Was sind Schwellenwerte?
Schwellenwerte im arbeitsrechtlichen Kontext bezeichnen bestimmte Grenzwerte bei der Anzahl von Beschäftigten, ab deren Erreichen für Arbeitgeber zusätzliche gesetzliche Pflichten oder Rechte gelten. Der Gesetzgeber knüpft viele Regelungen an solche Mitarbeiterzahlen, um den Schutz der Beschäftigten zu gewährleisten, ohne kleinere Betriebe unverhältnismäßig zu belasten. Für Arbeitgeber bedeutet dies: Mit wachsender Belegschaft können neue Mitbestimmungsrechte, Arbeitsschutzpflichten oder andere Vorgaben greifen. Daher ist es wichtig, einen Überblick über die relevanten Schwellenwerte zu haben und das Erreichen dieser Größenordnungen im Auge zu behalten. Im Folgenden werden zwei zentrale Kriterien erläutert, die bei der Bewertung solcher Schwellenwerte von Bedeutung sind, und es wird dargelegt, warum sie für die Praxis wichtig sind.
Betrieb oder Unternehmen – Geltungsbereich des Schwellenwerts
Arbeitsrechtliche Schwellenwerte können sich entweder auf den einzelnen Betrieb oder auf das gesamte Unternehmen beziehen. Diese Unterscheidung ist entscheidend: Ein Betrieb ist die organisatorische Einheit, in der die Geschäftsentscheidungen praktisch umgesetzt werden (z. B. eine Filiale oder Niederlassung), während das Unternehmen das übergeordnete Gebilde darstellt, in dem strategische Entscheidungen getroffen werden. Oft bestehen größere Unternehmen aus mehreren Betrieben.
Je nach Gesetz werden Schwellenwerte unterschiedlich bemessen: Einige Regelungen beziehen die Mitarbeiterzahl des gesamten Unternehmens ein, andere stellen ausschließlich auf die Beschäftigten eines einzelnen Betriebs ab. Ist im Gesetz von „Arbeitgeber“ die Rede, ist damit in der Regel das Unternehmen als Ganzes gemeint.
Warum ist das wichtig?
Weil es darüber entscheidet, wie die Belegschaft gezählt wird. Werden Schwellenwerte unternehmensweit betrachtet, müssen alle Beschäftigten aller Standorte zusammengerechnet werden. Das bedeutet, dass ein Unternehmen mit mehreren kleinen Niederlassungen eine bestimmte Pflicht erfüllen muss, sobald insgesamt die Mitarbeiterzahl überschritten wird – auch wenn keiner der einzelnen Betriebe für sich genommen so groß ist. Umgekehrt gelten betriebsbezogene Schwellenwerte jeweils separat pro Standort. Ein Arbeitgeber mit mehreren kleinen Betrieben könnte unter Umständen unter den Grenzwerten bleiben und bestimmte Verpflichtungen vermeiden, solange keiner der Betriebe die relevante Größe erreicht. Für die Praxis heißt das: Bei gesetzlichen Pflichten muss klar sein, ob auf die Größe des einzelnen Betriebs oder des gesamten Unternehmens abgestellt wird, um die richtige Mitarbeiterzahl zu ermitteln. Beispielsweise bezieht das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) viele Mitbestimmungsrechte auf den Betrieb, während etwa die Pflichtquote zur Beschäftigung Schwerbehinderter unternehmensweit berechnet wird (siehe Tabelle unten).
Betrachtungszeitraum vs. Stichtag – wie wird die Mitarbeiterzahl gezählt?
Ein weiteres Kriterium ist, wann und wie die Beschäftigtenzahl für einen Schwellenwert ermittelt wird: Betrachtet man einen längeren Zeitraum oder einen bestimmten Stichtag? Die meisten Gesetze knüpfen an die regelmäßig beschäftigte Mitarbeiterzahl an – das heißt, es kommt auf den üblichen, durchschnittlichen Personalstand an, nicht auf Momentaufnahmen. Formulierungen wie „in der Regel mehr als X Arbeitnehmer beschäftigt“ deuten darauf hin, dass ein Durchschnitt bzw. eine regelmäßige Personalstärke gemeint ist. Nur in wenigen Fällen wird explizit auf einen bestimmten Stichtag abgestellt.
Warum ist das relevant?
Wenn ein Schwellenwert als „in der Regel X Beschäftigte“ definiert ist, schützt dies vor zufälligen Schwankungen: Kurzfristige Über- oder Unterschreitungen an einzelnen Tagen bleiben ohne Auswirkung. Entscheidend ist, wie viele Arbeitnehmer typischerweise beschäftigt werden. So gilt z. B. das Kündigungsschutzgesetz nur, wenn dauerhaft mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigt sind – eine vorübergehende Unterschreitung würde die einmal erreichte Anwendung nicht sofort entfallen lassen. Umgekehrt kann ein Arbeitgeber nicht allein dadurch Pflichten umgehen, dass er z. B. zum Stichtag kurzzeitig weniger Personal beschäftigt, wenn sonst regelmäßig mehr Personen tätig sind. Bei Schwellenwerten, die auf Jahresdurchschnitte abstellen, wie etwa der Pflicht zur Beschäftigung Schwerbehinderter, wird die Mitarbeiterzahl über das Jahr gemittelt und z. B. für die Meldung zum 31. März des Folgejahres herangezogen (jährliche durchschnittliche Beschäftigtenzahl).
Zusätzlich unterscheiden manche Gesetze, welche Personen mitzählen: Vollzeitkräfte zählen voll, Teilzeitkräfte anteilig entsprechend ihrer Arbeitszeit (z. B. halbtags = Faktor 0,5). Auch Leiharbeitnehmer werden oft berücksichtigt, wenn sie länger als sechs Monate im Einsatz sind. Diese Regeln stellen sicher, dass die Berechnung der „regelmäßigen“ Belegschaft realistisch erfolgt. Insgesamt ist die Berücksichtigung des Betrachtungszeitraums oder eines Stichtags wichtig, um Planungssicherheit zu haben: Arbeitgeber sollten frühzeitig erkennen, wann sie dabei sind, einen Schwellenwert dauerhaft zu überschreiten, und sich auf die dann greifenden Pflichten vorbereiten.
Übersicht: Wichtige Schwellenwerte im deutschen Arbeitsrecht
In der folgenden Tabelle sind einige der wichtigsten Schwellenwerte und die damit verbundenen Regelungen im deutschen Arbeitsrecht zusammengefasst. Die Tabelle zeigt jeweils die Mindestanzahl von Beschäftigten, ab der eine Regelung greift, welche Verpflichtung dann entsteht, die gesetzliche Grundlage sowie ob die Mitarbeiterzahl pro Betrieb oder pro Unternehmen zu ermitteln ist. Außerdem wird angegeben, ob auf die regelmäßige Beschäftigtenzahl (Betrachtungszeitraum) oder einen Stichtag abgestellt wird, und es werden Hinweise für die Praxis gegeben.
Hinweis: Teilzeitkräfte werden je nach Gesetz meist anteilig gezählt, Auszubildende und längerfristig ausgeliehene Leiharbeitnehmer werden in vielen Fällen mitgezählt (siehe Hinweise).
| Mindestanzahl Beschäftigter | Regelung/Pflicht | Geltende Rechtsnorm | Gilt für | Betrachtungszeitraum oder Stichtag | Branchenübliche Hinweise / Ergänzungen |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 (ständige wahlberechtigte Arbeitnehmer) | Betriebsrat: Wahl einer Arbeitnehmervertretung im Betrieb möglich (1 Mitglied bei 5-20 Beschäftigten) | Betriebsverfassungsgesetz, § 1 Abs.1; § 9 BetrVG | Betrieb | in der Regel (dauerhaft ≥5) | Mind. 3 der 5 müssen wählbar (nicht leitend, >18 J.) sein; gilt nicht für leitende Angestellte (diese haben eigene Vertretung, s.u.) |
| 5 Arbeitnehmer < 18 J. (oder Azubis < 25 J.) | Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV): Wahl einer Vertretung der jugendlichen Beschäftigten/Auszubildenden | Betriebsverfassungsgesetz, § 60 Abs.1 BetrVG | Betrieb | in der Regel (ständig ≥5 Azubis/Jugendliche) | Nur möglich, wenn bereits ein Betriebsrat im Betrieb besteht |
| 5 schwerbehinderte Beschäftigte | Schwerbehindertenvertretung: Wahl einer Vertrauensperson der Schwerbehinderten im Betrieb | SGB IX, § 177 Abs.1 | Betrieb | in der Regel (ständig ≥5 Schwerbeh.) | Betrifft Betriebe, in denen mind. 5 schwerbehinderte Menschen nicht nur vorübergehend beschäftigt sind |
| 10 leitende Angestellte | Sprecherausschuss: Wahl einer Vertretung der leitenden Angestellten (Management) | Sprecherausschussgesetz, § 1 SprAuG | Betrieb1 | in der Regel (dauerhaft ≥10) | Gilt für leitende Angestellte, die von der normalen Betriebsratsvertretung ausgenommen sind. Ausschuss besteht zunächst aus 1 Mitglied. |
| > 10 Beschäftigte (mehr als 10) | Allgemeiner Kündigungsschutz: Kündigungsschutzgesetz (KSchG) voll anwendbar; Entlassungen müssen sozial gerechtfertigt sein | Kündigungsschutzgesetz, § 23 Abs.1 KSchG | Betrieb | in der Regel (>10 regelmäßig Beschäftigte) | Teilzeitkräfte werden anteilig gezählt (z. B. 0,5 bei ≤20 Wochenstunden); Leiharbeitnehmer >6 Monate werden mitgezählt. (<5 Altbeschäftigte vor 2004 genießen ggf. Bestandschutz) |
| ≥ 15 Beschäftigte (Unternehmen) | Teilzeit-Anspruch: Recht der Arbeitnehmer auf Verringerung der Arbeitszeit (Dauerarbeitsplatz) | Teilzeit- und Befristungsgesetz, § 8 Abs.7 TzBfG | Unternehmen | in der Regel (>15 regelmäßig) | Arbeitgeber kann Teilzeitwunsch nur bei dringenden betrieblichen Gründen ablehnen; Schwelle gilt auch für Anspruch auf Teilzeit während Elternzeit (BEEG). |
| ≥ 15 Beschäftigte (Unternehmen) | Pflegezeit: Anspruch auf bis zu 6 Monate unbezahlte Freistellung zur Pflege eines nahen Angehörigen | Pflegezeitgesetz, § 3 Abs.1 PflegeZG | Unternehmen | in der Regel (>15 regelmäßig) | Gilt für Pflege eines pflegebedürftigen Angehörigen in häuslicher Umgebung; Arbeitgeber <16 Beschäftigte sind von der Pflicht zur Gewährung ausgenommen. |
| ≥ 20 Arbeitsplätze (Unternehmen) | Beschäftigung Schwerbehinderter / Ausgleichsabgabe: Beschäftigungspflicht für 5 % der Arbeitsplätze mit Schwerbehinderten, sonst Ausgleichsabgabe | SGB IX, § 154 Abs.1; § 160 SGB IX | Unternehmen | Jahresdurchschnitt (über Kalenderjahr) | Ab 20 Arbeitsplätzen mindestens ein Schwerbehinderter; Quote steigt staffelweise (z. B. 2 bei ≥40 Beschäftigten). Behörde erhebt jährliche Ausgleichsabgabe, Berechnung erfolgt zum 31. März für Vorjahr. |
| ≥ 20 Beschäftigte (Betrieb) | Datenschutzbeauftragter: Pflicht zur Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten, wenn regelmäßig ≥20 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind | Bundesdatenschutzgesetz, § 38 Abs.1 BDSG | Betrieb | in der Regel (regelmäßig ≥20) | Gilt branchenübergreifend, wenn interne Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt. Schwelle entfällt, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist (dann DSB schon ab 1 Person). |
| > 20 Beschäftigte (Betrieb) | Erweiterte Mitbestimmung des Betriebsrats: Arbeitgeber muss Betriebsrat vor jeder Einstellung, Versetzung, Eingruppierung etc. beteiligen und dessen Zustimmung einholen; bei Betriebsänderungen Anspruch auf Verhandlungen über Interessenausgleich/Sozialplan | Betriebsverfassungsgesetz, §§ 99, 111 BetrVG | Betrieb | in der Regel (>20 regelmäßig) | Diese Rechte greifen nur, wenn im Betrieb ein Betriebsrat existiert. Unterhalb der Schwelle hat der Betriebsrat weniger Mitspracherechte bei personellen Einzelmaßnahmen. |
| ≥ 20 Beschäftigte (Betrieb) | Arbeitsschutz-Ausschuss (ASA): Einrichtung eines Arbeitsschutzausschusses aus Arbeitgeber-, Betriebsrats- und Fachkraft-Vertretern | Arbeitssicherheitsgesetz, § 11 ASiG | Betrieb | in der Regel (ständig >20) | Ausschuss für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz; zudem müssen i. d. R. Sicherheitsbeauftragte bestellt werden (Vorschrift der Berufsgenossenschaften). |
| ≥ 25 Beschäftigte (Unternehmen) | Familienpflegezeit: Anspruch auf bis zu 24 Monate teilweise Freistellung (mit mind. 15 Wochenstunden Arbeitszeit) zur Pflege eines Angehörigen | Familienpflegezeitgesetz, § 2 Abs.1 FPfZG | Unternehmen | in der Regel (>25 regelmäßig) | Kombination aus Teilzeitarbeit und Pflege von Angehörigen über längeren Zeitraum („Familienpflege“). Arbeitgeber <26 Beschäftigte sind von der gesetzlichen Verpflichtung ausgenommen. |
| ≥ 50 Beschäftigte (Unternehmen) | Interne Meldestelle („Whistleblower“): Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber (Whistleblower) | Hinweisgeberschutzgesetz, § 12 Abs.2 HinSchG | Unternehmen | Stichtag: sobald Schwellenwert erreicht (dauerhafte Überschreitung) | Betrifft Unternehmen aller Branchen ab 50 Mitarbeitern. Meldestelle zum Schutz hinweisgebender Personen; unter 50 freiwillig möglich, aber nicht Pflicht. |
| > 100 Beschäftigte (Unternehmen) | Wirtschaftsausschuss: Einrichtung eines Wirtschaftsausschusses zur Beratung wirtschaftlicher Angelegenheiten mit dem Betriebsrat | Betriebsverfassungsgesetz, § 106 Abs.1 BetrVG | Unternehmen | in der Regel (>100 regelmäßig) | Gilt, wenn im Unternehmen ein Gesamtbetriebsrat besteht. Der Wirtschaftsausschuss dient dem Informationsaustausch über wirtschaftliche Lage/Planung. |
| > 200 Beschäftigte (Betrieb) | Entgelttransparenz-Auskunft: Individueller Auskunftsanspruch der Beschäftigten über Gehaltsgleichheit (Median-Vergleich) | Entgelttransparenzgesetz, § 12 Abs.1, § 10 EntgTranspG | Betrieb (oder Dienststelle) | in der Regel (>200 regelmäßig) | Gilt in Betrieben/Dienststellen ab 201 Beschäftigten. Mitarbeiter können Auskunft über das Medianentgelt vergleichbarer Kollegen des anderen Geschlechts verlangen. Betrifft Arbeitgeber mit >200 Beschäftigten pro Betriebsstätte. |
| ≥ 500 Beschäftigte (Unternehmen) | Drittelbeteiligung im Aufsichtsrat: Arbeitnehmervertretung zu 1/3 im Aufsichtsrat gesetzlich vorgeschrieben | Drittelbeteiligungsgesetz, § 1 DrittelbG | Unternehmen (Kapitalgesellschaft) | in der Regel (>500 regelmäßig) | Gilt für Unternehmen in der Rechtsform AG, GmbH u.a. (keine Anwendung z. B. bei Familiengesellschaften mit >50 % Familienbesitz). Schwellenwert schließt leitende Angestellte aus der Zählung aus. |
| > 2000 Beschäftigte (Unternehmen) | Paritätische Mitbestimmung: Aufsichtsrat muss zu gleichen Teilen mit Arbeitnehmer- und Anteilseigner-Vertretern besetzt sein | Mitbestimmungsgesetz 1976, § 1 Abs.1 Nr.2 MitbestG | Unternehmen (Kapitalgesellschaft) | in der Regel (>2000 regelmäßig) | Gilt für große Kapitalgesellschaften (>2000 inländische Arbeitnehmer). Leiharbeitnehmer >6 Monate zählen mit. Viele Konzerne umgehen diese Pflicht durch Rechtsformwahl (SE) – in der Praxis zu beachten. |
1 Sprecherausschüsse können in einzelnen Betrieben oder unternehmensweit gebildet werden, sofern insgesamt mindestens 10 leitende Angestellte vorhanden sind.
Warum diese Schwellenwerte für Arbeitgeber wichtig sind
Je nach Mitarbeiterzahl ändern sich die Rechtsansprüche von Beschäftigten und die organisatorischen Pflichten des Arbeitgebers erheblich. Beispielsweise muss ein Arbeitgeber ab einer bestimmten Größe einen Betriebsrat und ggf. weitere Gremien einbinden, er unterliegt dann dem strengen Kündigungsschutz für seine Arbeitnehmer oder muss eine gewisse Anzahl schwerbehinderter Personen beschäftigen bzw. Ausgleichsabgaben zahlen. Überschreitet ein Unternehmen einen Schwellenwert unwissentlich und kommt neuen Pflichten nicht nach, drohen rechtliche Konsequenzen – von unwirksamen Kündigungen bis zu Bußgeldern. Deshalb sollten Unternehmen ihre Personalentwicklung im Blick behalten und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, wenn sich abzeichnet, dass ein relevanter Schwellenwert erreicht wird. Eine vorausschauende Personalplanung und interne Überprüfung kann sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden und Überraschungen vermieden werden. So ist der Betrieb für Wachstum gerüstet und bleibt gleichzeitig rechtskonform.
Digitale Unterstützung durch die Zeiterfassungslösungen von ZMI
Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Schwellenwerte erfordert eine präzise Übersicht über die Anzahl regelmäßig beschäftigter Mitarbeitender – insbesondere, wenn Teilzeitkräfte, Auszubildende oder Leiharbeitnehmer korrekt berücksichtigt werden müssen. Die Zeiterfassungslösungen von ZMI unterstützen Unternehmen dabei, ihre Personalstruktur transparent und regelkonform abzubilden. Durch automatisierte Arbeitszeiterfassung, flexible Reportingfunktionen und integrationsfähige Auswertungen können Personalleitungen zuverlässig nachvollziehen, ob relevante Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden. So lassen sich gesetzliche Verpflichtungen rechtzeitig erkennen und mit minimalem Verwaltungsaufwand erfüllen – unabhängig davon, ob die Daten für den Betrieb oder das Unternehmen als Ganzes benötigt werden.