Was ist eine Dienstreise?
Eine Dienstreise bezeichnet eine beruflich veranlasste Reise, bei der Mitarbeitende ihre Tätigkeit außerhalb der regulären Arbeitsstätte ausüben. Dies kann beispielsweise ein Kundentermin, ein Messebesuch oder ein Meeting in einer anderen Stadt sein. Nicht als Dienstreise gelten der tägliche Arbeitsweg oder dauerhafte Versetzungen.
Arbeitszeitregelungen bei Dienstreisen
Ob Reisezeiten als Arbeitszeit gelten, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Innerhalb der regulären Arbeitszeit: Reisezeiten, die innerhalb der üblichen Arbeitszeiten liegen, gelten in der Regel als Arbeitszeit.
- Außerhalb der regulären Arbeitszeit: Hier ist die Bewertung differenzierter. Wenn der Arbeitgeber die Nutzung eines bestimmten Verkehrsmittels vorschreibt oder die Reisezeit zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten notwendig ist, kann sie als Arbeitszeit gelten.
Es ist wichtig, die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zu beachten, insbesondere hinsichtlich maximaler Arbeitszeiten und erforderlicher Ruhepausen.
Kostenerstattung und Pauschalen
Arbeitgeber sind verpflichtet, die durch Dienstreisen entstehenden Kosten zu erstatten. Dazu gehören:
- Fahrtkosten: Erstattung der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Kilometergeld bei Nutzung des privaten Fahrzeugs.
- Übernachtungskosten: Erstattung der tatsächlichen Hotelkosten oder Zahlung einer Übernachtungspauschale.
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für zusätzliche Verpflegungskosten, die je nach Abwesenheitsdauer variieren. Beispielsweise beträgt die Pauschale für einen vollen Kalendertag im Inland 28 Euro.
Diese Pauschalen können jährlich angepasst werden und variieren je nach Reiseziel und -dauer.
Digitale Unterstützung durch ZMI
Die Verwaltung von Dienstreisen kann komplex sein. Hier bieten die Zeiterfassungslösungen von ZMI wertvolle Unterstützung:
- Automatisierte Zeiterfassung: Erfassung von Reise- und Arbeitszeiten in Echtzeit.
- Transparente Abrechnung: Übersichtliche Darstellung von Kosten und Pauschalen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Sicherstellung der Compliance mit dem Arbeitszeitgesetz.
Mit ZMI können Unternehmen Dienstreisen effizient planen, erfassen und abrechnen, wodurch sowohl administrative Aufwände reduziert als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht wird.