Über 1.700 Kund:innen
vertrauen bereits auf ZMI.
Herausforderungen
Dienstleistungsunternehmen stehen vor wachsenden Herausforderungen im Bereich Zeiterfassung und HR-Prozesse. Gesetzliche Vorgaben erfordern eine vollständige, rechtssichere und nachvollziehbare Erfassung von Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten. Gleichzeitig belasten manuelle Prozesse und Insellösungen HR-Abteilungen und Führungskräfte. Excel-Listen, Papierformulare und fehlende Echtzeit-Transparenz führen zu hohem Verwaltungsaufwand, Fehlern und mangelnder Übersicht über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten. Moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice, mobiles Arbeiten und flexible Einsatzorte verschärfen diese Situation zusätzlich, da Arbeitszeiten immer schwerer eindeutig und fair nachvollzogen werden können. In projekt-, mandats- oder kundenorientierten Tätigkeiten kommt hinzu, dass Arbeitszeiten nicht nur erfasst, sondern korrekt zugeordnet und wirtschaftlich ausgewertet werden müssen. Fehlende Transparenz erschwert Abrechnung, Projektsteuerung und Kapazitätsplanung.
Die passende Lösung für vielfältige Dienstleistungsunternehmen
Zeiterfassung mit Terminals, App & Web
ZMI ermöglicht die Arbeitszeiterfassung genau dort, wo sie anfällt: über stationäre Terminals im Büro oder Betrieb, per Employee-Self-Service oder mobil mit der ZMI – App. So lassen sich klassische Büroarbeitszeiten ebenso abbilden wie mobile Einsätze beim Kunden oder an wechselnden Standorten. Ergänzende Funktionen wie die digitale Führerscheinkontrolle können dabei einfach in bestehende Prozesse integriert und revisionssicher dokumentiert werden.
Projekt- & Auftragszeiterfassung
Gerade im Dienstleistungsumfeld ist es entscheidend, Arbeitszeiten transparent Projekten, Aufträgen oder Kunden zuzuordnen. Mit ZMI erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten direkt auf konkrete Projekte oder Tätigkeiten. So entsteht eine klare Grundlage für Nachkalkulation, Abrechnung und Controlling – egal ob in Beratung, Kanzlei, Facility Management oder im technischen Außendienst. Führungskräfte behalten jederzeit den Überblick über Aufwand, Wirtschaftlichkeit und Auslastung.
ZMI – Planner: Digitale Einsatz- und Schichtplanung
Mit dem ZMI – Planner planen Dienstleistungsunternehmen ihre Mitarbeitenden effizient nach Einsatzort, Aufgabe oder Verfügbarkeit. Über- und Unterbesetzungen werden frühzeitig erkannt, Änderungen lassen sich schnell umsetzen – ideal für projektbezogene Arbeit, Bereitschaften oder wechselnde Kundenaufträge.
Digitale Krankmeldungen mit eAU
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist vollständig in ZMI integriert. Krankmeldungen werden digital verarbeitet und stehen der Personalabteilung sofort zur Verfügung – ohne Papier, ohne Medienbrüche und mit klarer Dokumentation.
Zutrittskontrolle & Sicherheit
Mit der ZMI – Zutrittskontrolle lassen sich Gebäude, Bereiche oder sensible Zonen gezielt absichern. Zugriffsrechte können rollen- oder zeitbasiert vergeben werden und sorgen für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und klare Zuständigkeiten – besonders in Büro-, Technik- oder Verwaltungsbereichen.
Besonderheiten für Dienstleistungsunternehmen
- Flexibel einsetzbar: Für Büroarbeit, Außendienst, Schichtbetrieb oder projektbezogene Tätigkeiten
- Mobile Nutzung: ZMI - App für mobile Mitarbeitende mit Smartphone oder Tablet
- Transparente Planung: Klare Übersicht über Einsätze, Zeiten und Verfügbarkeiten
- Rechtssicher: DSGVO- und GoBD-konforme Zeiterfassung
- Skalierbar: Geeignet für kleine Dienstleister ebenso wie für größere Organisationen
- Integration: Nahtlose Übergabe an Lohn- und HR-Systeme
ZMI - Ökosystem: Integrationen und Partnerschaften
Offen für Ihre Prozesse: ZMI wächst mit Ihren Anforderungen. Dank zahlreicher REST- und CSV-Schnittstellen binden Sie Lohnprogramme, ERP-Systeme, BI-Tools wie Power BI oder DATEV nahtlos an. Ob Personalimport, Zeit- und Projekt-Export oder Live-Daten für Dashboards – unsere flexible Architektur sorgt dafür, dass Informationen dort ankommen, wo Sie sie brauchen. So lassen sich Workflows automatisieren, Reportings beschleunigen und Doppeleingaben vermeiden. Ergebnis: weniger Aufwand, schnellere Abrechnungen, bessere Entscheidungen.
Noch mehr Funktionen für jede Anforderung
- Software Made in Germany
- DSGVO-konform
- Vorgaben des EuGH und BAG zur Zeiterfassungspflicht
Mobiles Buchungstool
immer und überall dabei.
Sicherheit
Mit dem ZMI – WebClient flexibel und transparent arbeiten.
Zeiterfassung cloudbasiert – jetzt testen.
Ihre Anforderungen, unsere Lösungen
Passende Lösungen einfach mit dem Quick-Check finden
Welche Bereiche möchten Sie digitalisieren?
Wie möchten Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen?
Verfügen Sie über eine IT- und Serverinfrastruktur?
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen
Ist ZMI auch für sehr unterschiedliche Tätigkeitsbereiche geeignet?
Ja, ZMI ist modular aufgebaut und speziell dafür ausgelegt, verschiedene Arbeitszeitmodelle in einem System abzubilden – vom klassischen Bürojob bis zum mobilen Außendienst.
Können Projekt-, Mandats- oder kundenbezogene Zeiten mit ZMI erfasst werden?
Gerade für Beratungen, IT-Dienstleister, Kanzleien sowie Finanz- und Versicherungsunternehmen ist die projekt- oder mandatsbezogene Zeiterfassung entscheidend. ZMI ermöglicht mit dem Modul ZMI – Auftrag die strukturierte Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten, Aufträgen bzw. Mandaten oder Kunden. Dadurch entstehen belastbare Grundlagen für Abrechnung, Controlling, Nachkalkulation und Wirtschaftlichkeitsanalysen.
Wie funktioniert Zeiterfassung bei Homeoffice, mobilem Arbeiten und im Außendienst?
Flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Außendienst stellen hohe Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Mit der mobilen und standortunabhängigen ZMI – App Zeiterfassung können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten einfach und korrekt erfassen – unabhängig vom Einsatzort. Die Daten stehen anschließend in Echtzeit zur Verfügung.
Welche Zusatzfunktionen sind für Dienstleister besonders relevant?
Neben Zeiterfassung und Planung profitieren Dienstleister insbesondere von eAU, Zutrittskontrolle und der integrierten Führerscheinkontrolle.
Lässt sich Zeiterfassung mit Einsatz- und Schichtplanung kombinieren?
Ja, denn gerade in Dienstleistungsunternehmen mit wechselnden Projekten, Schichten oder saisonalen Einsätzen ist eine integrierte Planung entscheidend. ZMI verbindet digitale Zeiterfassung mit intelligenter Personaleinsatz- und Schichtplanung, sodass geplante und tatsächliche Arbeitszeiten transparent gegenübergestellt werden können. Das erleichtert Kapazitätsplanung, reduziert Überlastung und sorgt für effiziente Ressourcennutzung.
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Sie möchten mehr über die Lösungen von ZMI erfahren?
Mein Team und ich beraten Sie gerne!
– Markus Welsch (Head of Sales)
