Manuelle Prozesse, wie die manuelle Zeiterfassung, prägen in vielen Unternehmen nach wie vor den Arbeitsalltag und die Erfassung von Arbeitszeiten ist hier keine Ausnahme. Doch was auf den ersten Blick wenig kompliziert erscheint, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen oft als echter Kostenfresser. Fehler, Zeitverluste und unnötige, repetitive Aufgaben summieren sich zu beeindruckenden Beträgen, die Jahr für Jahr das Budget belasten. In diesem Artikel erfahren Sie, warum manuelle Zeiterfassung zu einem Problem für Ihr Unternehmen werden kann und wie digitale Lösungen, wie die von ZMI, helfen können, Zeit und Geld zu sparen.
Manuelle Zeiterfassung: Ein teures Missverständnis
Viele Unternehmen, darunter auch zahlreiche HR-Verantwortliche und Geschäftsführer :innen, sind sich der versteckten Kosten manueller Zeiterfassung gar nicht bewusst. Die Praxis wirkt oberflächlich betrachtet kostengünstig und flexibel – immerhin benötigt man keine zusätzliche Technologie oder Schulungen, nur einen Stift oder ein einfaches Excel-Sheet. Doch genau diese vermeintliche Einfachheit ist trügerisch.
Die Kosten im Überblick: Ein Rechenbeispiel
Manuelle Zeiterfassung beinhaltet zahlreiche kleine, auf den ersten Blick unbedeutende Aufgaben, die sich im Laufe eines Tages oder Monats zu massiven Kosten addieren können. Nachfolgend eine konkrete Beispielrechnung:
Berechnungsgrundlage:
In unserem Rechenbeispiel gehen wir von einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden aus, die vier Buchungen pro Tag durchführen. Dies können bspw. Kommen, Pause Beginn, Pause Ende und Gehen sein. Das entspricht 2.000 täglichen Buchungen. Dabei rechnen wir mit einem durchschnittlichen Stundensatz von 40 Euro.
Rundungsfehler:
Selbst kleinste Ungenauigkeiten summieren sich. Bei 2 Minuten falscher Rundung pro Buchung ergeben sich 4.000 fehlerhafte Minuten täglich – ein signifikanter Verlust von Arbeitszeit und Geld.
Zeit für Nachkalkulation:
Eine manuelle Nachbearbeitung der Zeiten ist zeitaufwändig. Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 30 Sekunden pro Buchung gehen 1.000 Minuten pro Tag allein hier verloren.
Aufwand der Erfassung:
Das Buchen selbst kostet Arbeitszeit. Mit durchschnittlich 15 Sekunden je Buchung verschwendet ein Unternehmen weitere 500 Minuten täglich auf administrative Tätigkeiten.
➡️ Hieraus ergeben sich Gesamtkosten in Höhe von 3.670 € – pro Tag!
Rechnet man diese Kosten auf ein Jahr hoch, entsteht eine enorme finanzielle Belastung, die durch den Einsatz einer digitalen Zeiterfassung vermieden werden kann.
Herausforderungen manueller Zeiterfassungsprozesse
Die immense Kostenlast ist nur ein Teil des Problems. Zum einen geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die die Mitarbeitenden produktiver einsetzen könnten. Zudem leidet häufig die Genauigkeit, da Fehler bei der händischen Erfassung kaum vermeidbar sind. Die wichtigsten Nachteile im Überblick:
- Hohe Fehlerquote: Die manuelle Eingabe führt zu Rundungsdifferenzen und Buchungsfehlern, die sich negativ auf die Effizienz der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auswirken können.
- Zeitverluste: Statt sich auf produktive Aufgaben zu fokussieren, verschwenden Mitarbeiter :innen Zeit mit administrativer Arbeit.
- Geringe Transparenz: Ohne digitale Tools fehlt die Echtzeitübersicht, die für viele HR-Verantwortliche und Geschäftsführer:innen entscheidend ist. Insbesondere im Schichtbetrieb kann dies zu Problemen bei der Nachverfolgung und Planung führen.
Digitale Zeiterfassung: Eine kosteneffiziente Alternative
Die Lösung liegt auf der Hand: Digitale Zeiterfassung. Mit einem Tool wie ZMI gewinnen Mitarbeiter :innen und Arbeitgeber :innen die Kontrolle über Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten und können versteckte Kosten nachhaltig reduzieren.
Die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung:
- Fehlerfreie Zeitaufzeichnung: Automatisierte Arbeitszeiterfassung minimiert Fehler wie falsche Eingaben und Rundungsdifferenzen. Die Zahlen sind stets akkurat und zuverlässig.
- Schneller, effizienter und zeitsparend: Da die Erfassung automatisch erfolgt, entfällt der manuelle Aufwand vollständig. Hierdurch werden Zeit und Ressourcen in signifikanter Höhe eingespart.
- Transparenz und Reporting in Echtzeit: Mit einer digitalen Lösung erhalten HR-Entscheider :innen jederzeit Zugriff auf präzise und übersichtliche Arbeitszeitdaten, die dabei helfen, wichtige Kennzahlen im Blick zu behalten und fundierte betriebliche Entscheidungen zu treffen.
- Gesetzeskonforme Dokumentation: So behalten Arbeitgeber :innen die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes immer im Blick und sparen Zeit und Aufwand bei Audits oder Prüfungen.
Zeit ist Geld. Wie sieht Ihre Lösung aus?
Manuelle Zeiterfassung ist längst überholt und verursacht immense Kosten. Es ist an der Zeit, sich für eine modernere und effizientere Lösung zu entscheiden. Mit einem digitalen Zeiterfassungstool wie ZMI modernisieren Sie Ihr Unternehmen, erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden und sparen so jeden Tag bares Geld.
