Über 1.700 Kund:innen
vertrauen bereits auf ZMI.
Herausforderungen
Kommunen und öffentliche Einrichtungen haben bei der Zeiterfassung ganz eigene Anforderungen. Während die Verwaltung oft schon erste digitale Systeme kennt, arbeiten Bauhöfe, Kitas oder Schwimmbäder noch mit Papierlisten. Häufig sind Außenstellen nicht vernetzt und zentrale IT-Dienstleister setzen enge technische Vorgaben. Gleichzeitig sind Budgets knapp, Investitionen müssen langfristig nutzbar sein und unterliegen strikten Vergaberichtlinien. Dazu kommt eine sehr heterogene Belegschaft, von technikaffinen Verwaltungsangestellten bis hin zu Mitarbeitenden im Außendienst, die einfache und intuitive Lösungen benötigen.
Eine Lösung, die sich den Anforderungen der öffentlichen Hand anpasst.
Nahtlose Integration
Die Zeiterfassung von ZMI lässt sich problemlos an gängige Lohn- und Gehaltssysteme wie beispielsweise von AKDB oder Lösungen wie VOCUS Lohn oder DATEV anbinden. So werden Arbeitszeiten und Abwesenheiten direkt und ohne Mehraufwand in die Lohnabrechnung übernommen – transparent, fehlerfrei und ohne doppelte Datenerfassung.
Flexibel für alle Bereiche
Ob Verwaltung, Bauhof, Kita oder Schwimmbad – mit ZMI lassen sich alle Arbeitsbereiche einer Kommune digital abbilden. Arbeitszeiten können nach Kostenstellen oder Fahrzeugen erfasst werden, sodass Bauhöfe ihre Leistungen genau dokumentieren und abrechnen können, während Kitas und Verwaltung von flexiblen Dienstplänen profitieren.
Stationäre Hardware, mobile Terminals oder Native App
Die Erfassung funktioniert wahlweise über mobile Erfassungshardware mit M2M-SIM-Karte oder per mobiler App. So können auch Außenstellen ohne stabile Netzwerkanbindung ihre Arbeitszeiten zuverlässig dokumentieren, da die App offlinefähig ist und Daten bei bestehender Verbindung automatisch synchronisiert werden. Zusätzlich können regelmäßige Führerscheinkontrollen durchgeführt und revisionssicher dokumentiert werden.
GoBD- & DSGVO-Konformität
ZMI erfüllt alle rechtlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung. Sämtliche Daten werden manipulationssicher gespeichert und sind revisionssicher dokumentiert – GoBD-konform und damit auditfähig. Gleichzeitig garantiert die Lösung höchste Standards beim Datenschutz nach DSGVO, inklusive rollenbasiertem Zugriff und verschlüsselter Übertragung.
Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Leitungen und Personalabteilungen erhalten jederzeit einen klaren Überblick über Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Kostenstellen. Über Dashboards und Berichte lassen sich Auswertungen gezielt nach Mitarbeitenden, Projekten oder Abteilungen erstellen – und bei Bedarf für Prüfungen oder Gremien transparent vorlegen.
Sichere Zutrittskontrolle für kritische Infrastrukturen
Viele kommunale Einrichtungen betreiben Versorgungsunternehmen oder Anlagen, die unter die NIS-2- bzw. KRITIS-Richtlinien fallen. Mit der Zutrittskontrolle von ZMI können diese sensiblen Bereiche zuverlässig geschützt werden. Individuell steuerbare Zutrittsrechte, Protokollierung aller Zugänge und eine zentrale Verwaltung sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten – transparent, nachvollziehbar und gesetzeskonform. So unterstützt ZMI Kommunen aktiv beim Schutz kritischer Infrastrukturen und der Umsetzung ihrer Sicherheitsauflagen.
Warum ZMI besonders gut zum öffentlichen Dienst passt:
Mit ZMI erhalten öffentliche Einrichtungen, Kommunen und Behörden eine moderne Zeiterfassungssoftware, die speziell auf die Anforderungen im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist. Ob Angestellte oder Beamte – unsere Lösung unterstützt die tariflichen Regelungen nach TVöD, TV-L und TV-B und sorgt für maximale Transparenz und Entlastung in der Personalverwaltung.
- Überstundenregelung nach Tarifvertrag: Klare Abbildung von Arbeitszeitrahmen, Gleitzeit- und Überstundenkonten – inklusive Sonderfälle wie Winterdiensteinsätze im Bauhof.
- Regenerationstage für Kitas: Einfache Verwaltung und automatische Gutschrift von zusätzlichen freien Tagen für Erzieher:innen und Pädagog:innen.
- Flexibles Wahlrecht: Mitarbeitende entscheiden selbst, ob Zuschläge direkt ausgezahlt oder auf dem Zeitkonto angespart werden.
- Digitale Transparenz & Effizienz: Einheitliche Lösung für alle Bereiche des öffentlichen Dienstes – von Bauhöfen bis Kindertagesstätten.
ZMI - Ökosystem: Integrationen und Partnerschaften
Offen für Ihre Prozesse: ZMI wächst mit Ihren Anforderungen. Dank zahlreicher REST- und CSV-Schnittstellen binden Sie Lohnprogramme, ERP-Systeme, BI-Tools wie Power BI oder DATEV nahtlos an. Ob Personalimport, Zeit- und Projekt-Export oder Live-Daten für Dashboards – unsere flexible Architektur sorgt dafür, dass Informationen dort ankommen, wo Sie sie brauchen. So lassen sich Workflows automatisieren, Reportings beschleunigen und Doppeleingaben vermeiden. Ergebnis: weniger Aufwand, schnellere Abrechnungen, bessere Entscheidungen.
Noch mehr Funktionen für jede Anforderung
- Software Made in Germany
- DSGVO-konform
- Vorgaben des EuGH und BAG zur Zeiterfassungspflicht
Mit dem ZMI – WebClient flexibel und transparent arbeiten.
Bereitstellung von Personaldokumenten digital und integriert in die ZMI – Software.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen einfach abrufen und verwalten.
Jetzt Zutritte steuern und Sicherheit jederzeit im Griff haben.
Ihre Anforderungen, unsere Lösungen
Passende Lösungen einfach mit dem Quick-Check finden
Welche Bereiche möchten Sie digitalisieren?
Wie möchten Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen?
Verfügen Sie über eine IT- und Serverinfrastruktur?
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen
Wie kann eine digitale Zeiterfassung die Verwaltung entlasten?
Mit der digitalen Zeiterfassung von ZMI werden Arbeits- und Abwesenheitszeiten automatisch erfasst und zentral ausgewertet. Papierlisten, manuelle Übertragungen und fehleranfällige Excel-Tabellen gehören damit der Vergangenheit an. Urlaubs- und Abwesenheitsanträge lassen sich digital bearbeiten, Dienst- und Schichtpläne effizient verwalten. Das spart Zeit, reduziert Verwaltungsaufwand und schafft Transparenz über alle Bereiche hinweg – von der Verwaltung bis zum Bauhof.
Welche Lohnprogramme werden unterstützt?
ZMI verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu gängigen Lohn- und Gehaltssystemen, die im kommunalen Bereich häufig im Einsatz sind. Dazu gehören unter anderem AKDB, VOCUS, DATEV und Hamburger Software. Die Datenübergabe erfolgt digital und ohne Medienbruch, sodass Personalabrechnungen schnell, sicher und ohne manuelle Nacharbeit erstellt werden können.
Ist die Lösung auch für kleine Kommunen geeignet?
Ja, ZMI ist skalierbar und damit ideal für Gemeinden jeder Größe. Kleine Verwaltungen können mit einer kompakten Lösung starten und bei Bedarf jederzeit zusätzliche Module oder Arbeitsbereiche wie beispielsweise Bauhöfe, Kindergärten oder Schwimmbäder anbinden. So wächst das System flexibel mit den Anforderungen Ihrer Kommune.
Wie werden Außenstellen wie beispielsweise Kindergärten, Badeseen oder ein Bauhof angebunden?
Außenstellen lassen sich ganz einfach über stationäre Terminals, mobile Erfassungsgeräte mit M2M-SIM-Karte oder die ZMI – App integrieren. Auch ohne stabile Internetverbindung können Mitarbeitende ihre Zeiten erfassen, denn die ZMI – App arbeitet offline und synchronisiert die erfassten Daten, sobald wieder eine Online-Verbindung besteht. Dank der Mehrmandantenfähigkeit der ZMI Software können verschiedene Einrichtungen oder Organisationseinheiten in einem zentralen System verwaltet werden. Gleichzeitig sorgt die Mandantentrennung dafür, dass Daten strikt getrennt und nur für berechtigte Personen einsehbar sind. Zusätzlich lassen sich über das System Führerscheinkontrollen oder Zutrittsrechte steuern, um Sicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Unterstützt ZMI auch die Erfassung von Auftragszeiten?
Ja, mit dem Modul ZMI – Auftrag lassen sich neben Arbeitszeiten auch Projekt- und Auftragszeiten inklusiver der damit verbundenen Tätigkeiten digital erfassen. So können beispielweise Mitarbeitende des Bauhofs Ihre Zeiten stationär sowie mobil auf Daueraufträge oder ereignisbezogene Aufträge erfassen.
Frage nicht beantwortet?
Sie möchten mehr über die Lösungen von ZMI erfahren?
Mein Team und ich beraten Sie gerne!
– Markus Welsch (Head of Sales)
