Zeiterfassung mit Excel ist ziemlich verbreitet. Die meisten Unternehmen nutzen das Tool sowieso bereits für andere Aufgaben, also ist es quasi kostenlos. Doch bald kommt ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung. Wird Excel dann überhaupt noch zulässig sein?
Der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung
Der Entwurf besagt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.
Wir schauen uns im Folgenden das Wort “elektronisch” genauer an.
Elektronisch sind alle Tools, die auf elektronischen Geräten laufen. Das kann ein Computer sein, eine elektronische Stempeluhr oder sogar ein Smartphone. Also – warum sollte Excel da nicht dazugehören?
Ganz einfach: Laut EuGH Urteil muss das System, in dem die Arbeitszeiten erfasst werden, verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Außerdem muss es revisionssicher sein, das heißt, dass man im Nachhinein keine Zeiten verändern darf.
Ist Zeiterfassung Excel “verlässlich, objektiv, leicht zugänglich und revisionssicher”?
Und da ist die Frage: Wenn eine in Excel geführte Tabelle langfristig genutzt wird. Ist das dann ein verlässliches System? Zellen, Berechnungen und Bezüge – und wenn sich ein Fehler einschleicht, kann das am Ende einen großen Unterschied machen. Es ist demnach sicherer und einfacher, ein System zu haben, das automatisch die Zeiten aufzeichnet. Ansonsten riskieren Unternehmen insbesondere Flüchtigkeitsfehler:
- Beim der Eingabe von Werten in der Zeile verrutscht (je größer die Tabelle, desto schwieriger der Überblick)
- Falsche Zahl eingetippt – ob absichtlich oder aus Versehen
- Fehler bei der Erstellung von Berechnungen und Bezügen machen. Das passiert viel häufiger als man denkt, besonders bei komplizierten Berechnungen und Bezügen.
- Dateien aus Versehen gelöscht – klingt doof aber passiert. Wenn dann keine Backups vorliegen, ist der Stress groß.
Wenn das Unternehmen wächst, wird das schnell unübersichtlich. Spätestens dann solltest du unbedingt nach einer Lösung zur Zeiterfassung suchen, die skallierbar ist und genau einen Zweck hat: die Arbeitszeiterfassung.
Besonders bei Schichtarbeit oder Arbeitszeitänderungen wird der Aufwand der Zeiterfassung mit Excel einfach riesig. Personaler sind nur noch dabei, irgendwelche Excel Tabellen anzupassen und da passieren immer Fehler. Im schlimmsten Fall werden Mitarbeiter :innen am Ende falsch bezahlt.
Je größer das Unternehmen, desto mehr Excel Listen hat man am Ende. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat eine Tabelle, die jeweils auf die Arbeitszeiten angepasst wird, manche arbeiten Vollzeit, andere nicht. Manchmal ändern sich die Schichtpläne, jemand wechselt zur Nachtschicht oder macht ab jetzt keine Samstagsarbeit mehr. Die Personalabteilung hat all diese Tabellen und nichts funktioniert automatisch. Alles muss von Hand geprüft werden und es gibt keinen Mechanismus, der Fehler erkennt. Excel Zeiterfassung braucht viel mehr Arbeitszeit als andere Systeme zur Arbeitszeiterfassung.
Fazit: Wird Excel Zeiterfassung verboten?
Das waren Gründe, warum du freiwillig auf Zeiterfassung mit Excel verzichten solltest. Aber aus genau diesen Gründen könnte Excel in Zukunft tatsächlich für die Zeiterfassung verboten werden. Das System könnte als zu wenig verlässlich eingestuft werden.
Ein zentrales, elektronisches System ist in jedem Fall immer die verlässlichste Lösung zur Arbeitszeiterfassung. Am einfachsten sind Systeme, die die Arbeitszeiten automatisch erfassen, zum Beispiel mit Stempeluhr oder indem man einfach am Anfang und Ende des Arbeitstages einen Button klickt.
Es könnte also tatsächlich Gerichtsurteile geben, die Excel Arbeitszeiterfassung ausschließen.
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