KI in der Zeiterfassung
Darum geht’s:
- wie KI die Zeiterfassung und Personalplanung sinnvoll ergänzen kann
- COMING SOON: 3 KI-Funktionen von ZMI
- wie Berechtigungen, Freigaben und menschliche Kontrolle den KI-Einsatz steuern
- welche Rolle Datenschutz, EU AI Act und betriebliche Mitbestimmung spielen
- worauf Unternehmen bei der Einführung von KI in der Zeitwirtschaft achten sollten
Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in HR-Software und eröffnet auch für die Zeiterfassung neue Einsatzmöglichkeiten. Dabei geht es nicht darum, bewährte Prozesse vollständig durch KI zu ersetzen. Interessant sind vor allem Funktionen, die Mitarbeitende und HR-Verantwortliche bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen, Informationen schneller zugänglich machen oder vorhandene Daten für Planung und Auswertungen nutzbar machen.
Gerade in der Zeitwirtschaft ist der Einsatz von KI jedoch eng mit Fragen zu Datenschutz, Berechtigungen und betrieblicher Mitbestimmung verbunden. Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubskonten sind personenbezogene Beschäftigtendaten. Unternehmen sollten deshalb nicht nur betrachten, was eine KI technisch leisten kann, sondern ebenso, auf welche Daten sie zugreift, welche Aktionen sie ausführen darf und wie die menschliche Kontrolle sichergestellt wird.
📣 Vor diesem Hintergrund wird ZMI in Kürze verschiedene KI-Funktionen für die Zeitwirtschaft veröffentlichen. Hierzu zählen der ZMI – Chatbot, der ZMI – Assistant sowie eine KI-Abwesenheitsprognose. Sie dienen in diesem Beitrag als konkrete Beispiele dafür, wie KI künftig unterschiedliche Aufgaben in der Zeiterfassung und Personalplanung unterstützen kann. Mehr erfahren.
🤝 Wie kann KI die Zeiterfassung unterstützen?
Die drei neuen Funktionen setzen an unterschiedlichen Aufgaben an. Der Chatbot macht Wissen über die Software direkt zugänglich. Der Assistant arbeitet innerhalb vorhandener Berechtigungen mit Unternehmensdaten. Die Abwesenheitsprognose führt vorhandene und prognostizierte Fehlzeiten zu einer Einschätzung des Besetzungsrisikos zusammen.
ZMI – Chatbot: Fragen zur Anwendung direkt beantworten
Der ZMI – Chatbot beantwortet Fragen zur Bedienung der Software in natürlicher Sprache. Statt in Handbüchern nach einzelnen Begriffen zu suchen, können Anwender beispielsweise fragen, wie ein Buchungsfehler korrigiert oder ein Feiertag hinterlegt wird. Die Antwort erfolgt als konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Menüpfaden.
Als Wissensbasis dienen die ZMI-Handbücher und FAQ-Einträge. Wird diese Dokumentation aktualisiert, wird auch die Wissensbasis des Chatbots mit den neuen Versionen fortgeschrieben. Damit unterscheidet sich dieser Ansatz von einem allgemeinen KI-Chatbot: Im Mittelpunkt steht abgegrenztes Produktwissen.
👉 Für HR-Abteilungen ist das vor allem bei wiederkehrenden Bedienungsfragen relevant. Die KI übernimmt dabei keine Personalentscheidung und verändert keine Zeitwirtschaftsdaten. Sie macht vorhandenes Wissen schneller zugänglich.
ZMI – Assistant: Daten abfragen und Aufgaben ausführen
Der ZMI – Assistant geht einen Schritt weiter. Während der Chatbot Produktwissen bereitstellt, ist der Assistant als KI-Agent mit Zugriff auf ZMI-Funktionen konzipiert. Dadurch kann er innerhalb der jeweiligen Berechtigungen mit konkreten Daten arbeiten.
Anwendungsfälle sind beispielsweise Fragen zum Resturlaub oder zu Abwesenheiten einer Abteilung. Auch CSV-Exporte oder die Suche nach bestimmten Qualifikationen an einem Standort sind möglich.
Ein zentraler Punkt ist das Berechtigungskonzept. Der Assistant kann nur auf Informationen zugreifen, für die die angemeldete Person ohnehin berechtigt ist. Datenzugriffe werden zudem im Verlauf sichtbar.
Für schreibende Aktionen ist ein zusätzlicher Kontrollschritt vorgesehen. Soll der Assistant beispielsweise für mehrere Mitarbeitende eine bestimmte Buchung eintragen, zeigt er zunächst eine Vorschau der Änderungen an. Erst nach ausdrücklicher Bestätigung werden die Daten tatsächlich geschrieben.
👉 Damit bleibt die Freigabe bei der verantwortlichen Person. Gerade bei KI-Funktionen mit direktem Datenzugriff ist diese Trennung zwischen vorbereitender Unterstützung und tatsächlicher Änderung von Daten relevant.
KI-Abwesenheitsprognose: Unterbesetzungsrisiken früher erkennen
Das dritte Anwendungsfeld betrifft die Personalplanung. Die KI-Abwesenheitsprognose zeigt für einzelne Tage an, wie hoch das Risiko einer Unterbesetzung innerhalb einer Organisationseinheit ist. Ein Ampelsystem kennzeichnet das Risiko mit Grün für gering, Gelb für erhöht und Rot für hoch.
In die Bewertung fließen bereits genehmigte Urlaube und Fehltage sowie beantragte, noch offene Urlaube ein. Ergänzt werden diese Daten um eine Prognose ungeplanter Ausfälle. Diese Prognose basiert auf aggregierten und anonymisierten Daten. Einzelprofile oder Bewertungen bestimmter Mitarbeitender sind nicht vorgesehen.
Die Ampel wird an zwei Stellen sichtbar: unmittelbar beim Urlaubsantrag im Employee Self Service (mehr dazu) sowie als Monatsansicht im Schicht- und Urlaubsplaner. Führungskräfte können dadurch geplante Abwesenheiten und das prognostizierte Besetzungsrisiko gemeinsam betrachten.
🚨 Wichtig ist die Abgrenzung: Die Prognose dient als Planungshilfe. Sie sagt nicht voraus, welche konkrete Person ausfallen wird. Das Risiko wird für die Organisationseinheit betrachtet, nicht das individuelle Verhalten einzelner Mitarbeitender.
⚠️ Warum Datenschutz bei KI in der Zeitwirtschaft besonders wichtig ist
Zeitwirtschaftssysteme enthalten personenbezogene Daten mit engem Bezug zum Arbeitsverhältnis. Dazu gehören Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Urlaubskonten, Abwesenheiten und je nach System weitere Personaldaten. Sobald KI auf solche Daten zugreift, müssen Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriffsrechte und technische Verarbeitung ebenso geprüft werden wie bei anderen Verarbeitungsvorgängen.
Die DSGVO enthält dabei keine generelle Sonderregel, nach der KI in der Zeiterfassung erlaubt oder verboten wäre. Entscheidend ist die konkrete Verarbeitung. Führt eine Verarbeitung insbesondere unter Einsatz neuer Technologien voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, verlangt Art. 35 DSGVO vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
👉 Für die ZMI KI-Funktionen stehen drei zentrale Leitplanken im Fokus: Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU, die Funktionen sind auf die Anforderungen von DSGVO und AI Act ausgerichtet und die Prognose ungeplanter Ausfälle basiert auf aggregierten und anonymisierten Daten.
📜 Welche Rolle spielt der EU AI Act?
Seit dem 2. August 2026 gilt die EU-KI-Verordnung grundsätzlich. Einzelne Vorschriften gelten bereits seit 2025, für bestimmte Regelungsbereiche bestehen abweichende Übergangsfristen. Unternehmen sollten deshalb nicht allein prüfen, ob eine Funktion KI verwendet, sondern wofür das konkrete KI-System eingesetzt wird.
Für HR ist diese Unterscheidung besonders relevant. Anhang III des AI Act erfasst unter bestimmten Voraussetzungen KI-Systeme im Bereich Beschäftigung und Personalmanagement, beispielsweise Systeme zur Personalauswahl sowie bestimmte Systeme, die Aufgaben anhand individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale zuweisen oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen und bewerten. Nicht jede KI-Funktion innerhalb einer HR-Software ist deshalb automatisch ein Hochrisiko-KI-System. Maßgeblich sind Zweck und konkrete Verwendung.
👉 Ein Chatbot zur Erklärung von Softwarefunktionen ist daher regulatorisch anders einzuordnen als eine KI, die Beschäftigte bewertet oder Personalentscheidungen beeinflusst. Genau diese funktionale Abgrenzung sollte Teil der Einführung sein.
🔍 KI in der Zeiterfassung und Betriebsrat: Was ist zu beachten?
Neben Datenschutz und AI Act spielt die betriebliche Mitbestimmung eine wichtige Rolle. § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG nennt den Einsatz von Künstlicher Intelligenz ausdrücklich bei der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen. Der Betriebsrat ist darüber rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten.
Hinzu können Mitbestimmungsrechte nach § 87 BetrVG kommen. Besonders relevant ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu überwachen. Auch Fragen zu Arbeitszeit und Urlaubsgrundsätzen sind in § 87 Abs. 1 ausdrücklich geregelt. Welche Beteiligungsrechte konkret greifen, hängt von Funktion und betrieblicher Ausgestaltung ab.
Das Betriebsverfassungsgesetz berücksichtigt KI darüber hinaus ausdrücklich bei der Hinzuziehung von Sachverständigen. Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen nach § 80 Abs. 3 BetrVG insoweit als erforderlich.
👉 Für die Praxis spricht deshalb viel dafür, die Arbeitnehmervertretung nicht erst unmittelbar vor der technischen Einführung einzubeziehen. Eine nachvollziehbare Beschreibung von Datenquellen, Berechtigungen, Verarbeitungszwecken und Kontrollmechanismen erleichtert die gemeinsame Bewertung.
✅ Was Unternehmen vor der Einführung von KI in der Zeiterfassung vorbereiten können
Unternehmen müssen nicht warten, bis konkrete KI-Funktionen bereitstehen. Datenschutz, Governance und Berechtigungen lassen sich bereits vor einer Einführung anhand einer Checkliste für HR und IT überprüfen:
🔵 Konkrete Anwendungsfälle definieren und von allgemeinen KI-Wünschen trennen.
🔵 Festlegen, welche personenbezogenen Daten für den jeweiligen Anwendungsfall tatsächlich erforderlich sind.
🔵 Rechtsgrundlagen und Datenschutzinformationen für die geplante Verarbeitung prüfen.
🔵 Prüfen, ob nach Art. 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.
🔵 Betriebsrat oder andere zuständige Arbeitnehmervertretungen frühzeitig einbeziehen.
🔵 Rollen und Berechtigungskonzepte für Self-Service- und HR-Funktionen überprüfen.
🔵 Schreibende KI-Aktionen mit Freigabe- und Kontrollmechanismen versehen.
🔵 Interne Regeln zur zulässigen Nutzung von KI erstellen oder bestehende KI-Richtlinien ergänzen.
🔵 Zuständigkeiten für Fehler, Freigaben und die Kontrolle von KI-Ergebnissen festlegen.
🔵 Beschäftigte passend zum jeweiligen Einsatzgebiet für den Umgang mit KI-Funktionen qualifizieren.
Der letzte Punkt gewinnt auch regulatorisch an Bedeutung. Art. 4 des AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz der mit Betrieb und Nutzung befassten Personen zu treffen.
👉 Diese Vorschrift gilt bereits seit dem 2. Februar 2025.
🤓 Fazit: KI unterstützt die Zeitwirtschaft, Verantwortung bleibt beim Unternehmen
KI kann die Zeiterfassung an mehreren Stellen sinnvoll ergänzen: Sie kann Produktwissen leichter zugänglich machen, administrative Aufgaben unterstützen und vorhandene Daten für die Personalplanung nutzbar machen. Entscheidend ist dabei, dass Berechtigungen, Datenzugriffe und Freigaben klar geregelt bleiben.
Gerade in der Zeitwirtschaft sollte deshalb nicht die Frage im Mittelpunkt stehen, wie möglichst viel mit KI automatisiert werden kann. Wichtiger ist, für welche Aufgaben KI einen konkreten Nutzen bietet und welche Daten dafür tatsächlich erforderlich sind. Datenschutz, AI Act und betriebliche Mitbestimmung gehören damit von Beginn an zur Einführung.
👉 Mit ZMI – Chatbot, ZMI – Assistant und der KI-Abwesenheitsprognose adressiert ZMI drei unterschiedliche Anwendungsfelder. Sie zeigen, wie sich Wissenszugriff, administrative Unterstützung und vorausschauende Planung in bestehende Prozesse der Zeitwirtschaft integrieren lassen.
💡 FAQ: KI in der Zeiterfassung
Ist KI in der Zeiterfassung DSGVO-konform möglich?
Ja, die DSGVO verbietet den Einsatz von KI in der Zeiterfassung nicht grundsätzlich. Unternehmen müssen jedoch für den jeweiligen Anwendungsfall unter anderem Rechtsgrundlage, Zweck, Datenminimierung, Zugriffsrechte und technische Verarbeitung prüfen. Bei voraussichtlich hohem Risiko kann nach Art. 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein.
Was ist der Unterschied zwischen einem Chatbot und einem KI-Assistenten in HR-Software?
Ein Chatbot kann auf eine definierte Wissensbasis zugreifen und beispielsweise Fragen zur Bedienung einer Software beantworten. Ein KI-Assistent kann darüber hinaus mit freigegebenen Unternehmensdaten und Funktionen arbeiten. Der ZMI – Assistant ermöglicht beispielsweise Abfragen und Exporte sowie nach ausdrücklicher Freigabe auch schreibende Aktionen.
Kann eine KI-Abwesenheitsprognose einzelne Mitarbeitende bewerten?
Das hängt von der konkreten technischen Ausgestaltung ab. Die KI-Abwesenheitsprognose von ZMI erstellt keine Einzelprofile. Die Prognose ungeplanter Ausfälle basiert auf aggregierten und anonymisierten Daten und stellt das Besetzungsrisiko einer Organisationseinheit dar.
Muss der Betriebsrat bei KI-Funktionen in der Zeiterfassung beteiligt werden?
Je nach Einsatz können unterschiedliche Beteiligungsrechte greifen. § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG nennt KI ausdrücklich bei der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen. Bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung kann außerdem § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG relevant sein. Die konkrete Beteiligung ist daher anhand des jeweiligen Einsatzfalls zu prüfen.
Jonathan Martin ist geschäftsführender Gesellschafter der ZMI GmbH. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit den Themen Zeiterfassung, HR-Software, Zutrittskontrolle und der Digitalisierung von Personalprozessen. In seinen Fachbeiträgen vermittelt er praxisnahe Einblicke zu aktuellen Entwicklungen, gesetzlichen Anforderungen und digitalen Lösungen für Unternehmen.
