Was ist DocuSign?
DocuSign ist die führende e-Signing-Plattform, um einfach, effizient und sicher Dokumente und Verträge elektronisch zu bearbeiten, siehe www.docusign.de
Was sind die wesentlichen Vorteile, Dokumente elektronisch zu signieren?
• Zeit: Verträge können sehr einfach und schnell mit geringem Zeitaufwand und überall von jedem Gerät mit Internetanschluss unterzeichnet werden
• Prozesskosten: kein Ausrucken/Versenden/Einscannen der Verträge notwendig
• Sicherheit: Die Plattform erfüllt die Anforderungen aus der eIDAS-Verordnung sowie zertifizierte Standards in den USA und Europa, damit Ihre Informationen geschützt, verschlüsselt und gesichert sind.
• Transparenz: einfache Nachverfolgung des aktuellen Status eines Vertrages durch alle Beteiligten
• Komfort: Einfache und anwenderfreundliche Bedienung. Der Unterzeichner wird durch den Prozess geführt
• Effizienz: Der elektronische Prozess ohne zusätzliche manuelle Schritte reduziert den administrativen Aufwand
• Umwelt: Durch den Entfall von Druck- und Versandmaterial schützen wir gemeinsam wertvolle Ressourcen.
• Kosten: das Signieren ist kostenfrei
Was ist eine elektronische Signatur?
Elektronische Signaturen oder e-Signaturen ermöglichen es, digitale Dokumente rechtsgültig zu unterschreiben und ersetzen die handschriftliche Unterschrift auf Papier. Die europäische eIDAS-Verordnung definiert die elektronische Signatur als Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.
Wofür können elektronische Signaturen eingesetzt werden?
Elektronische Signaturen können für alle Verträge, Angebote oder Schriftsätze zwischen zwei Unternehmen genutzt werden, bei denen das anzuwendende Recht US- oder EU-Recht ist, es sei denn, es ist ausdrücklich Schriftform gefordert oder vereinbart.
Sind elektronische Signaturen rechtlich bindend?
Elektronische Signaturen oder e-Signaturen mit DocuSign sind in der gesamten EU und den USA für nahezu alle geschäftlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. DocuSign erfüllt die strengen Vorschriften der sogenannten eIDAS-Verordnung in der EU und des ESIGN und Uniform Electronic Transactions Act in den USA.
Sind digitale Signaturen das Gleiche wie elektronische Signaturen?
Elektronische Signaturen oder e-Signaturen sind eine breite Kategorie von Methoden zur Unterzeichnung von Dokumenten. Eine digitale Signatur ist ein Typ der elektronischen Signatur, der eine spezifische technische Implementierung nutzt. Anbieter von digitalen Signaturen wie DocuSign erfüllen das PKI (Public Key Infrastructure)-Protokoll. Beide Signaturen, ob digital oder elektronisch, ermöglichen es, Dokumente zu signieren und den Unterzeichner zu authentifizieren. Aber der Zweck, die technische Implementierung, die Nutzung in bestimmten Regionen und die kulturelle und juristische Akzeptanz, Dokumente digital oder elektronisch zu signieren und den Unterzeichner zu authentifizieren variieren.
Bietet DocuSign ausreichend Datensicherheit?
DocuSign erfüllt die branchenführenden Best-Practices für die Sicherung der Daten und Transaktionen. Jede elektronische Signatur ist einzigartig, dokumentierbar, verschlüsselt und fälschungssicher. DocuSign stellt die Vertraulichkeit aller Transaktionen sicher und erstellt für jede abgeschlossene Transaktion ein Abschlusszertifikat, das einen umfassenden Prüf-Pfad (Audit Trail) der Unterschriftsereignisse darstellt. DocuSign ist derzeit der einzige elektronische Signatur-Anbieter mit ISO 27001-Zertifizierung. Weitere Informationen unter: www.docusign.com/how-it-works/security
Werden unterschriebene Dokumente ewig auf der DocuSign Plattform gespeichert?
14 Tage nachdem die letzte Unterschrift die Transaktion abschließt, werden die Dokumente in der DocuSign-Plattform gelöscht. Nur das Abschlusszertifikat wird für weitere 10 Jahre von DocuSign aufbewahrt.
Wo speichert DocuSign die Daten?
DocuSign hat zwei verschiedene Datenringe mit jeweils drei Rechenzentren. Einen Ring in den USA und einen in Europa mit Rechenzentren in Deutschland, Frankreich und Niederlande.
Muss man für die Unterschrift mit DocuSign Software installieren?
Zur Nutzung von DocuSign ist keine Installation zusätzlicher Software notwendig. Sie können mit einem Standard-Internet Browser (wie z.B. Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) Dokumente in DocuSign ansehen, prüfen und zeichnen. DocuSign bietet bei Bedarf auch eine mobile App an.
Welche Kosten entstehen für den Unterzeichner?
Es ist immer kostenlos, ein Dokument mit DocuSign zu signieren.
Benötige ich ein persönliches DocuSign-Konto für die Unterschrift?
Nein, Sie müssen sich nicht bei DocuSign registrieren. Die Benachrichtigung, die Sie über DocuSign erhalten, enthält einen Link zu den Dokumenten. Über den Link können Sie die Dokumente prüfen und elektronisch signieren. Wenn Sie die mobile App von DocuSign auf Ihrem Smartphone oder Tablet nutzen oder den Status aller Ihrer Transaktionen im Überblick sehen wollen, können Sie sich kostenlos bei DocuSign registrieren und ein DocuSign-Konto anlegen.
Wie muss ich mich bei DocuSign authentifizieren?
ZMI nutzt eine – durch die eIDAS-Verordnung definierte – elektronische Signatur. Bei dieser Form wird keine weitere Authentifizierung benötigt. Wenn Sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, ist keine weitere Authentifizierung notwendig.
Wie werde ich informiert, wenn ich ein Dokument unterschreiben soll?
Sie erhalten eine e-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zum Dokument und werden so zur Unterschrift aufgefordert. Mit diesem Link können Sie das Dokument öffnen, prüfen und auch elektronisch signieren.
Wie unterschreibt man mit DocuSign?
Mit DocuSign klicken Sie als Empfänger einer E-Mail-Benachrichtigung mittels eines internetfähigen Gerätes (wie Mobiltelefon, Tablet oder Computer) auf einen Link, um das Dokument zu öffnen. Tabs und einfache Erklärungen führen Sie durch den Unterschriftsprozess bis hin zur Bestätigung der elektronischen Signatur. Klicken Sie dann auf „Beenden“, um das signierte Dokument zu speichern.
Muss ich meine Unterschrift einscannen und hochladen?
Für die elektronische Unterschrift mit DocuSign wird Ihre eingescannte Unterschrift nicht benötigt. Aber wenn Sie wünschen, dass Ihre elektronische Unterschrift der handschriftlichen Unterschrift gleicht, können Sie die DocuSign-Zeichnungsfunktion nutzen oder ein Foto Ihrer Unterschrift hochladen. Normalerweise genügt es aber, Ihren Namen zu verwenden. Sie können mit DocuSign zwischen verschiedenen Schriftarten auswählen, wie Ihr Name auf dem Unterschriften-Stempel erscheinen soll.
Warum wird eine fiktive Unterschrift unter das Dokument gesetzt und nicht meine eingescannte Unterschrift?
Der Unterzeichner hat die Wahl, seine elektronische Unterschrift mit einem vorgefertigten Schriftzug aus dem DocuSign-Portfolio, mit einem Touchpen auf dem TouchScreen, oder mit einem Scan seiner handschriftlichen Unterschrift darzustellen. Die Darstellung des Unterzeichner-Namens ist in dem DocuSign-Unterschriften-Stempel im e-Signatur-Prozess der Vorstellung geschuldet, dass zu einer Unterschrift das Schriftbild des Vor- und Nachnamens gehört. Rechtlich gesehen ist aber nicht der Stempel mit der Unterschrift unter dem Dokument bindend, sondern der Klick auf „Fertigstellen“ auf der Plattform. Entscheidend ist dabei, dass DocuSign die endgültigen Dokumente und das Abschlusszertifikat zusätzlich mit einem digitalen Zertifikat signiert und somit sicherstellt, dass die Dokumente während und nach dem Unterschriftenprozess nicht verändert werden können und die Transaktion gemäß dem Prüf-Pfad stattgefunden hat.
Wie kann ich Zusätze zur Unterschrift wie i.V. oder ppa. integrieren?
Zusätze zur Unterschrift wie i.V. oder ppa. werden dem Namen hinzugefügt, d.h. man muss seinen Namen in DocuSign z.B. als „i.V. Max Mustermann“ hinterlegen bzw. bei der Unterschrift angeben.
Ich habe eine DocuSign E-Mail erhalten, aber ich bin nicht der Unterzeichner. Kann ich die Aufforderung zum Signieren zum richtigen Unterzeichner weiterleiten?
Ja, es ist möglich, die Aufforderung zum Signieren an eine andere Person weiterzuleiten, wenn Sie nicht der Unterzeichner des Vertrages sind. Wenn Sie das Dokument in DocuSign öffnen, können Sie über die Schaltfläche “Anderer Person zuweisen” die Aufforderung der richtigen Person zuweisen. Bitte leiten Sie nicht die DocuSign E-Mail-Benachrichtigung weiter, da der Empfänger der E-Mail dann über den Link in Ihrem Namen mit DocuSign signieren kann.
Wen kann ich ansprechen, wenn ich Fragen zum Inhalt des Dokumentes habe?
Bitte sprechen Sie den ZMI – Vertriebsinnendienst (Tel. +49 9704 60392-100 oder E-Mail vertrieb@zmi.de) direkt an.
Kann ich DocuSign auf meinem Smartphone oder Tablet nutzen?
Ja, jederzeit, wenn Sie Ihre E-Mails auf den Geräten empfangen können und ein Internet-Browser installiert ist. Darüber hinaus ermöglicht die DocuSign App für elektronische Signaturen den Unterzeichnern, auf einfache Art und Weise Dokumente zu signieren und den Status des Unterschriften Workflows jederzeit, von überall und auf jedem mobilen Gerät einzusehen. Die DocuSign App für elektronische Signaturen ist im Apple App Store, Google Play und Windows Store verfügbar. Das Signieren und die Nutzung der App sind kostenfrei.
Wen kann ich ansprechen, wenn ich weitere Fragen habe?
Wenn Sie weitere Fragen zum e-Signing oder zum Prozess haben, kontaktieren Sie uns gerne unter +49 9704 60392-100. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.docusign.de/produkte/elektronische-signatur/wie-funktioniert-docusign
