Die digitale Personalakte rückt zunehmend in den Fokus von Geschäftsführung und Verantwortlichen im Personalwesen. Nicht zuletzt durch neue gesetzliche Rahmenbedingungen, digitale Prüfverfahren und steigende Anforderungen an Transparenz und Effizienz stellt sich in vielen Unternehmen die Frage, wie lange papierbasierte oder isolierte HR-Systeme noch sinnvoll sind.
Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage rund um die digitale Personalakte ab 2026 ein und zeigt, warum insbesondere die Verknüpfung mit einer digitalen Zeiterfassung ein entscheidender strategischer Hebel für Unternehmen ist.
Rechtslage 2026: klare Entwicklung
Im Jahr 2026 besteht noch keine allgemeine gesetzliche Pflicht, sämtliche Personalakten vollständig digital zu führen. Unternehmen dürfen Personalunterlagen weiterhin in Papierform oder in hybriden Modellen verwalten.
Gleichzeitig ist eine klare Entwicklung erkennbar:
- Prüfungen durch Sozialversicherungsträger und Behörden erfolgen zunehmend digital und datenbasiert.
- Gesetzliche Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit steigen kontinuierlich.
- Befreiungen von elektronischen Verfahren können nur noch bis Ende 2026 beantragt werden.
Für Geschäftsführer :innen bedeutet das: Rechtlich besteht zwar noch Handlungsspielraum, operativ und strategisch wird dieser jedoch immer kleiner.
Warum die digitale Personalakte ab 2027 faktisch unverzichtbar wird
Ab dem 1. Januar 2027 müssen entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen zwingend elektronisch vorliegen.
Dazu zählen unter anderem Abrechnungsdaten, Beitragsnachweise sowie weitere prüfungsrelevante Entgeltunterlagen. Zentrale Grundlage ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), die von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt wird.
Gemäß § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) sind Arbeitgeber :innen verpflichtet, prüfungsrelevante Entgelt- und Beschäftigungsdaten für Betriebsprüfungen elektronisch bereitzustellen. Die Deutsche Rentenversicherung beschreibt die euBP ausdrücklich als digitales Verfahren, bei dem die erforderlichen Unterlagen und Daten elektronisch übermittelt werden müssen.
Die konkrete Verpflichtung zur digitalen Führung entgeltrelevanter Unterlagen ergibt sich zudem aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Nach § 8 BVV sind Arbeitgeber :innen verpflichtet, alle Unterlagen mit Bedeutung für die Sozialversicherung vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzuhalten. Diese Unterlagen bilden die Grundlage für digitale Prüfverfahren und müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch verfügbar sein.
➡️ Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass eine digitale Personalakte in Verbindung mit digitaler Zeiterfassung und revisionssicherer Archivierung nicht nur organisatorisch sinnvoll, sondern rechtlich zunehmend erforderlich ist, um Prüfungen effizient und compliance-konform zu begleiten. Papierakten oder isolierte Systeme führen zu Medienbrüchen, manuellem Abstimmungsaufwand und einem erhöhten Prüfungs- und Haftungsrisiko. Eine integrierte digitale Lösung schafft hier die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Vier Tipps, auf die Sie bei der digitalen Personalakte achten können:
1️⃣ Digitale Zeiterfassung als Grundlage prüfungssicherer HR-Dokumentation
Die digitale Zeiterfassung bildet die Basis für zahlreiche personal- und entgeltrelevante Prozesse. Erfasste Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten wirken sich unmittelbar auf Entgeltabrechnung, Nachweise gegenüber Prüfinstanzen sowie arbeitsrechtliche Dokumentationspflichten aus.
Werden diese Zeitdaten direkt mit der digitalen Personalakte verknüpft, entsteht eine konsistente Datenbasis, in der alle relevanten Informationen zentral, aktuell und revisionssicher verfügbar sind.
2️⃣ Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eine moderne digitale Personalakte verfügt idealerweise über eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Arbeitszeitdaten aus der digitalen Zeiterfassung fließen automatisiert in die Abrechnung ein, Gehaltsabrechnungen werden anschließend digital in der Personalakte abgelegt und den Mitarbeitenden sicher zur Verfügung gestellt.
Dies reduziert manuelle Eingriffe, vermeidet Übertragungsfehler und stellt sicher, dass entgeltrelevante Dokumente jederzeit vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind. ✅
3️⃣ Fristen, Qualifikationen und arbeitszeitrelevante Nachweise im Blick behalten
Neben klassischen Dokumenten sollte eine digitale Personalakte auch Fristen und Qualifikationen verwalten können. In Kombination mit der digitalen Zeiterfassung lassen sich arbeitszeitrelevante Berechtigungen und Einsatzvoraussetzungen systematisch überwachen.
Dazu zählen beispielsweise Ablaufdaten von Ersthelferqualifikationen, Gabelstaplerführerscheinen oder arbeitsmedizinischen Untersuchungen. Automatische Erinnerungsfunktionen unterstützen Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und den ordnungsgemäßen Personaleinsatz sicherzustellen.
4️⃣ GoBD-konforme Archivierung im Zusammenspiel mit Zeit- und Entgeltdaten
Arbeitszeitaufzeichnungen und Entgeltunterlagen besitzen regelmäßig steuerliche Relevanz. Alle Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung unterliegen den Anforderungen der GoBD und müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden.
➡️ Eine digitale Personalakte in Verbindung mit einer GoBD-konformen Archivierung stellt sicher, dass sowohl Zeitnachweise als auch abrechnungsrelevante Dokumente revisionssicher abgelegt sind. Dies erleichtert steuerliche Prüfungen, Sozialversicherungsprüfungen und interne Audits erheblich.
Die digitale Personalakte wird damit, insbesondere in Kombination mit einer digitalen Zeiterfassung, zum zentralen Fundament rechtssicherer, effizienter und zukunftsfähiger HR-Prozesse.
Erfahren Sie mehr über unsere Lösung für die digitale Personalakte:
