Zeiterfassung Excel: Ist das 2024 noch erlaubt?

Zeiterfassung mit Excel ist ziemlich verbreitet. Die meisten Unternehmen nutzen das Tool sowieso für andere Sachen, also ist es quasi kostenlos. Aber bald kommt ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung. Wird Excel dann überhaupt noch zulässig sein?

Der Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung

Der Entwurf besagt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.

Wir schauen uns im Folgenden das Wort “elektronisch” genauer an.

Elektronisch sind alle Tools, die auf elektronischen Geräten laufen. Das kann ein Computer sein, eine elektronische Stempeluhr oder sogar ein Smartphone. Also – warum sollte Excel da nicht dazugehören?

Ganz einfach: Laut EuGH Urteil muss das System, in dem die Arbeitszeiten erfasst werden, verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Außerdem muss es revisionssicher sein, das heißt, dass man im Nachhinein keine Zeiten verändern darf.

Ist Excel Zeiterfassung “verlässlich, objektiv, leicht zugänglich und revisionssicher”?

Und da ist die Frage: Wenn eine in Excel geführte Tabelle langfristig genutzt wird. Ist das dann ein verlässliches System? So viele Zellen, Berechnungen und Bezüge. Und wenn sich ein Fehler einschleicht, kann das am Ende einen großen Unterschied machen. Ist es da nicht besser, ein System zu haben, das automatisch die Zeiten aufzeichnet?

Also – Was kann bei Excel Zeiterfassung alles passieren?

• Man kann in der Zeile verrutschen (je größer die Tabelle, desto schwieriger der Überblick)
• Man kann falsche Zahlen eintippen – ob absichtlich oder aus Versehen
• Man kann Fehler bei der Erstellung von Berechnungen und Bezügen machen. Das passiert viel häufiger als man denkt. Besonders bei komplizierten Berechnungen und Bezügen.
• Man kann Dateien aus Versehen löschen – klingt doof aber passiert. Und wenn man dann keine Backups hat, ist der Stress groß.
• Wenn das Unternehmen wächst, wird das schnell unübersichtlich. Spätestens dann solltest du unbedingt nach einer Lösung zur Zeiterfassung suchen, die skalierbar ist und genau einen Zweck hat: nämlich die Arbeitszeiterfassung.

Besonders bei Schichtarbeit oder Arbeitszeitänderungen wird der Aufwand der Zeiterfassung mit Excel einfach riesig. Personaler sind nur noch dabei, irgendwelche Excel Tabellen anzupassen und da passieren immer Fehler. Im schlimmsten Fall werden Mitarbeiter :innen am Ende falsch bezahlt.

Je größer das Unternehmen, desto mehr Excel Listen hat man am Ende. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat eine Tabelle, die jeweils auf die Arbeitszeiten angepasst wird, manche arbeiten Vollzeit, andere nicht. Manchmal ändern sich die Schichtpläne, jemand wechselt zur Nachtschicht oder macht ab jetzt keine Samstagsarbeit mehr. Die Personalabteilung hat all diese Tabellen und nichts funktioniert automatisch. Alles muss von Hand geprüft werden und es gibt keinen Mechanismus, der Fehler erkennt. Excel Zeiterfassung braucht viel mehr Arbeitszeit als andere Systeme zur Arbeitszeiterfassung.

Fazit: Wird Excel Zeiterfassung verboten?

Das waren Gründe, warum du freiwillig auf Zeiterfassung mit Excel verzichten solltest. Aber aus genau diesen Gründen könnte Excel in Zukunft tatsächlich für die Zeiterfassung verboten werden. Das System könnte als zu wenig verlässlich eingestuft werden.

Ein zentrales, elektronisches System ist in diesem Fall immer die verlässlichste Lösung zur Arbeitszeiterfassung. Am einfachsten sind Systeme, die die Arbeitszeiten automatisch erfassen, zum Beispiel mit Stempeluhr oder wenn die Arbeitszeit am Computer automatisch erfasst wird oder indem man einfach am Anfang und Ende des Arbeitstages einen Button klickt. Es gibt aber auch Systeme, wo Mitarbeiter :innen, die zum Beispiel im Homeoffice arbeiten, ihre Zeiten von Hand eintragen.

Es könnte also tatsächlich Gerichtsurteile geben, die Excel Arbeitszeiterfassung ausschließen.