Ist die Zeiterfassung als Werkstudent :in verpflichtend? Besteht also eine Zeiterfassungspflicht für Werkstudierende – und wenn ja, wie muss sie umgesetzt werden? Dieser Beitrag liefert eine fundierte Einordnung der Rechtslage und konkrete Handlungsempfehlungen für Personalverantwortliche.
Werkstudent :innen sind in vielen Unternehmen ein strategisches Instrument der Nachwuchssicherung. Gleichzeitig bringt ihre Beschäftigung spezifische arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen mit sich. Eine der zentralen Fragen für HR lautet daher:
Sind Werkstudenten zur Zeiterfassung verpflichtet?
Kurzantwort: Ja.
Werkstudierende sind arbeitsrechtlich normale Arbeitnehmer :innen. Der sogenannte Werkstudentenstatus betrifft ausschließlich die sozialversicherungsrechtliche Behandlung – nicht das Arbeitsrecht.
Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung gilt: Arbeitgeber :innen müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen. Diese Verpflichtung umfasst alle Arbeitnehmer :innen einschließlich Werkstudent :innen.
Für die Personalarbeit bedeutet das:
- Die Arbeitszeit von Werkstudenten muss vollständig dokumentiert werden.
- Werkstudenten sind verpflichtet, das bereitgestellte System ordnungsgemäß zu nutzen.
- Eine Ausnahme nur aufgrund des Studentenstatus existiert nicht.
Warum Zeiterfassung bei Werkstudenten besonders relevant ist
Während die Zeiterfassung bei Vollzeitbeschäftigten primär der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes dient, kommt bei Werkstudenten eine weitere Dimension hinzu: die 20-Stunden-Grenze.
Die 20-Stunden-Grenze in der Vorlesungszeit
Werkstudierende dürfen während der Vorlesungszeit in der Regel nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Wird diese Grenze regelmäßig überschritten, kann der Werkstudentenstatus entfallen.
Konsequenzen können sein:
- volle Sozialversicherungspflicht
- rückwirkende Beitragsnachforderungen
- erhöhte Lohnnebenkosten
- Prüfungsrisiken bei Betriebsprüfungen
Eine präzise Zeiterfassung ist daher essenziell für die sozialversicherungsrechtliche Absicherung des Unternehmens.
Transparenz bei Mehrarbeit und Überstunden
Gerade in Projektphasen oder bei Personalengpässen besteht die Gefahr, dass Werkstudierende faktisch mehr arbeiten als vertraglich vereinbart. Ohne saubere Dokumentation entsteht ein Compliance-Risiko.
HR sollte sicherstellen, dass geleistete Mehrarbeit transparent erfasst und nachvollziehbar dokumentiert wird. Darüber hinaus sollten Überstunden klaren Genehmigungsprozessen unterliegen, sodass sie nicht unkontrolliert entstehen. Ebenso ist es empfehlenswert, Arbeitszeitgrenzen, insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben und die 20-Stunden-Grenze bei Werkstudierenden, systemseitig automatisiert zu überwachen, um Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Welche Zeiten müssen erfasst werden?
Die Arbeitszeiterfassung muss mindestens umfassen:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Gesamtdauer der Arbeitszeit
Erfasst werden müssen sowohl Tätigkeiten im Büro als auch im Homeoffice oder bei mobilem Arbeiten.
Auch sind Pausenregelungen von Bedeutung, da diese arbeitszeitrechtlich verbindlich sind und entsprechend dokumentiert werden müssen. Ebenso sollte Arbeitszeit an Wochenenden oder in den Abendstunden gesondert betrachtet und erfasst werden, da hier besondere gesetzliche Vorgaben greifen können. Darüber hinaus ist die Arbeitszeit in der vorlesungsfreien Zeit sorgfältig zu dokumentieren, insbesondere im Hinblick auf mögliche Abweichungen von der üblichen 20-Stunden-Grenze.
Die Dokumentation muss insgesamt nachvollziehbar, vollständig und im Prüfungsfall jederzeit vorlegbar sein.
Wer trägt die Verantwortung?
Die Verantwortlichkeiten sind klar verteilt.
👉 Arbeitgeber :innen sind verpflichtet, ein geeignetes Zeiterfassungssystem einzuführen und dessen rechtliche Konformität sicherzustellen. Darüber hinaus obliegt ihm die Kontrolle der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben, einschließlich der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen.
👉 Werkstudierende sind im Gegenzug verpflichtet, seine Arbeitszeiten korrekt und wahrheitsgemäß zu erfassen sowie das vom Unternehmen bereitgestellte Zeiterfassungssystem ordnungsgemäß zu nutzen.
Für HR bedeutet dies, dass entsprechende Prozesse eindeutig definiert, transparent kommuniziert und idealerweise vertraglich oder in internen Richtlinien verbindlich verankert werden sollten.
Wie können Unternehmen die Zeiterfassung rechtssicher umsetzen?
Das Gesetz schreibt bislang kein bestimmtes Tool vor. Zulässig sind unter anderem:
- digitale Zeiterfassungssysteme
- webbasierte HR-Plattformen
- mobile Apps
- strukturierte Stundenzettel
⚠️ Entscheidend ist, dass das System objektiv, manipulationssicher, nachvollziehbar und prüffähig ist.
Best Practices für HR-Abteilungen
- Einheitliches System für alle Mitarbeitergruppen
- Klare Regelung zur Erfassungspflicht im Arbeitsvertrag
- Automatisierte Warnhinweise bei Überschreitung der 20-Stunden-Grenze
- Regelmäßige interne Prüfungen der Arbeitszeiten
- Schulung neuer Werkstudenten im Onboarding-Prozess
Digitale Systeme wie unsere bieten hier klare Vorteile gegenüber manuellen Stundenzetteln insbesondere bei der Auswertung und Einhaltung von Compliance.
Unsere Lösung ZMI – Time richtet sich an mittelständische Unternehmen und Großkonzerne, während wir mit unserer Lösung ZMI – People eine cloudbasierte Zeiterfassung ab nur 2,50 € pro Person anbieten, die für KMU entwickelt wurde.
Fazit: Zeiterfassung als Werkstudent :in ist kein optionaler Prozess
Die Zeiterfassungspflicht für Werkstudent :innen ist eindeutig. Für HR-Verantwortliche geht es dabei nicht nur um gesetzliche Vorgaben, sondern um Risikominimierung und Prozesssicherheit. Eine strukturierte Arbeitszeiterfassung hilft:
- Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu vermeiden
- den Werkstudentenstatus abzusichern
- Sozialversicherungsrisiken zu reduzieren
- Transparenz in der Personalsteuerung zu schaffen
Unternehmen, die Werkstudierende beschäftigen oder dies planen, sollten daher frühzeitig auf ein konsistentes und digitales Zeiterfassungssystem setzen.
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