist ein Betriebsrat vorhanden, sollten die mitbestimmungspflichtigen Fragen vor der Einführung geregelt werden.
👉 Siehe: Betriebsrat und Zeiterfassung: Mitbestimmung, Betriebsvereinbarung und praktische Umsetzung
3. Pilotgruppe auswählen und Abläufe testen
Beginnen Sie mit einer überschaubaren Gruppe aus unterschiedlichen Einsatzbereichen. Besonders geeignet sind Mitarbeitende, die regelmäßig unterwegs sind oder an Standorten mit eingeschränkter Internetverbindung arbeiten. Testen Sie typische Buchungen, Pausen, Offline-Situationen, nachträgliche Korrekturen und die Übertragung an die zentrale Zeitwirtschaft.
4. Mitarbeitende und Führungskräfte schulen
Erklären Sie die grundlegenden Buchungsvorgänge und die korrekte Dokumentation von Pausen. Mitarbeitende sollten außerdem wissen, wie sie fehlerhafte Buchungen korrigieren und bei technischen Problemen vorgehen können. Für Führungskräfte sind insbesondere die Bearbeitung von Anträgen und die Kontrolle unvollständiger Zeitbuchungen relevant.
5. Mobile Erfassung schrittweise ausrollen
Nach dem Pilotbetrieb können weitere Teams und Standorte eingebunden werden. Unternehmen sollten dabei sicherstellen, dass alle erforderlichen Buchungen vollständig in der zentralen Zeitwirtschaft ankommen. Regelmäßige Prüfungen von Fehlbuchungen, offenen Korrekturen und Synchronisationsproblemen unterstützen einen stabilen Betrieb.
🔍 Praxisbeispiel: Mobile Zeiterfassung in einem technischen Serviceunternehmen
Ein mittelständisches Serviceunternehmen beschäftigt Mitarbeitende in der Verwaltung, in einer Werkstatt und im technischen Außendienst. Während Beschäftigte in der Verwaltung ihre Arbeitszeiten über einen Browser erfassen können, arbeiten Servicetechniker überwiegend bei Kunden vor Ort.
Bislang dokumentiert der Außendienst die täglichen Arbeitszeiten auf Stundenzetteln. Die Unterlagen werden regelmäßig an die Verwaltung übergeben und anschließend manuell in das Zeiterfassungssystem übertragen. Dabei müssen unvollständige Angaben, nachträgliche Korrekturen und unterschiedliche Auftragszuordnungen geklärt werden.
Das Unternehmen entscheidet sich deshalb, die bestehenden Erfassungswege durch eine mobile Zeiterfassungs-App zu ergänzen. Die Beschäftigten in der Verwaltung nutzen weiterhin ein Mitarbeitendenportal an ihrem PC-Arbeitsplatz während sich in der Werkstatt ein stationäres Zeiterfassungsterminal mit RFID-Leser befindet. Die Servicetechniker erhalten einen mobilen Buchungsweg über ihr Smartphone. Alle Arbeitszeitdaten laufen in der zentralen Zeitwirtschaft zusammen.
Arbeitszeiten direkt beim Einsatz erfassen
Die Servicetechniker dokumentieren Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende über die App. Sie können ihre Buchungen während des Arbeitstags vornehmen, ohne zunächst zum Unternehmensstandort zurückkehren zu müssen.
Für die interne Auftragsabrechnung werden zusätzlich Projekt- beziehungsweise Auftragszeiten erfasst. So kann das Unternehmen zwischen der gesamten Arbeitszeit einer Person und den für einzelne Kundenaufträge dokumentierten Tätigkeiten unterscheiden.
Bei Einsätzen in Gebäudeteilen ohne ausreichende Mobilfunkverbindung werden die Buchungen zunächst offline gespeichert. Die Synchronisation erfolgt, sobald das Smartphone wieder eine Internetverbindung herstellen kann.
Korrekturen und Datenschutz organisatorisch regeln
Vor der Einführung definiert das Unternehmen einen Prozess für vergessene oder fehlerhafte Buchungen. Mitarbeitende können Korrekturen beantragen, während die zuständigen Führungskräfte diese im vorgesehenen Verfahren bearbeiten.
Auf eine allgemeine GPS-Erfassung verzichtet das Unternehmen, weil die Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten und Aufträgen für den vorgesehenen Zweck ausreicht. Die Mitarbeitenden werden über die Datenverarbeitung informiert, und die zulässigen Zugriffe werden festgelegt.
Zentrale Verarbeitung statt paralleler Zeitlisten
Die Personalabteilung erhält die erfassten Arbeitszeiten zentral. Sie muss mobile Arbeitszeiten nicht mehr regelmäßig aus handschriftlichen Listen übertragen. Gleichzeitig bleiben die unterschiedlichen Arbeitsorte und die betrieblichen Anforderungen der Beschäftigtengruppen berücksichtigt.
👉 Das Beispiel zeigt, dass mobile Zeiterfassung vor allem dann organisatorische Vorteile bietet, wenn Arbeitszeitbuchungen, Korrekturen und auftragsbezogene Auswertungen in ein gemeinsames System integriert sind.
✅ Checkliste: Worauf sollten Unternehmen bei einer Zeiterfassungs-App achten?
1️⃣ Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit können dokumentiert werden
2️⃣ Pausen lassen sich entsprechend der tatsächlichen Arbeitsunterbrechungen erfassen
3️⃣ Offline-Buchungen werden zuverlässig synchronisiert
4️⃣ Nachträgliche Änderungen sind nachvollziehbar
5️⃣ Verantwortlichkeiten für Buchungskorrekturen sind definiert
6️⃣ Personenbezogene Daten werden auf das erforderliche Maß begrenzt
7️⃣ Eine GPS-Nutzung ist fachlich und datenschutzrechtlich geprüft
8️⃣ Datenschutzbeauftragte und gegebenenfalls Betriebsrat / Personalrat sind eingebunden
9️⃣ Die App ist mit der zentralen Zeitwirtschaft verbunden
🔟 Mitarbeitende kennen Buchungsabläufe und Korrekturverfahren
🤓 Fazit: Mobile Zeiterfassung verbindet Flexibilität mit rechtssicherer Dokumentation
Mobile Zeiterfassung per App ermöglicht es Unternehmen, Arbeitszeiten unabhängig vom Einsatzort zuverlässig zu dokumentieren. Besonders für Mitarbeitende im Außendienst, auf Baustellen, im Service oder im Homeoffice bietet sie eine praktische Alternative zu stationären Zeiterfassungsterminals.
Entscheidend sind eine vollständige und nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung, die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen und die Integration in bestehende Prozesse. Funktionen wie Offline-Erfassung, digitale Abwesenheitsanträge und projektbezogene Zeitbuchungen können den administrativen Aufwand zusätzlich reduzieren.
Mit der ZMI – App in Verbindung mit ZMI – Time lassen sich beispielsweise mobile Arbeitszeitbuchungen in eine zentrale Zeitwirtschaft integrieren. Unternehmen können damit unterschiedliche Erfassungswege kombinieren und gleichzeitig einheitliche Prozesse für die Verwaltung und Auswertung von Arbeitszeiten schaffen.
💡 FAQ zur zur mobilen Zeiterfassung per App
Ist die Zeiterfassung per App gesetzlich erlaubt?
Ja, Arbeitgeber dürfen Arbeitszeiten über eine Smartphone-App erfassen. Entscheidend ist, dass das System objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeitaufzeichnungen ermöglicht und die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt.
Dürfen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit mit dem privaten Smartphone erfassen?
Grundsätzlich ist das möglich. Unternehmen sollten die Nutzung privater Endgeräte jedoch ausdrücklich regeln und Datenschutz, IT-Sicherheit sowie betriebliche Voraussetzungen berücksichtigen. Eine allgemeine Verpflichtung zur Nutzung privater Smartphones ergibt sich aus der Arbeitszeiterfassungspflicht nicht.
Muss eine Zeiterfassungs-App GPS verwenden?
Nein, eine Standorterfassung ist für die allgemeine Arbeitszeitdokumentation nicht vorgeschrieben. GPS-Daten dürfen nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage und für einen erforderlichen, festgelegten Zweck verarbeitet werden.
Funktioniert mobile Zeiterfassung ohne Internet?
Ja, sofern die verwendete App eine Offline-Funktion unterstützt. Die ZMI – App kann Buchungen ohne aktive Internetverbindung zwischenspeichern und später mit dem zentralen System synchronisieren.
Ist eine Zeiterfassungs-App auch für das Homeoffice geeignet?
Ja, die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung gelten grundsätzlich unabhängig vom Arbeitsort. Eine App ermöglicht es, Beginn, Ende und Pausen auch im Homeoffice oder im Rahmen von Mobilem Arbeiten zu dokumentieren.
Kann eine Zeiterfassungs-App auch Projektzeiten erfassen?
Ja, wenn die Software diese Funktion unterstützt. Die ZMI – App ermöglicht neben der Personalzeiterfassung auch die Zuordnung von Zeiten zu Projekten und Aufträgen. Die projektbezogene Dokumentation sollte dabei von der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung unterschieden werden.
Jonathan Martin ist geschäftsführender Gesellschafter der ZMI GmbH. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit den Themen Zeiterfassung, HR-Software, Zutrittskontrolle und der Digitalisierung von Personalprozessen. In seinen Fachbeiträgen vermittelt er praxisnahe Einblicke zu aktuellen Entwicklungen, gesetzlichen Anforderungen und digitalen Lösungen für Unternehmen.
