Elektronisch krankschreiben: Was ist die digitale Krankmeldung?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, wird häufig auch als elektronische Krankschreibung oder digitale Krankmeldung bezeichnet. Sie ersetzt die bisherige Krankschreibung auf Papier – den bekannten „gelben Schein“ – durch eine digitale Variante.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III aus dem Jahr 2019 hat der Gesetzgeber die Grundlage für die Einführung der eAU geschaffen. Dabei verfolgte er zwei zentrale Ziele: die Reduzierung von Verwaltungsaufwand sowie ein nachhaltigerer Umgang mit Ressourcen. Angesichts von rund 77 Millionen Krankschreibungen pro Jahr ist dieser Schritt konsequent: Durch die eAU können etwa 308 Millionen Papierformulare eingespart werden. Zusätzlich minimiert das elektronische Verfahren mögliche Streitfälle über die fristgerechte Abgabe einer Krankmeldung.
Übrigens: Bereits im früheren AU-Verfahren wurden die Krankmeldedaten in der Arztpraxis digital erfasst. Die anschließend ausgedruckten Bescheinigungen landeten bei Krankenkassen und Arbeitgebern jedoch erneut im Scanner. Am Ende blieb von der ursprünglichen Papiermeldung nichts übrig – sie wurde entsorgt.
Warum Krankmeldungen ein unterschätzter HR-Kostentreiber sind
Krankmeldungen gehören zu den häufigsten administrativen Prozessen in der Personalabteilung und gleichzeitig zu den ineffizientesten.
Medienbrüche, manuelle Nachfragen, fehlende Transparenz und Korrekturen in der Entgeltabrechnung binden wertvolle HR-Ressourcen. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat der Gesetzgeber in Deutschland zum 01.01.2023 zwar einen digitalen Standard geschaffen, doch erst eine integrierte digitale Krankmeldung entfaltet ihr volles Effizienzpotenzial.
Dieser Beitrag zeigt praxisnah, wie HR-Abteilungen ihren Aufwand messbar reduzieren, welche Kennzahlen relevant sind und worauf bei der Umsetzung zu achten ist.
Typische Aufwände im klassischen Krankmeldeprozess
In vielen mittelständischen Unternehmen läuft der Prozess trotz eAU weiterhin fragmentiert ab:
- Krankmeldung per Telefon, E-Mail oder Messenger / WhatsApp
- Manuelle Erfassung im HR- oder Zeiterfassungssystem
- Separater Abruf der eAU-Daten, häufig extern durch das Lohnbüro / Steuerkanzlei
- Rückfragen bei Unklarheiten wie Dauer oder Folge-AU
- Nachbearbeitung für Lohnabrechnung und Zeitkonten
Das Ergebnis ist ein hoher Zeitaufwand pro Krankmeldung, eine erhöhte Fehleranfälligkeit und fehlende Echtzeit-Übersicht.
Digitale Krankmeldung: Der entscheidende Unterschied
Die digitale Krankmeldung endet nicht beim Abruf der eAU. Entscheidend ist die durchgängige Prozesskette vom Mitarbeitenden bis zur Entgeltabrechnung. Ein integrierter Ansatz verbindet:
- Mitarbeitenden-Selbstauskunft über ein Employee Self Service
- Digitale Zeiterfassung
- Automatisierten Abruf der eAU
- Digitale Übergabe an die Lohnabrechnung
Dadurch wird aus einer Pflichtaufgabe ein effizienter HR-Prozess.
Wie sich der HR-Aufwand konkret reduziert
1. Wegfall manueller Erfassung
Mitarbeitende melden ihre Abwesenheit direkt digital. Die Krankmeldung steht der HR-Abteilung sofort strukturiert zur Verfügung.
- Keine Medienbrüche
- Keine Doppelerfassung
- Sofortige Verfügbarkeit für HR und Führungskräfte
2. Automatisierter eAU-Abruf
eAU-Daten werden automatisiert abgerufen, wahlweise über eine Schnittstelle zur informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) oder direkt über die DATEV Lohnsoftware wie LODAS oder Lohn- und Gehalt.
- Keine manuelle Statusprüfung
- Reduzierte Rückfragen
- Rechtssichere Dokumentation
3. Integration mit der digitalen Zeiterfassung
Die Krankmeldung wirkt direkt auf Arbeitszeitkonten, Abwesenheitsübersichten und Auswertungen.
- Automatische Pflege von Anwesenheiten, Abwesenheiten und Zeitkonten
- Weniger manuelle Korrekturen
- Konsistente Datenbasis
4. Weniger Rückfragen, mehr Transparenz
Klare Statusanzeigen reduzieren die interne Kommunikation erheblich.
- Weniger E-Mails und Telefonate
- Entlastung von HR und Führungskräften
- Keine aufwendigen Abstimmungsprozesse mit externem Lohnbüro oder Steuerkanzlei
HR-Kennzahlen: Aufwand messbar machen
Zur Bewertung des Nutzens digitaler Krankmeldungen eignen sich folgende Kennzahlen:
- Bearbeitungszeit pro Krankmeldung
- Anzahl HR-Rückfragen pro Krankmeldung
- Korrekturen in der Entgeltabrechnung
- Zeit bis zur vollständigen Prozessklärung
Einzelne digitale Tools lösen nur Teilprobleme. Erst die Integration von Krankmeldung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung schafft nachhaltige Effizienz. Viele Unternehmen reduzieren in der Praxis ihren administrativen Aufwand pro Krankmeldung um bis zu 50 Prozent, sobald der Prozess vollständig integriert ist.
Checkliste: Digitale Krankmeldungen effizient umsetzen
Prozesse und Organisation ✅
- Wurde ein einheitlicher digitaler Meldeweg für Mitarbeitende implementiert?
- Haben Sie klare Vertretungs- und Eskalationsregeln festgelegt?
- Stehen HR und Führungskräften transparente Statusanzeigen zur Verfügung?
Systeme und Integration ✅
- Ist eine Anbindung an die digitale Zeiterfassung umgesetzt?
- Erfolgt bereits ein automatisierte Abruf der eAU wahlweise über ITSG oder DATEV?
- Wird die Entgeltabrechnung ohne zusätzliche Doppelerfassung angebunden?
HR und Compliance ✅
- Ist die Verarbeitung der Daten DSGVO-konform gestaltet?
- Werden alle Prozessschritte vollständig dokumentiert?
- Existiert eine nachvollziehbare Historie für Prüfungszwecke?
Controlling und Optimierung ✅
- Werden die Bearbeitungszeiten systematisch gemessen?
- Findet eine Auswertung von Rückfragen und Korrekturen statt?
- Sind regelmäßige Reviews der Prozesse geplant?
Fazit
Digitale Krankmeldungen sind mehr als eine gesetzliche Pflicht. Richtig umgesetzt, reduzieren sie den HR-Aufwand nachweislich, erhöhen die Datenqualität und schaffen Transparenz. Entscheidend ist ein integrierter End-to-End-Prozess, der sich nahtlos in bestehende HR-Systeme einfügt.
Besonders wirksam wird die digitale Krankmeldung, wenn sie nicht als isolierte Einzellösung betrachtet wird, sondern Teil einer integrierten HR-Systemlandschaft ist. Die Verknüpfung mit Modulen wie digitaler Zeiterfassung, Employee Self Service, Personaleinsatzplanung oder weiteren administrativen Prozessen sorgt für konsistente Daten, vermeidet Mehrfachpflege und schafft eine einheitliche Informationsbasis. Für HR-Abteilungen bedeutet das weniger operative Abstimmung, höhere Prozesssicherheit und mehr Zeit für strategische Aufgaben.
