Zeiterfassung App vs. Desktop

Zeiterfassung – besser in der App oder am Desktop? Oder lieber beide Lösungen?

In diesem Artikel stellen wir die Möglichkeiten gegenüber und sprechen außerdem über stationäre Terminals.

Vorteile einer App für die Zeiterfassung

• Die Mitarbeiter :innen sind flexibel. Sie können ihre Arbeitszeit von überall starten und beenden.
• Die App ist für Branchen geeignet, deren Arbeitnehmer :innen keinen Computer benutzen und auch keinen festen Arbeitsort haben. Zum Beispiel die Baubranche.
• Zeiterfassungs Apps sind normalerweise sehr leicht zu bedienen. Weil man sie nur auf mobilen Endgeräten verwendet, sind die Möglichkeiten eingeschränkt. So wird die Zeiterfassung nicht zu verwirrend.
• Apps sind oft günstiger als umfängliche Systeme. Es gibt sie sogar kostenlos. Aber eine kostenlose Lösung ist nie so verlässlich wie ein System, hinter dem ein Unternehmen mit Support und Qualitätssicherung steht.

Das waren die wichtigsten Vorteile. Zeiterfassungs Apps sind also am ehesten für Unternehmen geeignet, deren Mitarbeiter :innen viel unterwegs sind und wo eine einfache App mit eingeschränkten Funktionen ausreicht.

Vorteile von Desktopanwendungen

Bei Mitarbeiter :innen im Büro funktioniert die Zeiterfassung direkt am Arbeitsgerät. Es gibt hier zwei Varianten. Entweder wird eine Software direkt auf dem Computer oder Laptop installiert oder die Anwendung funktioniert über den Browser. 

Desktoplösungen funktionieren auch im Home Office – dann braucht man die Software eben auf dem Laptop.

Die Lösungen sind sehr umfangreich und ermöglichen nicht nur einfache Zeiterfassung, sondern oft auch projektbasierte Zuteilung der Zeiten und viele andere Funktionen. Das macht Desktopanwendungen zu einem wichtigen Tool für Personaler :innen. Je umfangreicher das Tool, desto besser die Personalplanung und die Auswertungen. Und natürlich gibt es in der Regel auch ein Rechtemanagement, damit nur befugte Mitarbeiter :innen Zugriff auf sensible Daten bekommen.

App vs. Desktop: Wer braucht was?

Vergleichen wir die beiden Lösungen mal direkt. App und Desktop haben jeweils Vor- und Nachteile, was ist jetzt aber, wenn ein Unternehmen beides braucht? Auch in der Baubranche gibt es Leute, die im Büro arbeiten und es ist unpraktisch, wenn Mitarbeitende im Büro ein anderes Tool nutzen, als die Mitarbeitenden auf der Baustelle.

Deshalb unser Tipp: Sucht euch ein Zeiterfassungssystem, das sowohl Desktop- als auch mobile Anwendungen ermöglicht.

Beispiel für umfassende Lösung mit unterschiedlichen Endgeräten

ZMI – Time ist unsere Lösung zur Zeiterfassung. Das ist grundsätzlich erstmal eine Desktopanwendung. Das ist auch nötig, weil das System den Personaler :innen einen guten Überblick gibt und so viele Daten können mobil gar nicht ausgewertet und bearbeitet werden. Da sind zum Beispiel ein Schichtplaner, Urlaubsplaner und Personaleinsatzplanung mit dabei. Und es gibt direkte Schnittstellen zu DATEV, Lohn- und Gehaltssystemen und ERP-Systemen. Das System ist ziemlich umfangreich und Personaler können das Tool umfassend nutzen.

Für die Arbeitnehmenden, die das Tool benutzen sollen, gibt es dann eine andere Benutzeroberfläche. Die Ansicht ist abgespeckter und völlig selbsterklärend. Meistens muss man nur Beginn und Ende der Arbeitszeit aufzeichnen und wenn man Pausen macht.

Und was ist jetzt mit den Leuten, die nicht im Büro sind? Für die gibt es eine ZMI App. Die ist natürlich mit dem Gesamtsystem verbunden und bietet eine möglichst einfache Benutzeroberfläche. Jedes Unternehmen kann so selbst entscheiden, welche Mitarbeitenden ihre Zeiten am Computer oder Laptop erfassen und wer eine mobile Anwendung braucht. Natürlich geht auch beides.

Stationäre Terminals

Wenn ein Unternehmen nur stationäre Terminals verwendet, ist natürlich kein Home Office mehr möglich. Aber zum Beispiel bei Produktionsbetrieben macht ein Terminal oft am meisten Sinn. Da haben die Mitarbeitenden ja keinen Computer und dann starten und beenden sie ihre Arbeitszeit am besten an einem fest installierten Terminal.

Mit ZMI – Time können alle drei Varianten verwendet werden. Die Software ist für viele Endgeräte optimiert. Und alle Daten laufen in einem zentralen System zusammen.