Viele Unternehmen haben ihre Zeiterfassung bereits digitalisiert. Mitarbeitende erfassen Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen oder Projektzeiten über Terminal, App oder am PC-Arbeitsplatz. Mehr zum Thema Zeiterfassung.
Gleichzeitig läuft der Krankmeldeprozess häufig noch separat:
👉 Beschäftigte melden sich telefonisch, per E-Mail oder über Messenger krank,
👉 HR oder das externe Lohnbüro fragt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab,
👉 Führungskräfte werden manuell informiert
👉 und die Abwesenheit wird später in Zeitkonto oder Lohnabrechnung nachgetragen.
Damit ist zwar ein Teilprozess digital, aber der Gesamtprozess Zeiterfassung und Krankmeldung bleibt fehleranfällig. Die Zeiterfassung bildet Anwesenheiten und Arbeitszeiten ab, die Krankmeldung erzeugt Abwesenheiten und die eAU liefert den digitalen Nachweis. Werden diese Bereiche getrennt geführt, entstehen Medienbrüche, doppelte Eingaben und unklare Statusinformationen.
✅ Die bessere Lösung ist ein integrierter Prozess: Zeiterfassung, Krankmeldung (eAU), Anwesenheiten, Abwesenheiten, Zeitkonten und Abrechnung werden zentral gesteuert. So entsteht eine durchgängige Zeitwirtschaft, die HR entlastet, Führungskräften bessere Transparenz bietet und Mitarbeitenden klare Prozesse ermöglicht.
⚠️ Warum Anwesenheiten und Abwesenheiten gemeinsam betrachtet werden sollten
Zeiterfassung wird häufig primär als Anwesenheitsprozess verstanden. Mitarbeitende buchen Kommen, Gehen und Pausen. Daraus entstehen Arbeitszeiten, Überstunden, Zeitkonten und Zuschläge. Für Unternehmen ist das die Grundlage für Transparenz, Abrechnung und Arbeitszeit-Compliance im Hinblick auf die kommende Gesetzgebung zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland. Mehr dazu.
Krankmeldungen gehören jedoch zur anderen Seite derselben Zeitwirtschaft. Sobald ein Mitarbeitender arbeitsunfähig ist, entsteht eine Abwesenheit. Diese Abwesenheit beeinflusst Zeitkonten, Schichtplanung, Personaleinsatzplanung, Lohnabrechnung und die operative Steuerung ebenfalls.
Wer Anwesenheiten und Abwesenheiten getrennt verwaltet, verliert schnell den Überblick:
⚡️ Ein Mitarbeitender kann in der Zeiterfassung noch als geplant erscheinen, obwohl eine Krankmeldung vorliegt.
⚡️ Führungskräfte planen mit falschen Verfügbarkeiten.
⚡️ HR muss Daten manuell korrigieren.
⚡️ Die Abrechnung erhält Informationen verspätet oder unvollständig.
Deshalb sollten Unternehmen Zeiterfassung und Krankmeldung nicht als zwei unabhängige Prozesse betrachten. Beide gehören in eine gemeinsame Logik:
👉 Wer ist anwesend?
👉 Wer ist abwesend?
👉 Welcher Nachweis liegt vor?
👉 Welche Auswirkungen ergeben sich für Zeitkonto, Planung und Abrechnung?
🤔 Was ist die eAU und welche Rolle spielt sie im Prozess?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ersetzt bei gesetzlich versicherten Beschäftigten den früheren Papiernachweis für den Arbeitgeber. Die Arztpraxis übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse. Arbeitgeber erhalten diese Daten nicht automatisch von den Mitarbeitenden, sondern rufen sie elektronisch bei der jeweiligen Krankenkasse (ITSG) ab.
🚨Wichtig ist: Die eAU ersetzt nicht die interne Krankmeldung. Beschäftigte müssen den Arbeitgeber weiterhin über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren. Erst wenn eine Krankmeldung mit konkretem Zeitraum vorliegt und ein Beschäftigungsverhältnis besteht, kann der Arbeitgeber die AU-Daten bei der Krankenkasse anfragen.
👉 Für Unternehmen bedeutet das: Die eAU ist nicht der gesamte Krankmeldeprozess, sondern ein digitaler Nachweisbaustein innerhalb des Prozesses. Der eigentliche Effizienzgewinn entsteht erst, wenn die Krankmeldung intern digital erfasst, die eAU-Abfrage angestoßen, die Rückmeldung verarbeitet und die Abwesenheit direkt in Zeiterfassung, Zeitkonto und Abrechnung übernommen wird.
🌐 Wie lassen sich Zeiterfassung und Krankmeldung digitalisieren?
Unternehmen digitalisieren Zeiterfassung und Krankmeldung am besten, indem sie Anwesenheiten und Abwesenheiten in einem gemeinsamen digitalen Zeitwirtschaftsprozess zusammenführen. Arbeitszeiten werden wie gewohnt digital erfasst. Krankmeldungen werden ebenfalls digital oder zumindest strukturiert aufgenommen. Auf Basis der Krankmeldung wird die eAU elektronisch im Hintergrund abgerufen. Die bestätigte oder noch offene Abwesenheit wird anschließend im System sichtbar und wirkt sich auf Zeitkonto, Abwesenheitsübersicht, Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung aus.
Ein guter Prozess beantwortet daher nicht nur die Frage, ob ein Mitarbeitender krankgemeldet ist. Er schafft auf Transparenz zu den Punkten:
✅ Wer ist aktuell anwesend?
✅ Wer ist abwesend?
✅ Welche Krankmeldung wurde gemeldet?
✅ Welche eAU wurde angefragt?
✅ Welche Rückmeldung liegt vor?
✅ Welche Auswirkungen hat die Abwesenheit auf Zeitkonto, Planung und Abrechnung?
👉 Genau diese Verbindung macht aus einer digitalen Krankmeldung einen steuerbaren HR-Prozess.
🪨 Warum einzelne digitale Bausteine nicht ausreichen
Viele Unternehmen haben bereits digitale Einzelkomponenten im Einsatz. Die Zeiterfassung ist digital, die eAU wird elektronisch abgerufen und Abwesenheiten werden irgendwo dokumentiert. Trotzdem bleibt der Prozess aufwendig, wenn diese Bausteine nicht zusammenarbeiten.
Das Problem liegt nicht in der Digitalisierung einzelner Schritte, sondern im fehlenden Zusammenhang. Wenn Krankmeldungen, eAU-Abfragen, Zeitkonten, Abwesenheiten und Abrechnung getrennt verarbeitet werden, entstehen weiterhin manuelle Übergaben.
✅ Ein integrierter Prozess löst dieses Problem. Die Krankmeldung startet den Ablauf. Die Abwesenheit wird im Zeitwirtschaftssystem sichtbar. Die eAU-Abfrage wird nachverfolgt und die daraus resultierenden Rückmeldungen vom GKV-Server werden verarbeitet. In Konsequenz nutzen Zeitkonto, Planung und Abrechnung somit dieselbe Datenbasis.
🔗 Welche Bereiche sollten verbunden werden?
Ein vollständiger Prozess verbindet mehrere Funktionsbereiche:
🤝 Anwesenheitserfassung,
🤝 Pausen und Arbeitszeitkonten,
🤝 digitale Krankmeldung,
🤝 eAU-Abruf,
🤝 Abwesenheitsverwaltung,
🤝 Personaleinsatzplanung (mehr dazu),
🤝 Lohnabrechnung,
🤝 Reporting und Auswertung
🤝 sowie Rollen- und Berechtigungskonzepte.
💡 Entscheidend ist, dass Anwesenheiten und Abwesenheiten nicht in getrennten Datenwelten entstehen. Beide müssen in einer gemeinsamen Zeitwirtschaft zusammenlaufen.
🛑 Typische Fehler bei der Digitalisierung von Krankmeldungen
1️⃣ Ein häufiger Fehler besteht darin, die eAU mit dem gesamten Krankmeldeprozess gleichzusetzen. Die eAU ersetzt aber vor allem den Papiernachweis. Die interne Krankmeldung, die Abwesenheitssteuerung und die Verarbeitung in Zeitkonto und Planung müssen weiterhin sauber organisiert werden.
2️⃣ Ein weiterer Fehler ist ein fehlendes Statusmodell. Ohne klare Status wie „gemeldet“, „angefragt“, „bestätigt“ oder „abweichend“ verliert HR schnell den Überblick. Auch Führungskräfte werden oft zu spät eingebunden. Krankmeldungen betreffen nicht nur die Personalabteilung, sondern häufig auch Schichten, Einsatzpläne, Vertretungen und operative Kapazitäten.
Schließlich unterschätzen viele Unternehmen die Bedeutung von Schnittstellen. Wenn Krankheitszeiten am Ende manuell in die Lohnabrechnung übertragen werden, bleibt ein wesentlicher Teil des Effizienzpotenzials ungenutzt.
💡 Welche Lösung eignet sich für Unternehmen?
Für Unternehmen eignet sich bereits bei wenigen Mitarbeitenden eine Lösung, die Zeiterfassung, digitale Krankmeldung, eAU-Prozess und Abwesenheitsmanagement in einem durchgängigen Ablauf verbindet.
Eine solche Lösung sollte
✅ Anwesenheiten zuverlässig erfassen,
✅ Krankmeldungen strukturiert aufnehmen,
✅ eAU-Abfragen nachverfolgen
✅ und Abwesenheiten direkt in Zeitkonto, Planung und Abrechnung verarbeiten können.
Wichtig ist außerdem ein klares Rollenmodell.
📄 Mitarbeitende melden Arbeitsunfähigkeit.
📄 HR verwaltet eAU-Abfrage und Status.
📄 Führungskräfte sehen relevante Abwesenheiten für ihre Teams.
📄 Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erhält geprüfte Daten.
👉 So entsteht ein Prozess, der nicht nur die eAU digital abbildet, sondern die gesamte Zeitwirtschaft verbessert.
🚨 Datenschutz und Berechtigungen beachten
Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsdaten sind sensibel. Unternehmen sollten daher klare Zugriffsrechte definieren. Nicht jede Führungskraft benötigt vollständige Detailinformationen. Gleichzeitig müssen relevante Abwesenheitsinformationen für Planung und Steuerung verfügbar sein.
Arbeitgeber erhalten, wie auch bereits bei papierbasierten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, im eAU-Verfahren keine Diagnoseinformationen. Übermittelt werden nur die für den Arbeitgeber relevanten Arbeitsunfähigkeitsdaten. Konkrete Diagnosen oder Angaben zur Art der Erkrankung werden nicht übermittelt.
👉 Ein digitales System sollte deshalb stets rollenbasiert arbeiten. HR benötigt andere Informationen als Führungskräfte oder Mitarbeitende.
✅ Saubere Berechtigungskonzepte erhöhen Datenschutz, Transparenz und Akzeptanz.
🤓 Fazit: Digitale Zeitwirtschaft verbindet Anwesenheiten, Abwesenheiten und eAU
Zeiterfassung und Krankmeldung sollten nicht getrennt betrachtet werden. Die Zeiterfassung dokumentiert Anwesenheiten, Arbeitszeiten, Pausen und Zeitkonten. Die Krankmeldung erzeugt Abwesenheiten. Die eAU ergänzt den digitalen Nachweisprozess.
Der größte Nutzen entsteht, wenn alle drei Bereiche zusammengeführt werden. Unternehmen erhalten eine zentrale Sicht auf Anwesenheiten und Abwesenheiten, reduzieren manuelle Arbeit, können schneller reagieren und die Lohnabrechnung arbeitet mit konsistenten Daten.
✅ Damit wird die eAU nicht nur zu einem elektronischen Nachweis, sondern zu einem Bestandteil moderner Zeitwirtschaft. Unternehmen, die Krankmeldungen, eAU und Zeiterfassung in einem Prozess verbinden, schaffen mehr Transparenz, bessere Datenqualität und effizientere HR-Prozesse.
💡FAQ: Zeiterfassung und Krankmeldung digitalisieren
Wie lassen sich Zeiterfassung und Krankmeldung digitalisieren?
Unternehmen digitalisieren Zeiterfassung und Krankmeldung, indem sie in einem integrierten System Anwesenheiten digital erfassen, Krankmeldungen strukturiert aufnehmen, eAU-Daten elektronisch abrufen und Abwesenheiten direkt in Zeitkonten, Planung und Lohnabrechnung übernehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Digitale Zeiterfassungssoftware über ein Modul für den eAU-Abruf mit zertifizierter Schnittstelle zu ITSG oder DATEV verfügt.
Warum sollten Anwesenheiten und Abwesenheiten gemeinsam verwaltet werden?
Weil beide Bereiche zur Zeitwirtschaft gehören. Anwesenheiten zeigen, wann Mitarbeitende arbeiten. Abwesenheiten zeigen, wann Mitarbeitende nicht verfügbar sind. Nur zusammen entsteht ein vollständiges Bild für HR, Führungskräfte und Abrechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Krankmeldung und eAU?
Die Krankmeldung ist die Information des Mitarbeitenden an den Arbeitgeber, dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Die eAU ist der dazugehörige elektronische Nachweis, den der Arbeitgeber bei der Krankenkasse abrufen kann.
Müssen Mitarbeitende sich trotz eAU noch krankmelden?
Ja, Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber weiterhin über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Arbeitgeber können die eAU-Daten erst anfragen, wenn eine Krankmeldung vorliegt und ein Beschäftigungsverhältnis besteht.
Wird die eAU automatisch an den Arbeitgeber geschickt?
Nein, Arbeitgeber rufen die eAU-Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Sie werden nicht automatisch ohne Anlass an den Arbeitgeber übermittelt.
Welche Daten erhält der Arbeitgeber über die eAU?
Arbeitgeber erhalten nur die für die Arbeitsunfähigkeit relevanten Daten. Diagnoseinformationen oder Angaben zur Art der Erkrankung werden nicht übermittelt.
Warum sollte die eAU mit der Zeiterfassung verbunden werden?
Weil Krankheitszeiten Auswirkungen auf Zeitkonten, Abwesenheitsübersichten, Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung haben. Eine Verbindung reduziert doppelte Eingaben und verbessert die Datenqualität.
Wie wird eine Krankmeldung im Zeitkonto abgebildet?
Eine Krankmeldung kann zunächst als gemeldete Abwesenheit vorgemerkt werden. Nach Verarbeitung der eAU-Rückmeldung wird die Abwesenheit, beispielsweise als „Krank mit Lohnfortzahlung“, bestätigt und im Zeitkonto sowie in den relevanten Auswertungen berücksichtigt.
Welche Rolle spielt die Personaleinsatzplanung?
Krankmeldungen beeinflussen Verfügbarkeiten und Schichten. Wenn Abwesenheiten direkt aus dem Krankmeldeprozess sichtbar werden, können Führungskräfte schneller reagieren und in der Personaleinsatzplanung Vertretungen planen. Mehr zum Thema.
Welche Systeme sollten angebunden werden?
Sinnvoll sind Verbindungen zu Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Personaleinsatzplanung, Lohnabrechnung (wie beispielsweise zu DATEV, HS, SAP), HR-Systemen und Reporting. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess ohne doppelte Dateneingaben.
